Published on:
31 mei 2016

Markt: Overheid, administratie, banken, nutsbedrijven, diensten
Technologie: RFID
Oplossing: Voorraadbeheer

Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België gaan inventarisatie van kunstwerken automatiseren

Wemmel, 31 mei 2016 – PHI DATA, specialist op het gebied van oplossingen voor automatische identificatie en lokalisatie, werkt voor de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten in België een uitgebreide RFID-oplossing uit voor de geautomatiseerde inventarisatie van 3.500 kunstwerken. De gebruikte hardware- en softwareoplossingen zullen het eveneens mogelijk maken alle bewegingen van de kunstwerken te traceren en automatisch de database met de 3.500 werken te updaten.

De afdeling Moderne Kunst van de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België beschikt over meer dan 3.500 schilderijen. Al deze stukken zijn ondergebracht in de database van het museum. Voor het archiveren, inventariseren en traceren van deze kunstwerken in de depots en de zalen van het KMSKB, doet het museum beroep op collectiebewaarders. Zij controleren op regelmatige tijdstippen manueel de locatie en de fysieke conditie van de kunstwerken. Ook wanneer kunstwerken van locatie verhuizen moet dit nauwgezet worden bijgehouden. Omdat het over zo’n grote collectie gaat, zijn deze acties vaak een tijdrovende en arbeidsintensieve aangelegenheid.

Geautomatiseerd asset managementCopyright MSK

Het museum ging daarom op zoek naar een automatiseringssysteem dat het inventariseren vlotter en efficiënter kon laten verlopen. De oplossing moest eveneens toelaten de bewegingen van kunstwerken tussen de verschillende gebouwen te volgen en de database automatisch te updaten. “Onze voorkeur ging uit naar een systeem dat hard- en software-gebaseerd is”, aldus Frederik Leen, Departementshoofd Moderne Kunst, die samen met Maarten Lousbergh, Diensthoofd Security & Facility van het museum een programma voor dit aspect van collectiemanagement opstelde. “We zochten namelijk een totaalsysteem dat we kunnen linken aan onze database en dat ons in staat stelt op een vlotte manier aan asset management te doen.”

Er werd een overheidsopdracht uitgeschreven, waarbij PHI DATA als beste partij uitkwam. “Niet alleen was hun voorgestelde oplossing economisch de meest voordelige, de kwaliteit van hun systeem scoorde zeer hoog. Tevens betreft het een systeem dat de recente technologie koppelt aan eenvoudige toepassingsmodaliteiten en dagelijks gebruikscomfort. En dat is in dit geval van primordiaal belang”, lichtten Frederik Leen en Maarten Lousbergh hun keuze toe.

Unieke identiteit en locatie met RFID-technologie

PHI DATA stelde een oplossing voor die gebruikt maakt van RFID-technologie en op maat geschreven software, IDAsset. Elk kunstwerk krijgt een RFID-label, dat aan elk werk een unieke identiteit verleent. Deze etiketten kunnen worden ingelezen door zowel handscanners van de collectie­bewaarders, als door strategisch geplaatste poorten met antennes. In de praktijk betekent dit dat alle werken in de zalen en de depots via de radiofrequentietechnologie van de handhelds automatisch worden ingelezen. Dankzij de software IDAsset van PHI DATA wordt de database automatisch op de hoogte gebracht van de precieze locatie van een kunstwerk. Bij verplaatsing van de ene naar de andere zaal passeren de werken via zogenaamde poorten, die eveneens de RFID-labels registreren. Deze poorten worden zo geconfigureerd dat verplaatsingen automatisch worden geregistreerd. Door lezing van de RFID-etiket en detectie van de richting waarin een werk door een poort beweegt, wordt in de database aangegeven in welke ruimte een werk zich bevindt en wanneer het werd verplaatst. Ook hier zorgt de software ervoor dat de database automatisch wordt geüpdatet.

Nauwkeurigheid en efficiëntie

Met RFID-technologie neemt de nauwkeurigheid van de bestandopname toe, worden risicovolle handelingen tot een minimum beperkt, en is de gedetailleerde historiek van de bewegingen van de kunstwerken op ieder moment beschikbaar. PHI DATA en het museum kozen voor passieve RFID-labels. Deze zijn zo klein, dat ze op de kunstwerken kunnen worden aangebracht zonder dat ze schade veroorzaken. Een ander voordeel is dat ze niet moeten worden vervangen omdat ze geen batterijen bevatten die na 2-3 jaar leeg zijn. In de voorgestelde oplossing is eveneens een printer vervat. Deze drukt visuele informatie op de RFID-labels. De collectie-bewaarder beschikt op die manier over zowel de digitale informatie van zijn RFID-reader, als over de visuele informatie op het label. Dit vereenvoudigt de job aanzienlijk.

Extra uitdaging

De collectie bevat uiterst waardevolle werken. Daarom worden de kunstwerken bewaard en vervoerd in speciaal daarvoor ontworpen kisten. Het was dan ook van groot belang dat de RFID-labels, de poorten en de readers krachtig genoeg zijn om “door” de verpakking te lezen. “Ook hier werden we aangenaam verrast”, legt Frederik Leen uit. “We hebben de kracht van de RFID getest door de werken in een dubbele verpakking te stoppen. De resultaten waren zeer positief, ook bij moeilijke doorgangen, grote gangen of ijzeren deuren.”

Volgende fase : de rollout

Nu de testfase achter de rug is, volgt de komende maanden de installatie. Het museum legt hiervoor de voorzieningen en de elektriciteitsleidingen. PHI DATA zal vervolgens de poorten installeren, de software implementeren en de koppeling maken met de database. “De tweede helft van dit jaar zullen we gebruiken om te testen en te proefdraaien. Als alles naar wens verloopt, volgt de grote inventarisopname begin 2017, waarna we volledig live gaan”, zegt Maarten Lousbergh. “De bedoeling is om in de toekomst het project verder te kunnen zetten naar de andere departementen van de musea en een groot deel van de 20.000 stukken middels een RFID-oplossing te inventariseren”, voegt Frederik Leen er nog aan toe.

_____

Over de Musea
De Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België (KMSKB) bevinden zich in de top 100 van de meest bezochte kunstmusea ter wereld. Ook staan ze in de top 50 meest bezochte kunstmusea in Europa en blijven ze in België de eerste culturele instelling. De prestigieuze collecties van de KMSKB - met meer dan 20.000 kunstwerken - zijn een afspiegeling van de geschiedenis van de beeldende kunst – schilderkunst, beeldhouwkunst, tekeningen – van de 15e eeuw tot vandaag: Vlaamse primitieven, Pieter Bruegel, Dirk Bouts, Peter Paul Rubens, Jacques Jordaens, Jacques Louis David, Auguste Rodin, James Ensor, Paul Gauguin, Ferdinand Khnopff, Henry Moore, Paul Delvaux, René Magritte, Marcel Broodthaers, Jan Fabre, enz.

Deze parel van de Belgische culturele instellingen omvat verschillende collecties: het Old Masters Museum, het Modern Museum, het Wiertz Museum, het Meunier Museum, het Magritte Museum en het Fin-de-Siècle Museum. De Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België maken dit uitzonderlijke patrimonium beschikbaar aan een aangroeiend breed publiek. Het heeft een aanbod voor klein en groot. Maar ook voor mindervaliden (blinden, doven,…) en mensen die het sociaal of financieel moeilijk hebben. De rondleidingen worden aangeboden in 10 talen. De audiogids is beschikbaar in 6 talen.

Bezoek de website op www.fine-arts-belgium.be of volg het dagelijkse reilen en zeilen op Facebook, Twitter of Instagram.

Over PHI DATA N.V.
PHI DATA nv is specialist op het gebied van automatische identificatie, datacaptatie en lokalisatie. PHI DATA nv adviseert, ontwikkelt, levert, implementeert en ondersteunt totaaloplossingen binnen de applicatiedomeinen Field Force Automation, Work Floor Automation, Labelling Automation, RTLS,  Wireless Condition Monitoring en Voice-enabled Solutions. PHI DATA biedt deze totaaloplossingen ook aan incl. onderhoud en financiering. PHI DATA nv heeft klanten in de industrie (food en non food), logistiek, transport, distributie, retail, gezondheidszorg, overheidssectoren, diensten- en nutsbedrijven. Meer informatie op www.phidata.be.