Étant donné qu’ils fonctionnent avec des fonds publics, les hôpitaux se doivent d’être particulièrement vigilants dans l’utilisation des budgets disponibles. Afin de rendre l’utilisation du matériel médical la plus efficace possible et d’éviter des investissements inutiles, l’hôpital ostendais AZ Oostende a lancé un projet de suivi et de traçabilité en partenariat avec Blyott et PHI DATA.  

L’AZ Oostende est un hôpital généraliste tourné vers l’avenir qui ambitionne d’offrir des soins de santé de qualité à la population d’Ostende et de sa région. L’AZ Damiaan compte 500 lits. Fin 2023, l’AZ Damiaan a fusionné avec le second hôpital ostendais Henri Serruys pour former l’AZ Oostende.

Aujourd’hui, les hôpitaux sont toujours davantage dépendants des données, notamment pour gérer la prise de décisions d’investissement ou pour améliorer l’efficacité de leur fonctionnement. Différents types de matériel médical (appareils respiratoires, pompes à seringue, écrans, etc.) et autres équipements (lits, fauteuils roulants, etc.) sont utilisés, les uns plus coûteux que les autres. C’est pourquoi l’AZ Oostende a entamé voici trois ans une étude de marché destinée à optimiser l’efficacité de l’utilisation des moyens disponibles, par exemple en partageant des équipements entre départements ou en améliorant le fonctionnement de la centrale des prêts. Dans le même temps, l’hôpital a envisagé l’amélioration de la maintenance préventive par le service biotechnique chargé de la gestion du matériel médical.    

Remplacement de processus manuels

Au niveau de la mise en place du projet de suivi et de traçabilité, la gestion du matériel s’effectuait surtout sur la base de formulaires complétés manuellement. Or cette procédure était souvent négligée compte tenu de l’urgence de mettre en service ce matériel. Dès lors, retrouver du matériel perdu n’était pas une mince affaire.

Lors de l’étude de marché, l’AZ Oostende avait défini un certain nombre de critères : 

• Le système devait utiliser le réseau Wi-Fi existant de l’hôpital. Ce faisant, l’ensemble de l’hôpital pourrait être couvert et l’AZ Damiaan ne devrait déployer aucun nouveau réseau et point d’accès. 
• Les tags devaient avoir une durée de vie longue. Ainsi, l’AZ Oostende ne devrait pas remplacer les batteries trop souvent. 
• Le logiciel devait être facilement accessible et convivial afin d’être utilisable par l’ensemble des collaborateurs de l’hôpital.
• Précision étendue : le matériel devait pouvoir être retrouvé avec une précision de cinq à dix mètres. 
• Le prix de l’ensemble du système. 

Sur la base de ces critères, la solution de Blyott est sortie vainqueur, d’autant que l’AZ Oostende avait récolté différentes informations auprès d’autres utilisateurs Blyott satisfaits, comme l’AZ Maria Middelares (Gand) et Jan Yperman (Ypres). Le système géodépendant en temps réel à base Bluetooth de Blyott se distinguait non seulement par sa facilité d’installation et par la durée de vie de ses batteries, mais aussi par sa simplicité d’utilisation pour tous grâce à son interface web.

Le système se compose de tags qui sont apposées sur chaque matériel ainsi que d’un portail web permettant aux utilisateurs d’effectuer leurs recherches. À terme, 800 appareils seront dotés d’un tag.

Collaboration étroite entre l’AZ Oostende, PHI DATA et Blyott

Le déploiement de la solution s’est fait en partenariat avec PHI DATA, avec laquelle l’AZ Oostende collabore depuis de nombreuses années déjà, notamment pour le système anti-fugue de patients (basé sur la solution MobileView de SECURITAS Healthcare) et les scanners portatifs utilisés pour la distribution de médicaments et le scanning des bracelets d’identification des patients. « Nous sommes extrêmement satisfaits du service fourni par PHI DATA », explique Bart Dejaegher, responsable de l’équipe matériel médical et processus de soins. « PHI DATA nous aide en participant à la réflexion sur les applications, par exemple pour de nouveaux cas d’usage ou pour continuer à améliorer la convivialité du système. PHI DATA connaît les autres institutions de soins qui utilisent Blyott et peut nous mettre en contact avec elles ou même leur poser les questions qui nous préoccupent. Par ailleurs, nous avons pour l’instant un projet en cours avec PHI DATA pour analyser la manière de transférer les données provenant des tags Blyott dans Power BI à des fins d’analyses détaillées.  

Déploiement phasé pour une acceptation plus grande par les utilisateurs

Depuis le début 2023, tous les collaborateurs de l’AZ Oostende ont accès au logiciel. Le déploiement s’est effectué par phases, les super-utilisateurs étant les premiers à s’en servir. Ce faisant, il a été possible de collecter du feedback, par exemple sur l’utilisation des termes de recherche corrects. Dans un deuxième temps, les utilisateurs prioritaires ont été impliqués, ceux-ci empruntant souvent des équipements d’autres départements. Et dans une troisième phase, les infirmières/infirmiers en chef/fe ont également eu accès au système. Grâce à ce déploiement phasé, chacun a entre-temps entendu parler du nouveau service par le bouche-à-oreille et nombreux étaient motivés à l’idée d’utiliser le système.

« Au cours de cette dernière phase, nous nous sommes concentrés sur le projet de suivi et de traçabilité du matériel médical et non pas sur les 500 lits et les 100 brancards », précise encore Dejaegher. « À présent, nous analysons surtout le matériel médical qui est prêté à l’échelle de l’hôpital via le service de prêt ainsi que le matériel qui est prêté d’un service à un autre. » C’est ainsi que chaque département ne dispose pas par exemple d’un appareil ECG et que les départements peuvent l’emprunter (puis le restituer) auprès de l’une de six unités de soins qui en possède.  

Au niveau de la mise en œuvre phasée des tags Blyott, l’AZ Oostende a d’abord privilégié l’urgence : quel est le matériel le plus souvent échangé entre départements ou quel est le matériel qui est le plus souvent demandé au service de prêt. « Par ailleurs, nous avons apposé des tags sur les petits appareils qui se perdaient souvent. Ainsi, une pompe antidouleur est relativement petite, mais coûte pas moins de 1.500 euros », ajoute Dejaegher. « Le risque est grand qu’un tel appareil soit laissé à un mauvais endroit, qu’il disparaisse accidentellement lors de l’évacuation de déchets ou qu’il se retrouve dans le bagage d’un patient. »

Déjà des résultats mesurables à court terme

Les avantages du système de Blyott pour l’AZ Oostende sont multiples. Certains d’entre eux sont d’ores et déjà concrétisés, tandis que d’autres seront rendus possibles après la connexion du système à Power BI :

• Gain de temps : retrouver un appareil médical pouvait auparavant prendre facilement une demi-heure. Désormais, une simple recherche sur PC ou laptop permet de savoir en quelques secondes dans quelle zone se trouve l’appareil en question. Dès lors, l’appareil peut être récupéré en moins de cinq minutes.
• Report d’investissements : il est maintenant possible d’analyser la fréquence de prêt d’un appareil. Dès lors, ces données permettent d’objectiver les demandes d’investissement. Sur la base des données, certains investissements peuvent également être reportés s’ils concernent du matériel moins fréquemment prêté. 
• Meilleure répartition des moyens disponibles entre les départements : l’AZ Oostende peut identifier les départements qui empruntent plus souvent du matériel. Dès lors, ces équipements peuvent confiés à cette unité de soins afin d’être plus rapidement disponibles. 
• Plus grande satisfaction du personnel hospitalier : pour le confort des collaborateurs, il est important que ceux-ci puissent retrouver facilement leur propre matériel prêté. 

Perspectives d’avenir

En utilisant les tags et le logiciel de Blyott ainsi qu’en collaborant avec PHI DATA qui continue à encadrer l’implémentation et à assurer le support nécessaire, l’AZ Oostende peut entrevoir les perspectives d’avenir qu’offre encore le système. « Les tags sont en constante évolution et Blyott entend poursuivre leur développement avec nos équipes », souligne Dejaegher. « Pour sa part, PHI DATA envisage avec nous de nouveaux cas d’usage. »

C’est ainsi que l’AZ Oostende songe déjà aux projets suivants : 

• Flux des patients, dans lequel un patient est suivi depuis sa prise en charge à travers les différents services où il doit se rendre. Cette approche permet une meilleure gestion des flux de capacité. 
• Connexion du système de Blyott au logiciel Ultimo sur lequel tourne la base de données de l’ensemble des équipements. 
• Liaison avec Power BI pour d’autres analyses de données.
• Déploiement sur le campus Serruys avec lequel l’AZ Oostende fusionnera fin 2023. 
• Contrôle des sorties : certains matériels pourraient disparaître à la suite du traitement des déchets ou être emportés dans les bagages de patients. Si un appareil devait sortir de l’hôpital, une alarme pourrait se déclencher. Pour l’instant, l’AZ Damiaan examine la meilleure manière de faire circuler cette alarme. 

« Pour nous, le fait que PHI DATA ne soit pas uniquement présent dans le secteur hospitalier représente un avantage important. Leur expertise des processus logistiques dans d’autres secteurs et la manière dont d’autres secteurs abordent les flux de matériels et les chaînes de distribution nous ont permis d’en apprendre beaucoup. Grâce à PHI DATA, nous découvrons toujours de nouvelles applications dans l’utilisation des tags de Blyott. Ce faisant, nous pouvons améliorer constamment l’efficacité de nos processus. »