Dans le cadre de la numérisation de son processus de livraison des médicaments à destination de ses officines, Pharmacie Familia a décidé d’optimiser la qualité de ses services. Grâce à la solution IDdelivery® de Simac PHI DATA, Pharmacie Familia économise du temps et réduit sensiblement les risques d’erreur. En outre, différentes possibilités d’extension seront permises dans le futur.
Pharmacie Familia : distributeur de médicaments coopératif intégré
Pharmacie Familia fait partie de la coopérative Groupe EPC (650 collaborateurs) et gère 98 pharmacies dans toutes les provinces wallonnes. Ces pharmacies sont approvisionnées au départ de son propre site logistique situé à Ciney, au cœur de la province de Namur. Les produits pharmaceutiques y sont stockés dans un entrepôt de 4.600 mètres carrés spécialement conçu pour l’activité qui y est opérée. Comme il gère en interne à la fois les officines et la distribution, Pharmacie Familia se positionne comme le deuxième plus gros distributeur intégré de médicaments en Wallonie.
Les pharmacies sont approvisionnées chaque nuit au départ de l’entrepôt central. Naguère encore, une grande partie de l’administration relative aux livraisons s’effectuait manuellement : les chauffeurs se rendaient à l’entrepôt, notaient sur une feuille le nombre de bacs qu’ils livraient à chaque pharmacie et effectuaient ensuite leur tournée. A ,leur retour au centre logistique, ces informations devaient être réencodées dans l’outil d’administration. Pour éviter les erreurs liées à l’encodage et harmoniser l’ensemble du processus, la coopérative a décidé de numériser la gestion des livraisons.
La convivialité comme priorité
« Les critères choisis pour l’étude de marché étaient clairs », indique d’emblée Bernard Devriendt, Responsable Transformation Logistique chez Pharmacie Familia. « Nous voulions un système simple qui soit à la fois convivial et facile à implémenter. Nous étions à la recherche d’un système autonome et non d’une ‘usine à gaz’. La convivialité était véritablement le maître mot, tant au niveau de notre département IT que pour nos chauffeurs. »
Au terme d’une analyse du marché, Pharmacie Familia s’est adressée à Simac PHI DATA qui proposait sa solution IDdelivery® associée à des terminaux mobiles Android, spécialement étudiés pour adresser les critères logistiques demandés. IDdelivery® peut être utilisée comme solution autonome, tout en supportant aussi l’échange dynamiques de fichiers XML avec d’autres applications, notamment l’ERP de la coopérative. « Dès les premières démos, j’ai été convaincu de la convivialité de la solution présentée par Simac PHI DATA », explique Monsieur Devriendt. « Je sais qu’IDdelivery® offre beaucoup plus de possibilités que celles que nous utilisons actuellement », poursuit-il, « mais je voulais dans un premier temps que le produit reste le plus facile possible. Cela étant, le fait que la solution soit déjà utilisée par un collègue de Pharmacie Familia situé dans le nord du pays a également pesé dans la balance, tout comme j’ai été séduit également par l’approche de Simac PHI DATA, qui est résolument « orientée solution ». « J’apprécie de travailler avec des entreprises de taille moyenne, à l’image de Simac PHI DATA. Dans le cas de grands fournisseurs, vous n’avez souvent que très peu de poids et ne bénéficiez donc que d’un minimum d’attention. Or chez Simac PHI DATA, j’ai retrouvé une structure dont l’ADN correspond au nôtre. »
Le déploiement de l’ensemble du projet s’est fait en co-création entre Pharmacie Familia et Simac PHI DATA. « Je me suis surtout attaché à l’aspect fonctionnel », précise encore Mr Devriendt. « Pour le reste, la collaboration s’est bien passée entre notre département IT et les développeurs de Simac PHI DATA chargés d’adapter IDdelivery® à nos besoins. »
Amélioration de la qualité
Au départ de l’ERP de Pharmacie Familia, un fichier XML qui reprend les volumes de commandes qui doivent être expédiées à chaque pharmacie est généré chaque soir. Ces commandes sont triées sur la base des tournées des six chauffeurs. Ce fichier XML alimente ensuite IDdelivery®. Un code à barres est apposé sur chaque bac destiné à une pharmacie, que les chauffeurs scannent avec l’application IDdelivery® sur leur terminal mobile au moment de quitter l’entrepôt central. Par la suite, ce code à barres est à nouveau scanné lorsque les bacs sont livrés à la pharmacie. Le terminal leur permet également de consigner divers incidents, par exemple lorsque tous les bacs ne peuvent pas être chargés dans la camionnette, lorsqu’un médicament liquide s’est déversé dans un bac ou que le chauffeur ne peut avoir accès à une pharmacie. Via le portail web, Bernard Devriendt peut contrôler chaque matin l’ensemble des livraisons de la nuit écoulée et consulter les éventuels incidents, pour ensuite agir en temps réel à leur résolution. « Ces incidents sont transmis via le terminal portable. Afin de consigner les incidents de manière pro-active, les chauffeurs peuvent également utiliser le terminal mobile pour prendre des photos. »
Les terminaux eux-mêmes sont gérés via la solution de Mobile Device Management (MDM) Soti MobiControl, que Simac PHI DATA a également déployée pour Pharmacie Familia. Le terminal utilisé dispose en effet des mêmes fonctionnalités qu’un smartphone, tandis que le MDM permet d’indiquer quelles applications les chauffeurs peuvent utiliser ou non. Lors de la mise en service, les terminaux sont d’abord testés par un chauffeur volontaire qui assure ensuite la formation de ses collègues. « Le fonctionnement est très intuitif et toute personne capable d’utiliser un smartphone n’a besoin d’aucun temps d’adaptation », insiste encore Mr Devriendt. « Les terminaux ont été bien accueillis par les chauffeurs. Ceux-ci savent effectivement que le taux d’erreur est considérablement diminué, et qu’il reste toujours une trace de tout ce qu’ils font. Ils y voient aussi une amélioration de la qualité de leur travail, même s’ils sont peut-être un peu moins heureux de savoir qu’ils peuvent être plus facilement contrôlés. Pour moi également en tant que responsable de la logistique, l’introduction d’IDdelivery® a représenté un énorme progrès. Je peux désormais gagner beaucoup de temps et superviser plus facilement ce qui s’est éventuellement mal passé durant les livraisons ou quel chauffeur a oublié de scanner un bac, par exemple. »
Véritable partenariat
Pharmacie Familia est particulièrement satisfaite de la solution livrée par Simac PHI DATA. Depuis le déploiement de IDdelivery® en 2021, Bernard Devriendt n’a pratiquement pas dû s’en occuper. « Nous enfonçons une touche le soir et tout se fait automatiquement. Nous n’avons pratiquement pas besoin de support. Si je devais un jour appeler le service de support de Simac PHI DATA, j’aurais de sérieuses difficultés à trouver un numéro de téléphone », sourit Bernard Devriendt. « Durant la phase d’implémentation proprement dite, nous avions évidemment davantage de contacts, dès lors que la collaboration était plus étroite. Je ne peux que me féliciter de la relation avec Simac PHI DATA et de la manière dont les collaborateurs tant techniques que commerciaux ont participé à la réflexion globale. C’est bien plus qu’un simple fournisseur, c’est un véritable partenaire. »
Mr Devriendt envisage par ailleurs d’autres possibilités d’extension dans la mesure où de nombreuses fonctionnalités d’IDdelivery® restent pour l’instant inexploitées. « Actuellement, IDdelivery® est alimenté par des fichiers XML provenant de notre ERP, mais d’ici un certain temps, nous allons également commencer à enregistrer les retours en provenance de nos pharmacies et les transférer vers nos autres systèmes. Mais nous devons d’abord adapter ces systèmes à ce nouveau contexte. »
« J’apprécie de travailler avec des entreprises de taille moyenne, à l’image de Simac PHI DATA. Dans le cas de grands fournisseurs, vous n’avez souvent que très peu de poids et ne bénéficiez donc que d’un minimum d’attention. Or chez Simac PHI DATA, j’ai retrouvé une structure dont l’ADN correspond au nôtre. »
Bernard Devriendt, Logistics Transformation Manager
