PHI DATA aide Krëfel dans le traitement logistique et automatise le suivi des livraisons. La solution consiste en une combinaison de PDA TomTom Bridge et du logiciel IDdelivery de PHI DATA.
Pour le suivi administratif des livraisons, Krëfel recherchait une manière d’obtenir rapidement et de manière conviviale une preuve de livraison, plus spécifiquement pour les livraisons au client final achetant des produits via la boutique en ligne ou dans le magasin, pour la livraison de cuisines depuis le dépôt central vers les magasins et pour le suivi des installations d’appareils électroniques chez le client.
“À défaut de suivi interactif, les chauffeurs devaient, auparavant, effectuer un travail administratif important après leur tournée. Avec un nouveau système – une combinaison de logiciel et de PDA – l’entièreté de l’administration et du suivi logistique des livraisons devait pouvoir se faire de manière interactive et automatisée. Le besoin le plus important était de pouvoir travailler entièrement sans papiers”, raconte Mark De Brabanter.
Pour ce faire, Krëfel est entré en contact avec PHI DATA, qui a proposé IDdelivery comme solution. IDdelivery est un système permettant au client de suivre les livraisons d’objets « identifiables », comme des colis ou des articles individuels. IDdelivery fonctionne à l’aide d’une identification unique de chaque objet à livrer. Chaque objet est affecté d’un code-barres avec un numéro unique (appelée également SSCC). Ces SSCC sont liés à un bordereau de livraison appartenant à une tournée ou à un trajet défini. Un PDA TomTom Bridge industriel à lecteur de code-barres intégré équipant chaque chauffeur est connecté en temps réel à la base de données centrale. Grâce à IDdelivery, il est déjà possible de contrôler si les bons colis sont chargés, lors du chargement du camion. Les erreurs de livraison sont en effet souvent dues à un mauvais chargement, comme des colis oubliés ou erronés.
Après le chargement, IDdelivery affiche la liste de toutes les adresses de livraison de la tournée. Une fois arrivé chez le client, le bordereau de livraison et l’article ou le colis sont scannés. Si des problèmes de livraison surgissent, il est possible de le signaler, éventuellement même avec des photos à l’appui. Le destinataire peut apposer sa signature sur l’écran du PDA. Après la livraison, ces données sont disponibles immédiatement pour le traitement administratif ou le service clientèle, sans que le chauffeur ne doive d’abord rentrer les documents.
IDdelivery comprend, en principe, différents composants. Une base de données, dans laquelle l’ensemble des données sont introduites et qui est connectée au système ERP du client, une application mobile permettant aux chauffeurs de saisir des informations, un site internet et un certain nombre de modules (optionnels ou non), tels que, par exemple, l’importation/exportation de données, l’ETA (Estimated Time of Arrival), un courriel (pour les rapports de livraison, par exemple), la consommation de composants, le traitement des payements, etc.
“Il existe plusieurs solutions de preuve de livraison sur le marché, mais PHI DATA leur a ajouté également un certain nombre de points à valeur ajoutée », explique Kurt Nauwelaerts de PHI DATA. Il est en effet également possible de gérer les paramètres des véhicules, comme la propreté ou des dégâts éventuels. Cela se fait sur la base d’un questionnaire, que le chauffeur peut compléter sur son PDA mobile, lequel est, à son tour, connecté au système.
Le système comporte également une fonction de time-out : le chauffeur a, à tout moment, la possibilité d’interrompre sa mission, en indiquant la raison. Par exemple, pour la pause de midi, lorsque le véhicule est en panne, en cas de files, etc. Un rapport sur les heures de travail du chauffeur même en est déduit. Le module ETA y est connecté. Sur la base d’un certain nombre de critères donnés depuis le système ERP, ce module permet de signaler l’heure de livraison prévue au client.
Il est, d’autre part, également possible de confier d’autres tâches au chauffeur lors de la livraison, lesquelles représentent une valeur ajoutée à la livraison d’un produit. Le chauffeur peut confirmer celles-ci par ‘oui’ ou ‘non’ ou avec une photo. C’est par exemple : un appareil ou un produit a-t-il été déjà déballé, une reprise d’anciens appareils a-t-elle lieu, le nouvel appareil a-t-il été testé ou une instruction ou une formation a-t-elle été donné à l’utilisateur, etc.
L’ensemble de ce questionnaire est compris dans le système et a été également automatisé. “Une intervention de PHI DATA n’est, d’autre part, pas nécessaire pour la configuration du questionnaire”, affirme Kurt Nauwelaerts. “Le client peut le commander lui-même depuis son système ERP, à l’aide de fichiers XML. Nous remarquons que ces fonctionnalités supplémentaires représentent une importante valeur ajoutée pour nos clients. Nous essayons donc de faire évoluer le produit en permanence et de mettre toutes ces fonctionnalités à la disposition d’autres clients utilisant également déjà IDdelivery.”
“Nous avons opté pour PHI DATA, parce qu’ils possédaient déjà une partie de la solution dans leur solution standard IDdelivery. Ils pouvaient donc offrir relativement rapidement une solution qui nous convenait, moyennant certaines adaptations du logiciel’, explique Ronny Kemps, Responsable logistique chez Krëfel. “La solution a été réellement mise rapidement en œuvre », poursuit Ronny Kemps. « Du démarrage initial à la mise en application proprement dite de la solution et des PDA, il ne s’est écoulé que six ou sept mois. Et cela est, en grande partie, dû aux excellents chefs de projet chez PHI DATA. Ils ont effectué le suivi d’une manière excellente. »
“Au total, plus de 200 personnes travailleront finalement avec la solution », révèle Mark De Brabanter, Superviseur Distribution & Transport chez Krëfel. “PHI DATA a veillé à ce que les chauffeurs puissent utiliser un appareil très simple à mettre en œuvre et convivial. Comme les appareils sont tellement conviviaux, nous avons également dû donner moins de formations aux chauffeurs que ce que nous avions pensé au départ ; après tout, c’est le chauffeur qui est l’utilisateur de la solution et qui doit donc pouvoir l’utiliser facilement. »
“Ce qui est très important pour nous, c’est le professionnalisme avec lequel le projet a été géré. Dès le départ, PHI DATA a réfléchi avec nous et a tenu compte de nos besoins et de nos soucis. La collaboration entre notre département IT et PHI DATA était excellente. Ils n’ont également jamais dépassé l’enveloppe budgétaire. Tout ce dont il avait été convenu est resté parfaitement dans l’enveloppe budgétaire », ajoute encore Ronny Kemps.
