La traçabilité est un élément de plus en plus crucial dans un environnement hospitalier. L’AZ Sint-Jan a toutefois rencontré des difficultés pour trouver les bons outils afin de la garantir pour les sets chirurgicaux en salle d’opération. Ils y sont finalement parvenus, grâce à la bonne technologie de (et à la véritable collaboration assurée avec) PHI DATA.

L’AZ Sint-Jan Bruges-Ostende AV est un établissement de soins autonome qui vise à proposer des soins de qualité, humains et abordables. L’hôpital compte 1.221 lits répartis sur trois campus : le campus Sint-Jan et le campus Sint-Franciscus Xaverius à Bruges, et le campus Henri Serruys à Ostende. Plus de 300 médecins et 3.000 autres collaborateurs s’y investissent au quotidien pour assurer des soins précis et hautement spécialisés. Une vaste offre de disciplines médicales, infirmières et paramédicales y est proposée à plus de 300.000 patients nécessitant aussi bien des soins de base que des soins très spécialisés.

La convergence des trois campus a entraîné un important besoin de standardisation afin d’assurer un travail efficace au-delà des départements. Un projet de référence à cet égard concerne la modernisation du dossier patient électronique (DPE), qui doit déboucher sur un meilleur partage des données pertinentes concernant les patients entre les campus.

À la recherche d’une solution appropriée pour un environnement très spécifique

L’AZ Sint-Jan vise un environnement numérique orienté vers l’avenir et uniforme dans d’autres domaines aussi, où l’utilisation de la technologie appropriée ferait la différence pour les prestataires de soins. C’est la raison pour laquelle ils ont recherché une solution pour améliorer la traçabilité des sets chirurgicaux (un set chirurgical comprend tous les instruments nécessaires à une opération), afin qu’en cas de demandes ou de problèmes éventuels, on puisse toujours vérifier quel patient a été traité avec quel matériel. « Nous disposions d’une ancienne solution en interne, mais elle ne convenait pas à une utilisation dans les salles d’opération. C’était très embêtant pour une application qui devait justement alléger les charges administratives », explique Jan Suykerbuyk, IT business application manager pour l’AZ Sint-Jan. « C’est la raison pour laquelle nous avons cherché une solution pouvant vraiment aider les prestataires de soins ».

L’hôpital a d’abord cherché un scanner adapté pour enregistrer les informations nécessaires quant au set chirurgical utilisé dans cet environnement très spécifique. « Puisque l’hôpital connaissait déjà PHI DATA, nous leur avons demandé conseil », poursuit Jan Suykerbuyk. « Leur réaction a été une agréable surprise : ils pouvaient non seulement nous proposer le bon matériel, mais aussi l’intelligence nécessaire sur ce matériel pour simplifier le processus d’enregistrement et l’envoi de ces informations via FTP à un fichier spécifique, pouvant être lu après validation et être traité dans le dossier patient électronique existant. »

Rapide et infaillible ? C’est possible, avec la bonne expérience et le bon état d’esprit

Une fois que le choix s’est porté sur PHI DATA, la mise en œuvre devait se faire assez rapidement. « Nous voulions une solution up and running pour la prochaine accréditation, afin de pouvoir à nouveau démontrer à quel point nous préparions notre hôpital à l’avenir », poursuit Jan Suykerbuyk. « PHI DATA a fait le nécessaire pour respecter ce délai serré : développement dans le mois, appareils livrés après quatre semaines, traitement de notre feed-back sur la première version en fonctionnement dans les deux jours ouvrables… Bref : tout devait bien se goupiller pour respecter ce court délai et, grâce à ses vastes connaissances du secteur des soins de santé, PHI DATA a pu assurer un parcours impeccable. »

Jan Suykerbuyk pense que la collaboration constructive en tant que grands partenaires qui cherchent ensemble une solution pragmatique à un problème spécifique a aussi certainement contribué à la réussite de ce projet.

Robuste, résistant à l’humidité, facile à utiliser et précis

Le résultat final répond parfaitement aux attentes. Le matériel est composé d’un scanner robuste, résistant à l’humidité, offrant une bonne prise en main et assurant un fonctionnement parfait dans une salle d’opération. « Cela semble évident, mais avec les autres solutions proposées, l’aspect de la résistance à l’humidité était par exemple parfois très décevant », explique Jan Suykerbuyk.

Il ajoute que le scanner intégré dans le dispositif portable assure sa fonction avec précision : « L’appareil ressemble à un smartphone, avec lequel on scanne les informations à enregistrer : d’abord l’identification du patient, puis le set chirurgical. » L’intelligence intégrée veille à ce que les prestataires de soins ne puissent pas se tromper : s’ils scannent les informations relatives au produit au lieu des informations relatives au patient, ils reçoivent automatiquement un message d’erreur afin de pouvoir immédiatement apporter les corrections nécessaires. Cela permet d’alléger la charge administrative à l’heure de rechercher les erreurs par la suite. « Scanner, scanner et envoyer : c’est aussi simple que cela », résume Jan Suykerbuyk. « Cela fait un monde de différence pour notre simplification administrative. »

Le matériel en tant que support, et non comme un obstacle

« La solution est non seulement adaptée à l’environnement et est intuitive pour l’utilisateur, mais elle est aussi axée vers l’avenir », ajoute Jan Suykerbuyk. « Grâce aux interfaces et aux standards ouverts de la solution que PHI DATA a développée pour nous, l’intégration est possible avec n’importe quel logiciel. »

La facilité d’utilisation de la solution a aussi incité l’hôpital à réfléchir à d’autres applications futures. Jan Suykerbuyk : « Si nous pouvons aussi aisément jeter des ponts entre un environnement physique exigeant comme une salle d’opération et l’infrastructure numérique, cela doit aussi certainement pouvoir apporter une plus-value dans d’autres parties de l’hôpital. Je pense par exemple à l’association des informations relatives aux patients aux médicaments ou implants utilisés pour ceux-ci. PHI DATA a intégré dans nos hôpitaux le premier appareil mobile pouvant être utilisé pour diverses applications, et nous ne réalisons peut-être encore que la moitié de toutes les possibilités qu’il nous offre. » Le terminal portable qu’ils utilisent présente en effet tout ce qu’il faut : ordinateur, logiciel, applications, base de données, WiFi, touch, appel, etc. De tels appareils multifonctions révolutionnent véritablement la manière dont l’AZ Sint-Jan considère ce type de technologie, conclut Jan Suykerbuyk : « Auparavant, le matériel déterminait quels étaient les processus possibles, mais maintenant, nous considérons le matériel comme un support, peu importe le processus choisi. »

Wim Verduyn, Business Development Manager Health & Care chez PHI DATA, se dit également satisfait de la collaboration fructueuse et du résultat tout aussi réussi : « En cherchant une solution avec le client, nous sommes parvenus à un produit final efficace et facile à utiliser, facilitant la tâche du personnel infirmier et débouchant sur l’obtention du certificat JCI. »

Smart Edge dans la pratique

La mise en œuvre à l’AZ Sint-Jan illustre parfaitement la force de PHI DATA en tant que fournisseur de solutions Smart Edge. Elles associent les chaînes physiques et numériques à l’hôpital Sint-Jan et simplifient les processus exigés. Elles forment la « bordure intelligente » où le monde physique et le monde numérique se rencontrent. L’expertise de PHI DATA dans ce monde de solutions innovantes pour le secteur hospitalier garantit un service sur mesure, à la hauteur des ambitions de l’hôpital. Elle veille aussi à ce que ces ambitions ne puissent que s’intensifier au fil du temps.

Les solutions de PHI DATA en détail

Matériel : Datalogic Memor 10 Healthcare
Logiciel : IDsecurescan de PHI DATA