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L’AZ Jan Portaels choisit des solutions de PHI DATA pour le suivi de la température et la prévention de l’errance

AZ Jan Portaels858 collaborateurs et 130 spécialistes travaillent à l’AZ Jan Portaels, l’hôpital général de Vilvorde. 10 700 patients y sont hospitalisés chaque année dans les 406 lits. Beaucoup de patients, donc beaucoup de travail. Pour un déroulement optimal des activités, l’AZ Jan Portaels s’est mis en quête de solutions pour protéger les patients confus du service de gériatrie, ainsi que de méthodes pour garantir la qualité de la conservation des médicaments, des réactifs et des échantillons de patients. L’hôpital a trouvé en PHI DATA le partenaire idéal pour ces solutions.

Détection d’errance efficace

L’AZ Jan Portaels cherchait des solutions à différents problèmes. Ainsi, le système de détection de fugue qui était utilisé dans le service de gériatrie n’était pas assez fiable. Afin de garantir la sécurité de patients confus sans trop accaparer le temps du personnel, les responsables se sont réunis pour examiner les exigences auxquelles un nouveau système devait absolument satisfaire.

Il en a résulté une liste de cinq priorités :

  • Le nouveau système doit être fiable
  • L’alarme doit retentir le moins possible
  • L’alarme doit être transmise via DECT
  • Seule la sortie est contrôlée
  • Les portes fermées découragent le comportement fugueur, mais le service entretient en même temps une ambiance ouverte

La solution proposée par PHI DATA répondait parfaitement à toutes ces exigences. Les portes sont normalement fermées et s'ouvrent automatiquement lorsque quelqu'un s'en approche, jusqu'à ce qu'une personne sans tag vienne plus près. Si un patient avec un tag s’approche, la porte reste fermée. L’alarme retentit uniquement si une personne avec un tag s’approche de la porte et que celle-ci est ouverte. Si un patient avec un tag doit être transporté, par exemple pour un examen, le personnel utilise le système de badge. Ce patient obtient ainsi provisoirement le libre passage.

« Nous sommes très satisfaits de la collaboration », déclare Marc Debremaecker, chef de service de Biotechnique et collaborateur du staff TICM (technologie d'informatique et de communication médicales). « Étant donné que nous voulions lier la solution à d’autres systèmes existants, nous avions besoin d’un partenaire qui s’implique avec nous. Les petits problèmes qui surgissent inévitablement lors de la réalisation d’un tel projet, ont été vite résolus par PHI DATA. La solution proprement dite fonctionne aussi exactement comme nous l’avions espéré. Puisque l’alarme n’est donnée que lorsqu’un patient quitte effectivement le service, nous pouvons garantir la sécurité de nos patients sans que nos collaborateurs ne perdent trop de temps à surveiller la sortie. »

Suivi de la température

Un autre argument qui a convaincu l’AZ Jan Portaels à opter pour la solution de PHI DATA, concerne sa modularité. Entre-temps, l’hôpital a déjà fait bon usage de cette possibilité : il a aussi choisi PHI DATA pour le suivi de la température des réfrigérateurs, tant à la pharmacie et au laboratoire que dans les services infirmiers et de consultation.

On s’est d’abord occupé du laboratoire. « Selon la norme ISO 15189, le laboratoire doit surveiller la température des réfrigérateurs, congélateurs et incubateurs. Chez nous, il s’agit au total de 34 endroits. Dans tous ces endroits, nous vérifions une fois par jour la température minimale et maximale sur le thermomètre, mais cela prenait du temps et n’était pas assez efficace, et on remarquait trop tard certains problèmes », affirme le docteur Sonja De Bock, chef de service de Biologie clinique. C’est pourquoi le laboratoire s’est mis en quête d’un système automatisé qui mesure la température en continu et qui avertit en cas de dépassement des limites prédéfinies.

On a finalement opté pour la solution AeroScout Condition Monitoring de PHI DATA. Des tags dans les réfrigérateurs, les congélateurs et les incubateurs surveillent la température en continu. Lorsque des limites prédéfinies sont dépassées, une alarme est envoyée via e-mail et DECT. La solution sans fil, qui fonctionne via WiFi, constitue des archives contenant des rapports mensuels. De plus, les dépassements de température comme les mesures correctives sont traçables.

Calibration as a service

Une fois que tous les réfrigérateurs, congélateurs et incubateurs du laboratoire étaient équipés de tags à la satisfaction générale, l’attention s’est portée sur les réfrigérateurs à la pharmacie et dans les services infirmiers et de consultation. Ceux-ci contiennent souvent des médicaments très onéreux et il relève de la responsabilité de la pharmacie d’en garantir les conditions de conservation correctes jusqu’à leur administration au patient.

« Nous avons établi un cahier des charges à cet effet », déclare Kim De Gieter, chef de service de Pharmacie. « Quatre fournisseurs ont soumissionné. Le marché a été adjugé à PHI DATA, qui répondait le mieux à nos critères. Nous avons acheté cinquante tags pour le monitoring et nous avons en outre opté pour la ‘calibration as a (managed) service’. » La ‘calibration as a service’ implique que l’AZ Jan Portaels reçoit chaque année, avant l’expiration du certificat, une boîte pleine de tags calibrés, accompagnée des certificats y afférents et d'un aperçu des codes uniques. L'hôpital Jan Portaels n'a alors qu'à échanger les tags, activer les nouveaux tags, et emballer et renvoyer les anciens. PHI DATA contrôle chaque année le niveau d'usure des anciens tags après qu'ils aient été retournés. Les piles de tous les tags sont remplacées tous les 2 ans. L’AZ Jan Portaels a ainsi la certitude que les tags fonctionnent toujours correctement.

« Nous sommes très satisfaits de notre choix, même si le déploiement prend beaucoup de temps étant donné qu’il faut équiper tous les services infirmiers et de consultation, ainsi que les salles d’opération. Tous les collaborateurs concernés doivent aussi être informés ou formés. Mais une fois que tout fonctionne comme il faut et que tout le monde sait se servir de la solution, le retour sur investissement est vite clair : la solution sans fil Condition Monitoring crée automatiquement des rapports, sur lesquels figurent les températures et la durée d’un écart de température éventuel. Nous pouvons ainsi prendre les bonnes décisions quant à la poursuite ou non de l'utilisation des médicaments. De plus, la collaboration se déroule très bien. Les collaborateurs de PHI DATA sont joignables facilement et rapidement en cas de questions ou de problèmes. »  

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