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Lyreco s’associe à PHI DATA pour automatiser la gestion des stocks de fournitures de bureau de ses clients

Lyreco, leader sur le marché des fournitures de bureau, a collaboré avec PHI DATA pour développer un service de gestion des stocks LCMS (Lyreco Cupboard Management System) complètement automatisé à ses clients. Né au Benelux, ce nouveau système est aujourd’hui étendu aux clients des zones Scandinavie et Australie.

Avec le service LCMS, les clients de Lyreco n’ont plus besoin de se préoccuper de la situation de leurs fournitures de bureau. C’est en effet Lyreco qui s’occupe de gérer le réapprovisionnement chez le client des armoires (« cupboard ») contenant les différents produits. Ce processus, auparavant réalisé à la main et sur papier, est désormais automatisé grâce à PHI DATA. La société spécialiste des solutions auto-ID a mis en place un système complet comprenant une interface web, une application mobile et l’envoi des informations saisies sur le serveur Lyreco.

 

Un processus intégré et automatisé

Le site web permet de définir la composition des armoires du client, les quantités minimales souhaitées par produit et la fréquence et quantité des réapprovisionnements. Les armoires et produits sont identifiables grâce à un code-barres. Pour le chauffeur responsable du réapprovisionnement, l’application mobile est accessible grâce à un terminal portable connecté au serveur central Lyreco via Wifi/3G/4G. Cette application est particulièrement facile à utiliser et offre la possibilité de contrôler les stocks chez le client simplement en scannant le code-barres de l’armoire. Les produits manquants sont immédiatement identifiés : le scan effectué se traduit éventuellement par la création d’une nouvelle commande dans l’ERP de Lyreco. Suite à cette commande, le chauffeur effectuera la livraison des produits à sa prochaine visite chez le client.

Gains de productivité

LCMS remplace donc avantageusement le système manuel qui impliquait d’une part la saisie papier des informations par le chauffeur, et le traitement des données par le service client ensuite. L’automatisation du processus permet donc un gain de temps et une plus grande productivité pour les employés de Lyreco, tout en réduisant le risque d’erreurs ou oublis liés à la saisie manuelle. De plus, l’application offre une version à jour de la base de données des fournitures. Enfin, le système fournit au chauffeur la liste des clients à visiter chaque jour, en fonction de la fréquence et du jour de réapprovisionnement. Pour le service client de Lyreco, l’impact sur son volume de travail est non négligeable ; avec la transmission en temps réel des données, les commandes arrivent en continu et ne nécessitent plus un traitement en une fois d’une grande quantité de commandes.

Bénéfices annexes

Le processus d’étiquetage est intégré au système : dès qu’un produit est ajouté à la base de données de Lyreco, de nouvelles étiquettes sont automatiquement proposées. La description des produits sur le code-barres est adaptable par langue (néerlandais, français, anglais, norvégien, danois et suédois) et il est possible d’en utiliser d’autres via les options d’importation.

Pour les clients Lyreco, ce processus entraine une plus grande fiabilité du service fourni. En termes de réputation, ce nouveau système donne une image plus moderne de l’entreprise.

« L’automatisation du procédé nous a permis d’améliorer le service offert à nos clients : il présente deux grands avantages, d’abord augmenter notre productivité puis réduire le risque d’erreurs, ce qui entraine une qualité de service améliorée, pour la plus grande satisfaction de nos clients », explique Christophe Vautherot, Group Logistics Expert Lyreco.

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