Bij AZ Jan Portaels, het algemeen ziekenhuis van Vilvoorde, werken 858 medewerkers en 130 specialisten. In de 406 bedden worden elk jaar 10.700 patiënten gehospitaliseerd. Veel patiënten, dat wil zeggen veel werk. Om alles zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, ging AZ Jan Portaels op zoek naar oplossingen om verwarde patiënten van de afdeling geriatrie te beschermen én naar manieren om de kwaliteit van de bewaring van medicijnen, reagentia en patiëntenmonsters te garanderen. De perfecte partner voor die oplossingen vond het ziekenhuis bij PHI DATA.

Betrouwbare wegloopdetectie

AZ Jan Portaels was op zoek naar oplossingen voor verschillende problemen. Zo was het systeem voor wegloopdetectie dat op de Geriatrie-afdeling werd gebruikt niet voldoende betrouwbaar. Om de veiligheid van verwarde patiënten te garanderen zonder te zeer beslag te leggen op de tijd van het personeel, gingen de verantwoordelijken samenzitten om te bekijken waaraan een nieuw systeem zeker moest voldoen.

Het resultaat was een lijstje met vijf prioriteiten:

• Het nieuwe systeem moet betrouwbaar te zijn
• Het alarm mag zo weinig mogelijk afgaan
• Alarm dient via de DECT binnen te komen
• Alleen de uitgang wordt gemonitord
• Gesloten deuren ontmoedigen wegloopgedrag, maar tegelijk houdt de afdeling een open sfeer

De oplossing die PHI DATA aanbood, voldeed perfect aan al deze eisen. De deuren zijn standaard gesloten en gaan automatisch open als iemand de deuren nadert, tot iemand zonder tag dichterbij komt. Als een patiënt met een tag nadert, blijft de deur gesloten. Het alarm gaat enkel af wanneer iemand met een tag de deur nadert en deze open staat. Wanneer een patiënt met tag getransporteerd dient te worden, bijvoorbeeld voor een onderzoek, gebruikt het personeel het badgesysteem. Zo krijgt deze patiënt tijdelijk vrije doorgang.

“We zijn erg tevreden over de samenwerking”, zegt Marc Debremaeker, diensthoofd biotechniek en stafmedewerker MICT (medische informatica en communicatie technologie). “Doordat we de oplossing aan andere, bestaande systemen wilden koppelen, hadden we een partner nodig die met ons meedacht. De kleine problemen die onvermijdelijk opduiken in de loop van zo’n project werden snel opgelost door PHI DATA. Ook de oplossing zelf doet precies waarop we hadden gehoopt. Doordat er pas alarm wordt geslagen wanneer een patiënt effectief de afdeling verlaat, kunnen we de veiligheid van onze patiënten garanderen zonder dat onze medewerkers te veel tijd verliezen met het in het oog houden van de uitgang.”

Temperatuurmonitoring

Een ander argument dat AZ Jan Portaels overhaalde om voor de oplossing van PHI DATA te kiezen, is de moduleerbaarheid ervan. Van die mogelijkheid maakte het ziekenhuis intussen al dankbaar gebruik: ook voor de temperatuurmonitoring van de koelkasten zowel in de apotheek en het laboratorium als op de verpleegafdelingen en consultaties werd gekozen voor PHI DATA.

Eerst kwam het laboratorium aan bod. “Volgens de ISO 15189-norm moet het laboratorium de temperatuur van koelkasten, diepvriezers en broedstoven monitoren. In totaal gaat het bij ons om 34 plaatsen. Op al die locaties keken we één keer per dag de minimum- en maximumtemperatuur na op de thermometer, maar dat was tijdrovend, niet efficiënt genoeg en sommige problemen werden te laat opgemerkt”, zegt dokter Sonja De Bock, diensthoofd Klinische Biologie. Daarom ging het laboratorium op zoek naar een geautomatiseerd systeem dat de temperatuur continu meet en een waarschuwing geeft wanneer vooraf bepaalde grenzen worden overschreden.

Uiteindelijk werd gekozen voor de Aeroscout Condition Monitoring-oplossing van PHI DATA. Tags in de koelkasten, diepvriezers en broedstoven monitoren continu de temperatuur. Als vooraf bepaalde grenzen worden overschreden, wordt er via mail en DECT een alarm verstuurd. De draadloze oplossing, die via WiFi werkt, bouwt een archief op met daarin maandelijkse rapporten. Bovendien zijn de temperatuuroverschrijdingen én corrigerende maatregelen traceerbaar.

Calibration as a service

Eenmaal alle koelkasten, diepvriezers en broedstoven in het laboratorium naar ieders tevredenheid waren uitgerust met tags, werd de aandacht verlegd naar de koelkasten in de apotheek en op de verpleegafdelingen en consultaties. Die bevatten vaak erg dure medicijnen en het is de verantwoordelijkheid van de apotheek om de correcte bewaaromstandigheden ervan te garanderen tot het moment dat ze worden toegediend aan de patiënt.

“We hebben hiervoor een lastenboek opgemaakt”, zegt Kim De Gieter, diensthoofd Apotheek. “Vier leveranciers schreven daarop in. De opdracht werd gegund aan PHI DATA omdat zij het best voldeden aan onze criteria. We hebben vijftig tags aangekocht voor monitoring, en bovendien gekozen voor calibration as a (managed) service.” Calibration as a service houdt in dat AZ Jan Portaels elk jaar voor het verstrijken van het certificaat een doos vol gekalibreerde tags ontvangt, inclusief bijhorende certificaten en een overzicht van de unieke codes. Het volstaat dat Jan Portaels de tags verwisselt, de nieuwe tags activeert en de oude verpakt en terugstuurt. De oude tags worden jaarlijks bij terugkeer door PHI DATA gecontroleerd op slijtage. De batterijen van alle tags worden elke 2 jaar vervangen. Daardoor is AZ Jan Portaels zeker dat de tags altijd correct werken.

“We zijn erg tevreden over onze keuze, al kost de uitrol heel wat tijd doordat alle verpleegafdelingen, consultaties en operatiekamers moeten worden aangepakt. Ook dienen alle betrokken medewerkers te worden geïnformeerd of opgeleid. Maar eenmaal alles draait zoals het hoort en iedereen met de oplossing overweg kan, is de return on investment snel duidelijk: de draadloze Condition Monitoring-oplossing zorgt ervoor dat er automatisch rapporten worden gecreëerd waarop de temperaturen en de duur van een eventuele temperatuurafwijking duidelijk af te lezen zijn. Daardoor kunnen we de juiste beslissingen nemen omtrent het al dan niet verder gebruiken van de medicatie. Bovendien verloopt de samenwerking erg goed. De mensen van PHI DATA zijn makkelijk en snel te bereiken in geval van vragen of problemen.”