Picking-oplossing op maat voor drive-in-supermarkt Wink

Uniek concept vraagt om een unieke oplossing

Toen het eerste afhaalpunt van Wink opende in Zaventem eind november 2013, was dat een unicum voor België. Omdat het een uniek concept is, moest Wink ook op zoek naar een unieke oplossing voor het voorraadbeheer, de picking, de controle en de lokalisatie van alle producten in het magazijn. Op erg korte termijn: tussen het eerste contact en het openen van de eerste Wink zat amper een paar maanden. Dat verliep zo goed, dat ook in de nieuwe vestiging in Waver werd gekozen voor een samenwerking met PHI DATA.

Klanten van Wink kunnen online (www.wink.be) hun boodschappen bestellen en hebben daarbij een uitgebreide keuze uit 8.500 producten. Medewerkers zetten de bestelling klaar, waarna de klant door de drive-in rijdt om zijn boodschappen op te pikken. Er is geen winkel aan verbonden die toegankelijk is voor de klanten.

WMS op maat

Toen het concept van Wink hen werd uitgelegd, had PHI DATA onmiddellijk heel wat ideeën. “PHI DATA heeft ons meerdere oplossingen voorgesteld op basis van ons concept”, zegt Operations Manager Arnaud Joubert. “Daaruit hebben we de oplossingen gekozen die ons het meest aanspraken.” Wink koos voor een Warehouse Management System (WMS) op maat dat helpt bij het voorraadbeheer, de picking, de controle en de lokalisatie van alle producten in het magazijn. “Alles moest snel gaan, want we wilden de eerste winkel binnen een paar maanden na het eerste contact openen. Dat is gelukt: PHI DATA implementeerde ontzettend snel een op maat gemaakte oplossing die compatibel was met de rest van ons systeem.”

Nochtans waren niet alle vragen even eenvoudig. “Het leeggoedticket verwerken vóór de eindafrekening, was bijvoorbeeld een hele uitdaging. Maar ook daarvoor vond PHI DATA een oplossing”, zegt Arnaud Joubert. “PHI DATA heeft veel ervaring met WMS-oplossingen op maat. De medewerkers hebben een uitgebreide kennis van het onderwerp en van de materialen. Bovendien heeft PHI DATA een goede relatie met zijn partners, en die zijn erg betrouwbaar.”

Hoe werkt het?

In de praktijk werkt de oplossing als volgt: iedere medewerker van Wink beschikt over een scanner. Wanneer klanten een bestelling plaatsen, komt die in het computersysteem terecht. De medewerker duidt aan welke bestelling hij wil afhandelen, waarna op het scherm van de scanner verschijnt in welke rij, welk vak en op welke verdieping het gevraagde product te vinden is. Als per ongeluk toch een fout product wordt gepickt, geeft de scanner een geluidssignaal. Wordt het juiste product gescand, dan verschijnt, in volgorde van de ligging in het magazijn, het volgende product op het scherm. Verse producten worden pas gescand een kwartier voor de klant zijn bestelling komt ophalen, diepvriesproducten worden verwerkt wanneer de klant de parking oprijdt. Bij het overladen in de auto van de klant worden alle producten opnieuw gescand, zodat ook de klant ziet dat zijn bestelling volledig is.

Het systeem is ontzettend gebruiksvriendelijk en de foutenmarge is miniem. Nieuwe medewerkers kunnen er onmiddellijk mee aan de slag. “Nieuwkomers krijgen van ons een kwartier uitleg, waarin we zeggen waar welke producten te vinden zijn, welke logica er zit achter de verdeling in rijen, vakken en niveaus, en hoe scanner en picking precies werken. Daarna kan iedereen meteen aan de slag.”

Houdbaarheidsgarantie

Toen bleek dat erg veel tijd werd besteed aan het bijhouden en controleren van de versheid, werd PHI DATA opnieuw gecontacteerd. “We hebben een zeer strikt versheidsschema en bieden houdbaarheidsgaranties. Dat wil zeggen dat we ook producten die nog een tijdje houdbaar zijn, uit de rekken halen. Eén tot twee keer per dag doen we de ronde om die producten te verwijderen. In het begin gebruikten we daarvoor papieren lijsten. Daardoor moest de verantwoordelijke de producten identificeren op een lijst, de juiste items uit de rekken halen, en dan de inventaris opnieuw updaten in het systeem. Dat duurde gemiddeld twee uur per dag. Bovendien gebeurde alles manueel, waardoor de foutenmarge groot was. PHI DATA ontwikkelde voor ons een oplossing waarmee we de klus in tien minuten kunnen klaren: het systeem zegt ons welke producten we uit de rekken moeten halen. Wanneer we die barcodes scannen, wordt meteen ook onze inventaris geüpdatet. Daardoor besparen we bijna twee uur tijd per dag.”

Voorlopig wordt de oplossing van PHI DATA gebruikt in beide bestaande vestigingen van Wink, in Zaventem en Waver. Tegen eind 2016 wil Wink tien winkels hebben, verspreid over België.