L’évolution de la législation et le désir de simplifier les processus existants ont incité Renmans à doter ses boucheries de deux nouvelles applications portant sur l’inventaire et sur la traçabilité de ses produits. Pour ces deux applis, le groupe a fait appel à Simac PHI DATA qui a par ailleurs fourni des terminaux Zebra pour faciliter le travail des collaborateurs.

Simplification des processus et meilleur respect de la législation

La gestion de l’inventaire représente une activité importante dans une boucherie. Il faut en effet prévoir d’une part un inventaire financier mensuel pour la comptabilité et, d’autre part, un inventaire hebdomadaire qui constitue la base des commandes passées par les magasins au centre de distribution. Ces inventaires sont réalisés manuellement, par exemple en notant sur une feuille les quantités, ce qui peut donc prendre plusieurs heures. Dès lors, Renmans souhaitait simplifier et accélérer ce processus en le numérisant.

Par ailleurs, la pression se fait toujours plus forte de la part des pouvoirs publics en charge de la sécurité alimentaire. Ceux-ci entendent que les boucheries soient en mesure de tracer les produits traités dans les plats préparés et les préparations : quelle viande est utilisée, quelle est sa provenance, quelles épices sont ajoutées, à quelle date ces préparations ont-elles été faites, etc. Actuellement, toutes ces données sont mises à jour de manière numérique dans les boucheries Renmans. 

Logiciel sur mesure, développé par Simac PHI DATA

Pour ces deux projets de numérisation, l’entreprise s’est adressée à Simac PHI DATA, partenaire depuis de nombreuses années déjà, notamment pour les scanners et les imprimantes d’étiquettes. Le département IT interne a procédé à une analyse en profondeur, tant pour l’Inventory App (pour la gestion de l’inventaire) que pour la TraceAbility App (pour le traçage de tous les ingrédients dans les préparations), tandis que Simac PHI DATA a développé les applications sur mesure. « Nous voulions surtout que les applications soient faciles à utiliser », précise Yves Hutsebaut, Information Systems Manager chez Brabhold. « Il existe certes des logiciels du marché pour ce type de solutions, mais ceux-ci offrent souvent de trop nombreuses fonctionnalités qui ne sont généralement pas utilisées, rendant dès lors ces solutions peu conviviales. Finalement, il se révélait plus intéressant de faire développer un logiciel sur mesure par Simac PHI DATA plutôt que d’acheter un progiciel dont seuls 20% des fonctionnalités seraient utiles. » Outre la facilité d’emploi, ces applis devaient pouvoir fonctionner hors ligne. « Lorsque vous devez faire l’inventaire d’un frigo, la couverture Wi-Fi n’est pas toujours optimale, voire parfois même inexistante », souligne Hutsebaut.

Simac PHI DATA a non seulement développé les applis totalement sur mesure, mais a également assuré l’intégration avec le système ERP en arrière-plan afin de permettre un échange aisé de données via des services web (pour la TraceAbility App) et via des services web ainsi que le transfert FTP (pour l’inventaire).

La phase pilote a débouché sur le choix des terminaux Zebra

Par ailleurs, Simac PHI DATA a fait des recommandations sur les terminaux portables à utiliser dans les boucheries pour scanner la viande. Lors d’une phase pilote, deux appareils différents ont été testés dans une trentaine de filiales. Finalement, la série Zebra TC7X a été retenue, notamment parce qu’elle dispose d’un ‘pistol grip’ qui se fixe facilement sur le terminal. A ce stade également, c’est la convivialité qui a primé. « L’avantage est que cette poignée de pistolet peut rester attachée lorsque le terminal est placé sur le support de chargement », ajoute Hutsebaut. « Tant les terminaux eux-mêmes que le logiciel sont d’une utilisation très aisée. Nous n’avons pas eu besoin de prévoir de véritable formation et quelques lignes d’explication ont suffi pour permettre à chacun de se mettre au travail. »

Pour la gestion des appareils, Simac PHI DATA a déployé l’outil de Mobile Device Management MobiControl de Soti, une solution surtout utilisée pour l’accès à distance des terminaux. « Si quelqu’un rencontre un problème avec son appareil dans la boucherie, nous pouvons prendre la main sur l’écran au niveau central et résoudre le problème à distance. » Pour la mise en service des nouveaux appareils, Simac PHI DATA a développé une application de configuration qui permet notamment de configurer totalement et très rapidement un PDA dans une nouvelle filiale sans trop de paramétrisation.

Plus rapide et avec moins d’erreurs

Le projet de numérisation impliquant l’Inventory App et la TraceAbility App présente plusieurs avantages :

• Gain de temps :  autrefois, l’inventaire mensuel prenait facilement de deux à trois heures. L’assortiment de charcuteries comporte rapidement de 100 à 150 références. Ce processus est désormais ramené à moins d’une heure en moyenne.
• Meilleur respect des procédures : le réviseur d’entreprise n’autorise les boucheries à commencer leur inventaire mensuel qu’à une heure bien déterminée. En utilisant l’appli, une heure de début peut être imposée, ce qui garantit un inventaire mensuel plus précis.
• Réduction des erreurs : avant la numérisation, tout était noté sur papier, puis envoyé par fax ou par courrier à la comptabilité centrale où les données devaient à nouveau être encodées. 
• Reporting plus rapide : étant donné que plus aucune information ne doit être introduite manuellement, l’inventaire total peut être clôturé avec plusieurs jours d’avance. Par filiale, il fallait facilement de quinze à vingt pages d’inventaire, ce qui prenait évidemment pas mal de temps pour l’encodage. 
• Meilleur contrôle de la date de péremption : l’application affiche un avertissement lorsqu’il ne reste plus que deux jours pour vendre un produit. Cela permet de mettre ces produits plus tôt en vente rapide, d’où une réduction des pertes de produits alimentaires.
• Conformité : les boucheries peuvent à présent satisfaire aux obligations légales en matière de traçabilité et de sécurité alimentaire. 

« Je suis très satisfait de Simac PHI DATA », conclut Yves Hutsebaut. « Ils nous ont bien conseillé et le logiciel a été développé exactement comme nous l’avions indiqué dans notre analyse. »