Cases Archive • Pagina 3 Van 7 • PHI DATA

PHI DATA helpt Krëfel bij de logistieke afhandeling en automatiseert de opvolging van leveringen. De oplossing bestaat uit een combinatie van TomTom Bridge PDA’s met PHI DATA’s software IDdelivery.

Voor de administratieve opvolging van leveringen was Krëfel op zoek naar een manier om op een gebruiksvriendelijke en snelle manier proof of delivery te krijgen – meer specifiek voor leveringen naar de eindklant die producten aankoopt via de webshop of in winkel; voor leveringen van keukens die gebeuren van uit het centrale depot naar de winkels toe; en voor de opvolging van installaties bij klanten van elektronicatoestellen.

“Voordien moesten chauffeurs namelijk nog bij gebrek aan een interactieve opvolging een heleboel administratie verrichten nadat zij hun rondes gedaan hadden. Met een nieuw systeem – een combinatie van software en PDA’s – zou de hele administratie en logistieke opvolging van leveringen interactief gebeuren en geautomatiseerd kunnen worden. De grootste nood was om volledig paperless te kunnen werken”, zegt Mark De Brabanter. “

Krëfel kwam hiervoor in contact met PHI DATA, dat als oplossing IDdelivery voorstelde. IDdelivery is een systeem waarmee de klant leveringen kan opvolgen van “identificeerbare” objecten, zoals colli’s of individuele artikelen. IDdelivery werkt dankzij een unieke identificatie van elk te leveren object. Elk object heeft een barcode met een uniek nummer (ook wel SSCC genaamd). Deze SSCC’s zijn gekoppeld aan een levernota, die bij een bepaalde ronde of rit hoort. Een industriële PDA TomTom Bridge met ingebouwde barcodescanner waarover elke chauffeur beschikt, staat in realtime verbinding met de centrale database. Dankzij IDdelivery kan men bij het laden van de vrachtwagen al controleren of de juiste colli’s worden geladen. Leveringsfouten zijn immers vaak te wijten aan een foute lading zoals vergeten of foute collo.

Na het laden toont IDdelivery de lijst van alle leveringsadressen van de ronde. Eenmaal bij de klant aangekomen, worden de leveringsnota en het artikel of de colli gescand. Indien er problemen zijn met de levering, kan dat worden aangegeven, eventueel zelfs met foto’s. De ontvanger kan zijn handtekening zetten op het scherm van de PDA. Na de levering zijn die gegevens meteen beschikbaar voor de administratieve afhandeling of klantendienst, zonder dat de chauffeur eerst het papierwerk moet binnenbrengen.

IDdelivery bestaat in principe uit verschillende componenten. Een database, waarin alle gegevens worden opgeslagen en die in contact staat met het ERP-systeem van de klant, een mobiele applicatie, die chauffeurs toelaat informatie in te geven, een website en een aantal modules (al dan niet optioneel) zoals bijvoorbeeld import/export van gegevens, ETA (Estimated Time of Arrival), Email (voor bijvoorbeeld leveringsrapporten), verbruik van onderdelen, betalingsafhandeling etc.

“Er zijn een aantal proof of delivery-oplossingen op de markt, maar PHI DATA heeft daar ook een aantal added value punten aan toegevoegd”, legt Kurt Nauwelaerts van PHI DATA uit. Het is namelijk eveneens mogelijk de omstandigheden van de voertuigen te beheren zoals netheid of eventuele schade. Dit gebeurt op basis van een vragenlijst, die de chauffeur op zijn mobiele PDA kan invullen, die op zijn beurt in contact staat met het systeem.

Verder zit er een time-out functie in het systeem: de chauffeur heeft op elk moment de mogelijkheid om zijn opdracht te onderbreken, met opgave van een reden. Bijvoorbeeld bij een middagpauze, wanneer het voertuig stuk is, bij files, etc. Hierdoor ontstaat een rapportering over de werktijden van chauffeur zelf. Daaraan gekoppeld is de ETA-module. Deze laat toe op basis van een aantal criteria, die worden doorgegeven vanuit het ERP-systeem, de verwachte leveringstijd naar de klant toe te kunnen melden.

Vervolgens is het ook mogelijk om bij de levering extra opdrachten aan de chauffeur mee te geven, die een toegevoegde waarde hebben bij de levering van een product. De chauffeur kan deze bevestigen met ja of nee of met een foto. Dit is dan bijvoorbeeld: werd een toestel of een product al dan niet uitgepakt, vindt er een terugname van oude toestellen plaats, werd het nieuwe toestel getest, of werd een instructie of opleiding gegeven aan de gebruiker, etc.

Dit hele vragenpad zit mee in het systeem en werd mee geautomatiseerd. “Een interventie van PHI DATA is overigens niet vereist bij de configuratie van het vragenpad”, zegt Kurt Nauwelaerts. “De klant kan dit zelf aansturen vanuit zijn ERP-systeem aan de hand van XML-bestanden. Wij merken dat deze extra’s een absolute toegevoegde waarde betekenen voor onze klanten. Wij proberen het product dan ook continu te laten evolueren, en al deze functionaliteiten ter beschikking te stellen van andere klanten die ook al met IDdelivery werken.”

“Wij hebben voor PHI DATA gekozen, omdat zij al een deel van de oplossing in hun standaardoplossing IDdelivery hadden. Zij konden dus vrij snel middels een aantal aanpassingen in de software een adequate oplossing aanbieden”, zegt Ronny Kemps, Logistiek Manager bij Krëfel. “Dat de oplossing snel werd geïmplementeerd, mag je letterlijk nemen, vervolledigt Ronny Kemps. “Van de initiële opstart tot de eigenlijke ingebruikname van de oplossing en de PDA’s zijn er in totaal maar zes à zeven maanden over heen gegaan. En dat is voor een groot deel te danken aan de zeer goede project managers bij PHI DATA. Zij hebben de opvolging uitstekend verzorgd.”

“In totaal zullen uiteindelijke meer dan 200 mensen met de oplossing werken”, zegt Mark De Brabanter, Supervisor Distributie & Transport bij Krëfel. “PHI DATA heeft ervoor gezorgd dat de chauffeurs een heel eenvoudig te bedienen en gebruiksvriendelijk toestel kunnen gebruiken. Omdat de toestellen zo gebruiksvriendelijk zijn, hebben we ook minder opleiding moeten geven aan de chauffeurs dan we initieel gedacht hadden – per slot van rekening is de chauffeur de gebruiker van de oplossing dus zij moeten het gemakkelijk kunnen gebruiken.”

“Wat voor ons van groot belang is, is de professionaliteit waarmee het project gemanaged werd. PHI DATA heeft van in het begin goed met ons meegedacht en rekening gehouden onze noden en bezorgdheden. De samenwerking tussen onze IT-afdeling en PHI DATA was uitstekend. Ze zijn ook steeds binnen het budget gebleven. Al wat afgesproken was is perfect binnen het budget gebleven”, voegt Ronny Kemps nog toe.

Bij Volvo Group Logistics Services werken wereldwijd 5.000 mensen, op meer dan 60 verschillende locaties in 81 distributiecenters. De afdeling ontwerpt, ontwikkelt, beheert en optimaliseert de supply chain voor alle merken van de Volvo Group. Ze zorgt er dus voor dat de onderdelen wereldwijd beschikbaar zijn, in de productiefaciliteit raken, de juiste verpakking krijgen en dat de voertuigen bij de dealers terechtkomen. In Gent werken zo’n 800 mensen in ‘s werelds grootste logistiek center van Volvo.

Acceptabele technische oplossing

Op ongeveer 100 van meer dan 300 vorkheftrucks die in het magazijn van zo’n 120.000 vierkante meter rondrijden, staat een houder waarin een draagbare printer past. Die maakt deel uit van het voicepickingsysteem waarmee de afdeling werkt. Aan het begin van elke dienst, maar ook wanneer de printrolletjes moeten worden verwisseld of wanneer de medewerker te voet verder moet in een deel van het magazijn waar vorkheftrucks niet zijn toegelaten, wordt de printer uit de houder gehaald. Al snel bleek de verbinding tussen printer en houder erg kwetsbaar voor slijtage en afbreken, waardoor er erg veel reparaties en wissels nodig waren.

PHI DATA, dat al samenwerkt met Volvo Group Logistics Services voor printing en labelling, stelde daarom de oplossing LabelEasy voor. Die bundelt de aankoop, het onderhoud, de reparatie, software-integratie, labels en volledige gemoedsrust in één handige formule waarbij de klant een vaste prijs betaalt per label. “Die kans hebben we met beide handen gegrepen”, zegt Kris Van Cauwenberge, Engineering & Support Manager bij Volvo Group Logistics Services in Gent. “De oplossing die we aanschaften was de beste op de markt, maar we hadden last van tekortkomingen die niet eenvoudig op te lossen waren. Gelukkig heeft PHI DATA het op zich genomen om dat op te lossen. Het team heeft de fabrikant gecontacteerd en gezorgd voor een acceptabele technische oplossing.” Als eerste stap kocht PHI DATA alle draagbare printers, een 80-tal, terug van Volvo Group Logistics Services. Daarna ontwierp PHI DATA, in overleg met de fabrikant van de printers en cradles, een steviger aansluiting.

Minder administratie

“Het is moeilijk om in cijfers uit te drukken hoeveel we besparen door voor LabelEasy te kiezen”, zegt Kris Van Cauwenberge. “Ons printerpark is niet op één dag tot stand gekomen maar langzaam uitgebreid. We zijn begonnen met 15 printers, en in de loop der jaren zijn er altijd toestellen bijgekomen. Op dit moment werken we met zo’n 80 toestellen, waardoor het moeilijk is om een zicht te houden op de lifecycle van elk toestel. Alles in één keer vervangen is niet alleen duur, het brengt ook een hele administratieve rompslomp met zich mee. Dankzij LabelEasy is ook dat probleem voor ons van de baan. PHI DATA volgt alles op en monitort elk toestel van nabij. Ik kan me concentreren op mijn kerntaken terwijl ik er gerust op ben dat PHI DATA een oogje in het zeil houdt. En daarnaast is het ook puur financieel een positief verhaal.”
“We zijn tevreden over de service die we van PHI DATA krijgen. De medewerkers kijken naar wat de noden van de klanten zijn, steken de handen uit de mouwen en zoeken mee naar een oplossing, ook als het moeilijk is. Dit verhaal bewijst dat PHI DATA de juiste oplossing vond voor het printerpark van Volvo Group Logistics Services.”

Lyreco, marktleider op het gebied van werkplekbenodigdheden, ontwikkelde in samenwerking met PHI DATA een volledig geautomatiseerd voorraadbeheersysteem voor zijn klanten. LCMS (Lyreco Cupboard Management System) verscheen eerst in de Benelux maar is nu ook beschikbaar voor klanten in de Scandinavische en Australische regio’s.

Dankzij dit nieuwe systeem hoeven de klanten van Lyreco zich niet langer te bekommeren om hun voorraad van werkplekproducten. Lyreco verzorgt namelijk het herbevoorradingsbeheer van de kasten (‘cupboards’) met benodigdheden bij de klant. Dat proces, dat vroeger met de hand en op papier gebeurde, verloopt dankzij PHI DATA voortaan automatisch. Het bedrijf, gespecialiseerd in auto-ID-oplossingen, ontwikkelde een totaalsysteem dat een webinterface en een mobiele app omvat en de ingevoerde informatie naar de Lyreco-server stuurt.

Een geïntegreerd en geautomatiseerd proces

De website maakt het mogelijk om naast de kastinhoud van de klant en de minimumaantallen per product, ook de hoeveelheid en frequentie van de herbevoorradingen te bepalen. De kasten en de producten kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van een barcode. De chauffeur die instaat voor de herbevoorrading kan dankzij een draagbare terminal, die verbonden is met de centrale Lyreco-server, gebruik maken van de mobiele app via Wifi/3G/4G. De app is een bijzonder handige tool die toelaat om de stocks bij de klant te controleren door eenvoudig scannen van de barcodes van de kast. De scan onthult meteen welke producten ontbreken en triggert indien nodig een nieuwe bestelling in het ERP-systeem van Lyreco. Bij zijn volgend bezoek aan de klant levert de chauffeur dan de nodige producten af.

Productiviteitswinst

LCMS is dus een grote verbetering ten opzichte van het manuele systeem waarbij de chauffeur de informatie op papier moest invullen en de klantendienst de gegevens daarna moest verwerken. De automatisering van het proces levert het personeel van Lyreco tijds- en productiviteitswinst op en verkleint meteen ook de kans op vergissingen die inherent zijn aan manuele verwerking. Bovendien biedt de app een geüpdatete versie van de database van werkplekbenodigdheden. Ten slotte bezorgt het systeem de chauffeur iedere dag een lijst van te bezoeken klanten, in functie van de frequentie en de dag van de herbevoorrading. Voor de Lyreco-klantendienst is er een niet te verwaarlozen impact op het werkvolume: dankzij de realtime-gegevens komen er doorlopend bestellingen toe en is het niet langer nodig een groot aantal bestellingen in één keer te verwerken.

Bijkomende voordelen

Het etiketteerproces wordt geïntegreerd in het systeem: zodra een product wordt toegevoegd aan de database van Lyreco, worden automatisch nieuwe etiketten voorgesteld. De productbeschrijving op de barcode is aanpasbaar per taal (Nederlands, Frans, Engels, Noors, Deens en Zweeds) en de importopties laat nog meerdere mogelijkheden toe.

Voor de Lyreco-klanten betekent dit proces een grotere betrouwbaarheid van de dienstverlening. Op het vlak van reputatie bezorgt dit nieuwe systeem ons bedrijf een moderner imago.

“Dankzij de automatisering van het proces kunnen we onze klanten nu verbeterde diensten aanbieden. De twee grote voordelen zijn productiviteitswinst en een verlaagd foutenrisico, wat zorgt voor een betere dienstverlening en uiteindelijk ook een grotere klanttevredenheid”, legt Christophe Vautherot, Group Logistics Expert Lyreco uit.

De Gentse vestiging van Stora Enso Langerbrugge heeft de voorbije jaren altijd vooropgelopen in het streven naar procesverbeteringen en kostenbesparingen. In dit kader werd ook het beheer- en betalingsmodel van de leveranciersvoorraad onder de loep genomen. Eén van de manieren waarop dit nog beter kon, was door het invoeren van het consignatiemodel voor de etiketten en linten die het bedrijf afneemt bij PHI DATA. Dit model is courant in de retailwereld, maar werd tot dusver weinig gebruikt voor beheer van voorraden in productieomgevingen.

Consignatie in actie

Het consignatiemodel komt erop neer dat de leverancier een voorraad ter beschikking stelt bij de klant. Deze voorraad blijft eigendom van de leverancier tot op het moment dat er een product verbruikt wordt door de klant. De leverancier zuivert eveneens de voorraad aan volgens de herbevoorradingspunten die samen overeengekomen zijn en na automatische opdracht (SAP) van de klant. De voorraad bij Stora Enso Langerbrugge wordt op deze manier gegarandeerd zonder kapitaalsverhoging in hun magazijn, gezien onverbruikte voorraad eigendom is van de leverancier. De tweede laatste werkdag van elke maand volgt een self-billing op basis van de verbruiken en de overeengekomen prijs. Dit wordt door de klant eveneens geïnitieerd via SAP.

Deze manier van werken vereist een hechte samenwerking, een open communicatie en een stevige vertrouwensband tussen klant en leverancier, niet alleen op het vlak van logistieke processen en financiële verrekening, maar ook voor de automatisering van het voorraadbeheer in dit model. De klant eist op basis van de Europese voorschriften dat er wel minstens één maal per jaar een fysieke stockcontrole gebeurt door PHI DATA. Voor de rest loopt het consignatiemodel volledig automatisch zoals hierboven uitgelegd.

Conclusie

Het consignatiemodel aangestuurd door Stora Enso Langerbrugge biedt voor de leverancier en de klant veel voordelen: reductie van werkkapitaal voor de klant en een volledige automatisering van het inkoop- leveringsproces via settings in SAP die in onderling overleg overeengekomen werden. Op deze manier gaat er administratief geen tijd verloren voor beide partijen en kan er tijdig geproduceerd en geleverd worden door PHI DATA om het productieproces te ondersteunen bij Stora Enso Langerbrugge.

MATCH maakt deel uit van de onafhankelijke warenhuisgroep Louis Delhaize / Cora en telt ongeveer 50 supermarkten in België en 13 in Luxemburg. Ook supermarktketen SMATCH maakt deel uit van de groep. In totaal betekent dat 150 winkels in België en Luxemburg.

Jarenlange samenwerking

Zo’n 10 jaar geleden werkten beide bedrijven voor het eerst samen: PHI DATA installeerde de oorspronkelijke wifi-toegangspunten en adviseerde Match bij de keuze voor laptops. Daarmee worden inventaris en voorraadbeheer een stuk makkelijker. De medewerkers scannen de barcode van een bepaald product en melden zo dat de voorraad aangevuld moet worden. Het systeem met webapplicatie doet de rest. De terminals hebben echter regelmatig een update nodig, zodat ze compatibel blijven met de nieuwste technologie.

Voordelen

In het kader van die samenwerking heeft PHI DATA de toegangspunten en de draadloze controler geconfigureerd en het project opgevolgd voor elke winkel. Het systeem van PHI DATA heeft als voordeel dat het eventuele problemen met de toegangspunten van op afstand detecteert. In totaal werden er 400 toegangspunten vervangen door PHI DATA. Dat is niet weinig, als je weet dat elke winkel over minstens twee toegangspunten beschikt. Voor de Belgische Match-winkels staan er nog 62 op de planning.

Naast technische troeven biedt de samenwerking met PHI DATA ook economische voordelen: door het grote aantal terminals kan PHI DATA onderhandelen met leveranciers en dus interessante tarieven voorstellen. Bovendien worden de verplaatsingen van de onderhoudsteams op forfaitaire basis berekend en dat is voordelig voor de Match-winkels in alle hoeken van België en Luxemburg.

Efficiënte dienstverlening

PHI DATA is vertrouwd met de bedrijfsomgeving van Match en staat voor efficiënte dienstverlening (vervanging, configuratie, levering, onderhoud). Een winnende combinatie voor een geslaagd project! Voor Match is het belangrijk om het aantal onderbrekingen zo veel mogelijk te beperken. Dat kan door de onderhoudswerken goed te plannen.

“We zochten een stabiele en eenvormige oplossing voor alle winkels van de groep. PHI DATA leverde een uitstekende service toen ze wifi installeerden in onze winkels. Daarom gingen we ook bij hen te rade om het gebruikte materiaal te vervangen en de veiligheid en betrouwbaarheid ervan te verbeteren met de nieuwste technologie. PHI DATA begrijpt onze vragen en biedt kwaliteitsvolle technische oplossingen. Hun personeel werkt snel en efficiënt en dat is enorm belangrijk voor de continuïteit van ons werk.” zegt Marc Dantinne, Technisch verantwoordelijke België – Luxemburg voor de Match-supermarkten.

Traceerbaarheid wordt in een ziekenhuisomgeving steeds crucialer. Maar de juiste tools vinden om dit voor chirurgische sets in een operatiekamer te garanderen bleek geen eenvoudige opdracht voor AZ Sint-Jan. Toch hebben ze de klus geklaard, dankzij de juiste technologie van – en de hechte samenwerking met – PHI DATA.

Het AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV is een autonome verzorgingsinstelling die ernaar streeft om kwaliteitsvolle, humane en betaalbare zorg te bieden. Het ziekenhuis telt 1.221 bedden verspreid over drie campussen: campus Sint-Jan en campus Sint-Franciscus Xaverius in Brugge, en campus Henri Serruys in Oostende. Meer dan 300 artsen en 3.000 andere medewerkers zetten zich dagelijks in voor een hooggespecialiseerde en accurate zorgverlening. Een ruim aanbod van medische, verpleegkundige en paramedische disciplines staat zo ter beschikking van meer dan 300.000 patiënten voor basiszorg tot zeer gespecialiseerde zorg.

Eén van de gevolgen van de samenvloeiing van drie campussen is een grote behoefte aan standaardisering om efficiënt over de verschillende afdelingen heen te kunnen werken. Een referentieproject in dat opzicht is de modernisering van het elektronisch patiëntendossier (EPD) die moet leiden tot een betere informatiedeling van relevante patiëntengegevens over alle campussen heen.

Op zoek naar een geschikte oplossing voor een erg specifieke omgeving

Maar ook op andere vlakken streeft AZ Sint-Jan naar een uniforme toekomstgerichte digitale omgeving, waarbij de juiste technologie het verschil maakt voor de zorgverleners. Daarom zochten ze ook naar een oplossing om de traceerbaarheid van chirurgische sets (Een chirurgische set bevat alle benodigde instrumenten voor een operatie) te verbeteren, zodat bij eventuele vragen of problemen steeds kan nagegaan worden welke patiënt werd behandeld met welk materiaal. “We hadden nog wel een vroegere oplossing in huis, maar die was niet geschikt voor gebruik in operatiekamers. Erg vervelend voor een toepassing die net daar voor minder administratie wil zorgen”, vertelt Jan Suykerbuyk, IT business application manager bij AZ Sint-Jan, “daarom gingen we op zoek naar een oplossing die wel de zorgverleners kan ondersteunen zoals het hoort.”

In eerste instantie ging het ziekenhuis op zoek naar een geschikte scanner om de nodige informatie over de gebruikte chirurgische set te registreren in deze erg specifieke omgeving. “Aangezien PHI DATA een oude bekende was voor het ziekenhuis, gingen we ook bij hen te rade”, aldus Jan Suykerbuyk, “en zij reageerden met een aangename verrassing: zij konden ons niet alleen de juiste hardware aanbieden, maar ook de nodige intelligentie op de hardware om het registratieproces te vereenvoudigen, en het versturen van deze informatie via FTP naar een specifiek bestand, dat na validatie kan worden ingelezen en verwerkt in het bestaande elektronisch patiëntendossier.”

Snel en feilloos? Het kan, met de juiste ervaring en mindset

Eenmaal de keuze op PHI DATA was gevallen, moest de implementatie vrij snel verlopen. “We hadden de oplossing graag up and running voor de volgende accreditatie, zodat we eens te meer konden bewijzen hoe toekomstbestendig we ons ziekenhuis maken”, licht Jan Suykerbuyk toe. “En PHI DATA deed al het nodige om dit strakke tempo mee mogelijk te maken: ontwikkeling binnen de maand, toestellen geleverd na vier weken, onze feedback op de eerste werkende versie verwerkt binnen de twee werkdagen … Kort samengevat: er mocht niets misgaan met deze strakke timing, en PHI DATA, met zijn ruime kennis in de sector van de gezondheidszorg, heeft mee gezorgd voor een vlekkeloos parcours.”

Ook de constructieve samenwerking als heuse partners die samen een pragmatische oplossing zoeken voor een specifiek probleem, heeft zeker bijgedragen tot het succes, meent Jan Suykerbuyk.

Robuust, vochtbestendig, gebruiksvriendelijk en precies

Het eindresultaat beantwoordt perfect aan de verwachtingen. De hardware is een robuuste, vochtbestendige, goed in de hand liggende scanner die perfect functioneert in een operatieruimte. “Dat lijkt evident, maar met de andere voorgestelde oplossingen viel bijvoorbeeld dat vochtbestendige aspect soms wel erg tegen”, preciseert Jan Suykerbuyk.

De in de handheld ingebouwde scanner doet ook precies wat moet, vervolgt Suykerbuyk: “Het toestel lijkt op een smartphone waarmee je inscant wat geregistreerd moet worden: eerst de identificatie van de patiënt en vervolgens de chirurgische set.” De ingebouwde intelligentie zorgt ervoor dat de zorgverstrekkers zich hierbij niet kunnen vergissen: als ze productinformatie scannen in plaats van de patiëntinformatie, krijgen ze automatisch een foutmelding te horen zodat ze meteen kunnen corrigeren. Dat spaart extra administratie in het uitzoeken van fouten achteraf. “Scan, scan en send: meer is het eigenlijk niet”, vat Jan Suykerbuyk samen, “maar voor onze administratieve vereenvoudiging betekent dit een wereld van verschil.”

Hardware als ondersteuning, niet als obstakel

“De oplossing is niet alleen geschikt voor de omgeving en intuïtief voor de gebruiker, er is ook aan de toekomst gedacht”, voegt Jan Suykerbuyk nog toe. “Met de open standaarden en interfaces van de oplossing die PHI DATA voor ons bouwde, is integratie mogelijk met het om het even welke software.”

Het gebruiksgemak van de oplossing zette het ziekenhuis ook aan het nadenken over andere toekomstige toepassingen. Jan Suykerbuyk: “Als we zelfs zo makkelijk de brug kunnen slaan tussen een veeleisende fysieke omgeving als de operatiekamer en de digitale infrastructuur, dan moet dat ook in andere delen van het ziekenhuis zeker een meerwaarde opleveren. Ik denk maar aan het koppelen van patiënten informatie aan de voor deze patiënt gebruikte medicatie of implantaten. PHI DATA bracht het eerste mobiele toestel in onze ziekenhuizen binnen dat voor verschillende toepassingen inzetbaar is, en we beseffen wellicht nog maar half wat hiermee allemaal mogelijk is.” De handheld terminal die ze in gebruik hebben, heeft immers alles erop en eraan: computer, software, apps, database, wifi, touch, bellen … Zulke multifunctionele toestellen zorgen voor een echte revolutie in de manier waarop AZ Sint-Jan zulke technologie ervaart, besluit Jan Suykerbuyk: “Vroeger bepaalde de hardware welke processen mogelijk waren, nu zien we hardware als een ondersteuning, ongeacht het proces waarvoor we kiezen.”

Wim Verduyn, Business Development Manager Health & Care bij PHI DATA, blikt eveneens tevreden terug op de geslaagde samenwerking en het minstens even geslaagde resultaat: “Door samen met de klant naar een oplossing te zoeken zijn we tot een efficiënt en gebruiksvriendelijk eindproduct gekomen, dat het leven van de verpleegkundigen veraangenaamt én heeft geleid tot het behalen van het JCI-certificaat.”

Smart Edge in praktijk gebracht

De implementatie bij AZ Sint-Jan illustreert perfect de kracht van PHI DATA als leverancier van Smart Edge-oplossingen. Deze verbinden de fysieke en de digitale ketens bij Sint-Jan en vereenvoudigen de vereiste processen. Ze vormen de “slimme rand” waar de fysieke en digitale wereld elkaar raken. PHI DATA’s expertise in deze wereld van innovatieve oplossingen voor de ziekenhuiswereld garandeert daarbij een dienstverlening op maat van de ambities van het ziekenhuis. En zorgt ervoor dat deze ambities mettertijd alleen maar toenemen.

PHI DATA oplossingen in detail

Hardware: Datalogic Memor 10 Healthcare
Software: IDsecurescan van PHI DATA

Mazda Motor Logistics Europe is het Europese verdeelcentrum van Mazda voor wisselstukken. De reserve-onderdelen arriveren vanuit Japan en worden vanuit het magazijn in Willebroek naar de Mazda-dealers in heel Europa verstuurd. Het bedrijf implementeerde een RFID-oplossing van PHI DATA voor de registratie en tracking van de kooien en bakken, zogenaamde “Returnable Transport Items” of RTI’s, waarin de wisselstukken worden vervoerd.

De medewerkers van Mazda Motor Logistics Europe maken dagelijks de metalen kooien leeg die in het magazijn aankomen en slaan de reserve-onderdelen op in het magazijn. De geledigde kooien vertrekken opnieuw richting het verre Oosten. De reserve-onderdelen vertrekken op hun beurt vanuit het magazijn naar de verschillende Europese dealers; eveneens in kooien of in kleinere bakken. Deze kooien en bakken dienen terug te worden bezorgd bij Mazda Motor Logistics Europe. Echter, soms verdwijnen er bakken, en soms gaan ze stuk. Tot voor kort gebruikte Mazda Motor Logistics Europe barcodes en scantoestellen om de inkomende en de uitgaande kooien en bakken in kaart te brengen. Hiervoor diende de medewerkers van Mazda Motor Logistics Europe elke inkomende en uitgaande kooi of bak manueel te scannen en te registreren. Dit was een tijdrovende bezigheid die omwille van de menselijke component foutgevoelig was.

Mazda Motor Logistics Europe zocht daarom een oplossing die het aantal manuele handelingen en de fouten in de registratie verminderde en de registratie en tracking van de kooien en bakken sneller in kaart bracht. Het bedrijf koos voor een oplossing van PHI DATA: een systeem van RFID-tags en –labels, slim geplaatste poorten en antennes, en op maat geschreven software voor de verbinding met het bestaande WMS-systeem. PHI DATA rustte daarom alle inkomende en uitgaande kooien en kleinere bakken uit met een RFID-tag of -label. De vertrekkende kooien kregen eveneens een geprint “shipping label”. Deze labels bevatten alle informatie over de producten die zich in de kooien bevinden.

Aan de ‘dock doors’ registreren de strategisch opgestelde poorten met antennes nu meteen de producten dankzij hun RFID-tags en –labels. De medewerkers zetten vervolgens de kooien in het WMS-systeem op ‘IN’. Door de unieke nummers van de assets weten de medewerkers perfect om welke kooien het gaat. Op die manier krijgen de magazijniers van Mazda Motor Logistics Europe een goed overzicht van de kooien die zich in het magazijn bevinden. Dezelfde werkwijze werd toegepast voor de uitgaande kooien met wisselstukken: ze passeren langs de poorten, de antennes registreren de labels en de tags, de kooien worden op ‘OUT’ gezet en de medewerkers van Mazda Motor Logistics Europe weten meteen welke kooien naar welke dealers werden gestuurd. Op die manier zien de medewerkers duidelijk welke dealers welke bakken leeg moeten terugsturen en hoe lang de kooien onderweg zijn.

“Omdat het over zowel binnenkomende als uitgaande producten gaat binnen eenzelfde magazijn, was dit best een complexe oefening”, verklaart Charlotte Peeters, Engineer Mazda Motor Logistics Europe. “Samen met PHI DATA zijn we op zoek gegaan naar de juiste tags en labels, én naar de juiste plaats om ze te bevestigen op de kooien en bakken. Ook de precieze plaatsing van de antennes en het vinden van de juiste power settings, de juiste zendkracht en de juiste leessterkte, was geen sinecure. Na de tests kwamen we tot een 100% ‘read rate’ en waren er geen zogenaamde blind spots meer.”

Via een op maat gemaakt software pakket van PHI DATA communiceert de RFID-oplossing nu ook met het WMS-systeem van Mazda Motor Logistics, zodat alle in- en uitgaande bewegingen automatisch worden geregistreerd. Bovendien werd een app ontwikkeld voor de heftruckchauffeur. Deze app toont een overzicht van hoeveel en van welk type bakken of kooien er werd geladen of gelost. Tevens krijgt de heftruckchauffeur een waarschuwing wanneer een bak of kooi op een verkeerde vrachtwagen geladen wordt. Het volledige systeem is sinds enkele weken operationeel.

“De nieuwe manier van werken betekent een hele vooruitgang. Er is een tijdsbesparing bij de laders en lossers omdat alle scanning wegvalt, maar ook menselijke fouten worden zoveel mogelijk geminimaliseerd. Sinds we de RFID-oplossing hebben geïmplementeerd is de opvolging van de kooien en de bakken aanzienlijk vereenvoudigd. Een ander voordeel is het feit dat je nu in real-time kan zien wanneer een product ook effectief het warehouse fysiek verlaten heeft, en niet alleen op papier naar de dealers vertrokken is.”

“Wij zijn uiterst tevreden over de samenwerking met PHI DATA”, verklaart Charlotte Peeters. “Zij hebben de technische kennis én de ervaring van dergelijke RFID-projecten. Daar komt bij dat ze ons een volledig geïntegreerde oplossing konden aanbieden; een totaalpakket van hardware en software. PHI DATA denkt ook met ons mee in functie van de uitbreiding van het proces. We kijken uit naar andere RFID-toepassingen om manuele scanning te verminderen in het hele magazijn. Zodat niet alleen de kooien en de bakken, maar ook de onderdelen zelf kunnen worden getraceerd en geregistreerd met deze oplossing.”

Multitra bestaat al sinds 1998 en is gespecialiseerd in het organiseren van internationale transporten en logistieke diensten voor bedrijven. Het aanbod van de onderneming, die zowel KMO’s als multinationals onder haar klanten mag rekenen, omvat onder meer opslagdiensten, goederenbehandeling, transits, stockbeheer, klaarmaken van bestellingen, verpakking, opslag in douane-entrepot en het bijbehorende transport. Multitra heeft zijn hoofdkwartier in Verviers en beschikt over 4.000 m2 opslagruimte.

Gebruiksvriendelijk en efficiënt

Na een demonstratie bij een klant van PHI DATA besloot Multitra in 2009 over te schakelen op IDwms. De tool die tot dan toe werd gebruikt, bleek verouderd en was niet echt gebruiksvriendelijk. De manuele opvolging resulteerde bovendien in fouten en een inventaris die niet op ieder moment van de dag up-to-date was. IDwms leek de geknipte oplossing om de stock in real time op te volgen en dus sneller en efficiënter te werken.

“Dankzij IDwms is het werk van de magazijniers er een stuk gemakkelijker op geworden, wat de productiviteit van onze onderneming ten goede komt”, bevestigt Luc Thyrion, Operations Manager bij Multitra.

Dankzij het IDwms-systeem (of Warehouse Management System), helemaal op maat van de onderneming, kunnen alle goederen nauwkeurig in het magazijn gelokaliseerd worden: elke pallet in het magazijn krijgt een uniek identificatienummer. IDwms print vervolgens identificatielabels met een barcode die door de magazijniers gescand worden. Met behulp van een draagbare terminal met ingebouwde barcodescanner en wifiverbinding krijgen de magazijniers direct toegang tot de database en kunnen ze de voorraadgegevens in real time opvolgen. Elke goederenbeweging wordt automatisch geregistreerd door scannen van de barcode, zonder dat bij iedere stap gegevens ingevoerd moeten worden. Dankzij dit systeem moeten gebruikers minder tijd besteden aan administratieve rompslomp en wordt de tracking van alle goederen mogelijk.

Tevreden met het resultaat

“Onze 6 magazijniers gebruiken IDwms dagelijks en we zijn echt tevreden met het resultaat. Dankzij de moderne technologie van PHI DATA hebben we een optimaal overzicht en kunnen we de goederen sneller behandelen, met een lagere foutenlast.”

“Al van bij het begin worden we door dezelfde adviseur bij PHI DATA begeleid. IDwms heeft ons magazijnbeheer een enorme boost gegeven. Om aan onze toenemende noden tegemoet te komen, laten we een nieuwe opslaghal met een oppervlakte van 2000 m2 bouwen, die volledig beveiligd is en bedoeld is voor de opslag van gevoelige producten. Ook daar zullen we IDwms uitrollen.”

Asster is een psychiatrisch ziekenhuis in Sint-Truiden. Het telt 581 bedden en is ontstaan uit een fusie van het Psychiatrisch Ziekenhuis Sancta Maria en het Psychiatrisch Centrum Ziekeren. Per jaar worden er zo’n 2.000 mensen opgenomen. In Asster werken 850 medewerkers en 20 artsen. Voor de afdeling voor kinderen en jongeren (6-17 jaar) ging het ziekenhuis aan de hand van een marktstudie op zoek naar een oplossing die exact weergeeft waar medewerkers zich bevinden wanneer ze alarm slaan. De oplossing die PHI DATA voorstelde werd weerhouden en viel zo in de smaak dat al snel werd beslist om op de twee campussen ook samen te werken voor de temperatuurcontrole.

Asster was op zoek naar een oplossing om de veiligheid te verhogen op de psychiatrische afdeling gericht op kinderen en jongeren tussen 6 en 17 jaar. Het systeem moet de medewerkers in staat stellen om in geval van nood snel en eenvoudig collega’s te alarmeren. Het toestel moest comfortabel en betrouwbaar zijn en zorgen voor een erg nauwkeurige plaatsbepaling.

“In onze zoektocht naar de ideale oplossing hebben we de markt verkend, onder andere door met andere ziekenhuizen te praten over hoe zij dit aanpakken. Aan de hand van een marktstudie kwam PHI DATA naar voren als de ideale partner: hun oplossing is erg nauwkeurig en moduleerbaar”, zegt bouwcoördinator Peter Vandenreyt.

PHI DATA implementeerde een RTLS-oplossing waarbij de medewerkers op de afdeling werden uitgerust met tags van Stanley Healthcare. De T3-tags zijn compact en beschikken over een actieve RFID-chip. PHI DATA implementeerde die RTLS-technologie in de WiFi-systemen van Asster. Wanneer een medewerker op de alarmknop op zijn tag drukt, wordt aan de hand van een triangel-meting de locatie van de tag bepaald tot op 5 meter nauwkeurig. Wegens de moeilijkere meetomstandigheden in de gecapitonneerde afzonderingskamers werd daar gekozen voor exciters die exact kunnen vertellen of de medewerker die alarm slaat zich binnen of buiten de kamer bevindt.

“Die oplossing werkt goed. Omdat we er zo tevreden over waren en omdat de hardware hier al stond, was al snel duidelijk dat bij de marktstudie naar temperatuurcontrole op beide campussen, waarbij we zowel keken naar prijs als gebruiksvriendelijkheid als technische vereisten, PHI DATA opnieuw werd weerhouden”, zegt Peter Vandenreyt. “Daardoor werken we nu ook samen voor de temperatuurcontrole bij medicatie en voeding.”

Die temperatuurcontrole gebeurt met de draadloze Condition Monitoring-oplossing van PHI DATA. Ook daarvoor worden RFID-tags van Stanley Healthcare gebruikt, die hun signalen uitzenden via WiFi. Wanneer vooraf bepaalde temperatuurgrenzen worden overschreden, wordt alarm geslagen. De oplossing bouwt ook een archief op met daarin maandelijkse rapporten. Bovendien zijn de temperatuuroverschrijdingen én corrigerende maatregelen traceerbaar.

“Doordat de hardware al gedeeltelijk was geïnstalleerd voor de oplossing in crisissituaties bleven de kosten voor de uitbreiding met temperatuurcontrole beperkt. Ook de connectie naar het telefoonnetwerk was al gerealiseerd, dus die link moesten we niet meer leggen”, zegt Peter Vandenreyt. “We zijn erg tevreden over de samenwerking met PHI DATA. Ook nu de oplossing al een tijdje draait, blijven de medewerkers bereikbaar. Als er problemen zijn, wordt er snel gereageerd. Speciaal voor dat doel heeft PHI DATA een virtuele server, zodat hun medewerkers vanop afstand online kunnen komen en aanpassingen uitvoeren.”

All-in LabelEasy-oplossing verzekert onbezorgd gebruik en transparant prijsmodel

De Bandag-fabriek in Lanklaar produceert loopvlakken voor het herrubberen van bus- en vrachtwagenbanden. Om te vermijden dat bij het wegen en het aanbrengen van het label met de informatie over het loopvlak, menselijke fouten sluipen, heeft het bedrijf besloten het hele proces te automatiseren.

Bandag deed hiervoor beroep op PHI DATA, dat 3 units Automatic Label Applicators installeerde.

Hoe werkt het?

Het geautomatiseerde systeem gaat als volgt in z’n werk: het loopvlak, dat zich op een loopband bevindt, wordt opgerold. Operatoren kunnen op een scherm aangeven over welk product en welke productie het gaat. De band wordt verpakt, komt op een kipstoel terecht middels een robotarm, en wordt gewogen.

Deze informatie wordt geregistreerd, en daarna kleeft het systeem met een robotarm het juiste label op het verpakte loopvlak. Door de oplossing komen het juiste gewicht en logistieke gegevens op het juiste product, zodat er geen klachten van klanten zijn met betrekking tot foute leveringen, foute gewichten, edm.

LabelEasy

Bandag koos voor de “LabelEasy”-formule, waarbij alle kosten – zowel de hardware, de installatie, de software-sturing, het onderhoud als de reparaties gerelateerd aan het project, per label worden betaald.

Dit heeft tal van voordelen voor Bandag, verklaart ook Heidi Kerkhofs, IT Developer bij Bandag in Lanklaar. “We hebben voor PHI DATA gekozen, omdat zij de enige partij zijn, die een leasing-oplossing konden voorstellen. We weten nu precies wat de kost per label bedraagt en dus ook per band. Daarenboven hoeven wij niet zelf te investeren in de applicatorsystemen. Omdat ook het onderhoud en eventuele reparaties mee in het leasingcontract zitten, moeten we in huis niet zelf over al deze knowhow beschikken.”