Cases Archive • PHI DATA

De kunstwerken die je in een museum ziet, vormen meestal maar een klein deel van de volledige collectie. De overige werken staan opgeslagen in een van de reserves of zijn uitgeleend aan andere musea. Dat ze niet in het zicht hangen, belet niet dat ze evengoed beheerd en geïnventariseerd moeten worden. Om dat proces te vereenvoudigen en betrouwbaarder te maken deden de Koninklijk Musea voor Schone Kunsten van België (KSMKB) in Brussel een beroep op de IDasset®-oplossing op PHI DATA.

Het KMSKB, in 1801 opgericht door Napoleon, is een federale instelling en behoort tot de Programmatorische federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (BELSPO). Het KMSKB telt alles samen 20.000 kunstwerken van de 15^de eeuw tot nu (schilderijen, beeldhouwwerken, tekeningen…) en is samengesteld uit diverse musea: Magritte Museum, Fin-de-sciècle Museum, Old Masters Museum, Meunier Museum en het Wiertz Museum. Op basis van het aantal jaarlijkse bezoekers is het KMSKB het grootste museum van België.

KSMKB^J Forum NXPowerLite — Forum ©Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique/Koninklijke Musea voor Schone Kunsten

De totale collectie is van onschatbare waarde en dient op een goede manier beheerd te worden. Jaarlijks een inventaris maken, is trouwens een wettelijke verplichting. Veel van de processen inzake inventarisering verlopen nog steeds manueel (eerst op fiches, nu in spreadsheets), maar in het kader van de modernisering van de hele informaticavoorziening (infrastructuur, bureautica, tooling) komt daar nu verandering in. “Een inventaris manueel bijhouden is niet alleen foutgevoelig, maar ook heel tijdsintensief, en dus duur.” zegt IT-verantwoordelijke Benoît Lécaillier van het KMSK. “Bovendien zullen de werken de komende tijd verplaatst moeten worden omwille van geplande verbouwingen.”

Eenvoud, betrouwbaarheid, veiligheid dankzij IDasset®

Bij de keuze voor een digitalisering van de inventaris stonden vooral eenvoud, betrouwbaarheid en veiligheid voorop. Zo kwamen de musea uit bij PHI DATA, dat een totaaloplossing leverde die bestaat uit RFID-tags, mobiele RFID lezers, vaste antennes en de software IDasset®. PHI DATA kwam bij een marktbevraging als beste uit de bus.

Criteria waren onder meer het opbouwen van een lange termijn relatie met de leverancier, een interessante kostprijs en de gebruikersvriendelijkheid van de oplossing. “De oplossing moet eenvoudig te gebruiken zijn door de collectiebewaarders, de gegevens moeten betrouwbaar zijn, en de gegevens moeten beveiligd kunnen worden,” zegt Benoît Lécaillier. “Alleen de vier collectiebewaarders en de conservatoren mogen weten waar een werk zich bevindt in de opslag, dus mag die informatie alleen door hen geconsulteerd worden.”

Dankzij IDasset® weet KMSK niet alleen waar een werk zich bevindt, maar ook wanneer en waarheen ze verplaatst zijn. “In tegenstelling tot wat men zou denken, beweegt er heel veel in een museum,” zegt Francisca Vandepitte, als conservator moderne kunst bij het KMSKB verantwoordelijk voor alle schilderijen en beeldhouwwerken van tussen 1900 en 1968, “maar dan vooral achter de schermen. Werken worden uitgeleend aan andere musea in binnen- en buitenland, of worden binnen de reserves verplaatst. Het is de bedoeling dat we op ieder moment direct kunnen weten waar een kunstwerk zich bevindt.”

Alle informatie die opgenomen is in IDasset® wordt bidirectioneel gesynchroniseerd met de eigen collectiedatabase van het KSMK, Fabritius. PHI DATA stond in voor het ontwikkelen van de interface tussen IDasset® en Fabritius. “PHI DATA maakte een hele grondige analyse en stemde het werk constant af met Axiell, het bedrijf dat Fabritius ontwikkelde. Dankzij deze grondige analyse werkt de synchronisatie perfect,” zegt Benoît Lécaillier.

Dankzij IDasset worden alle kunstwerken vlot geinventariseerd — Lawrence Weiner, (OFTEN) MOVED ABOUT (# 399 / 400). # 399 WITH RELATION TO REASON / (OFTEN) MOVED ABOUT. # 400 (OFTEN) MOVED ABOUT / WITHIN THE CONTEXT OF [A] REASON (SOUVENT) DÉPLACÉ (# 399 / 400). # 399 EN RAPPORT À LA RAISON / (SOUVENT) DÉPLACÉ. # 400 (SOUVENT) DÉPLACÉ / DANS LE CONTEXTE DE LA [D’UNE] RAISON (1974), Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique/Koninklijke Musea voor Schone Kunsten, Bruxelles/Brussel, photo/foto : Odile Keromnes

IDasset® raadplegen via RFID-Lezers

Bij de keuze van de RFID-lezers werden de collectiebewaarders betrokken. Alle handelingen die ze doen, moesten zo simpel mogelijk uit te voeren zijn. Ze moeten op eenvoudige wijze RFID-tags kunnen afdrukken, tags kunnen lezen wanneer ze kunstwerken verplaatsen, en makkelijk een inventaris kunnen maken. Op de RFID-lezers kunnen ze IDasset® raadplegen. Dat laat hen toe om snel te zien of een kunstwerk al of niet op zijn plaats hangt.

De handhelds kunnen zo afgesteld worden dat ze zowel vanop grote afstand de RFID-tags kunnen lezen (bijvoorbeeld van alle werken die in één bepaalde kamer hangen) als van dichtbij, bijvoorbeeld wanneer de werken zich in een Compactus archiefkast bevinden. Deze zware metalen archiefkasten vormen een kooi van Faraday, wat het onmogelijk maakt om alle werken in één keer te scannen.

Het project startte met een pilootproject waarin een 50-tal werken betrokken waren. “We hebben hier gekozen voor werken waar geen inventarisproblemen mee waren,” zegt Francisca Vandepitte. “We wilden vooral de functionaliteit testen, zonder de zaken complex te maken door te starten met allerlei uitzonderingen.” Het pilootproject liet het KMSK toe om de toepassing te testen in verschillende omstandigheden, exact te bepalen op welke plek de tags aangebracht kunnen worden, en na te gaan of de synchronisatie goed functioneerde. Tegelijk werden op basis van deze test de procedures verder aangepast om het aantal handelingen te beperken.

De collectiebewaarders vroegen ook om andere informatie op de RFID-tags te kunnen aanbrengen dan oorspronkelijk voorzien. Deze verbeteringen maken het makkelijk om de rest van de collectie te inventariseren. Op termijn kunnen andere functionaliteiten toegevoegd worden. “Dat is toekomstmuziek,” zegt Benoît Lécaillier, “we wilden vooral starten met een simpele en haalbare oplossing en niets te complex te maken.”

Een van de resultaten die het snelste zichtbaar zal worden als alle werken voorzien zijn van tags, is het maken van de jaarlijkse inventaris. “Dat is een werk dat nu meerdere maanden in beslag neemt,” weet Francisca Vandepitte. “De collectiebewaarders moeten die inventaris uitvoeren bovenop hun gewone werk, dus dat neemt veel tijd in beslag. Ik vermoed dat we straks zullen kunnen spreken van weken in plaats van maanden, dankzij de RFID tags en IDasset®.”

Echt partnership

“We hebben bijzonder goed samengewerkt met PHI DATA,” zegt Benoît Lécailler. “We kunnen alleen maar tevreden zijn over hun project management en de kwaliteit van hun oplossing. Ze zorgden er voor dat alles goed vooruit ging. Ze luisterden goed naar onze noden en baseerden daarop hun adviezen. PHI DATA hielp ons ervoor te zorgen dat het geen louter technisch project werd, maar dat er echt nagedacht werd over de manier waarop de gebruikers optimaal met de oplossing kunnen werken. “

“Het is heel belangrijk om als echte partners te kunnen samenwerken en veel met elkaar te overleggen. Een museum is een heel complex geheel. Niemand kent onze context beter dan wijzelf, dus moet je kunnen samenwerken met een partner die openstaat voor deze specificiteit en daar rekening mee houdt bij de uitwerking van het project,” zegt Benoît Lécaillier.

Ook Francisca Vandepitte is zeer te spreken over de samenwerking met PHI DATA. “Ik ben als kunsthistoricus bij dit project betrokken, dus ik heb intussen veel bijgeleerd. Wat me vooral beviel aan de samenwerking is dat de ingenieurs een verstaanbare taal spraken, zonder specifiek jargon. Ik heb me tijdens gesprekken met PHI DATA nooit ongemakkelijk gevoeld, zo konden we in gezamenlijke dialoog snel vooruitgang boeken. PHI DATA was ook altijd bereikbaar, beschikbaar en bereid om vragen te beantwoorden,” besluit Francisca Vandepitte.

Veranderende wetgeving en de wens om bestaande processen te vereenvoudigen, zet de groep Renmans ertoe aan om de slagerijen van twee nieuwe applicaties te voorzien, voor inventarisering en voor de traceability van de producten. Voor beide apps deed men een beroep op Simac PHI DATA, dat ook de Zebra handhelds leverde voor makkelijk gebruik door de werknemers.

Vereenvoudigen processen, betere naleving regelgeving

Het maken van de inventaris is een belangrijke activiteit in een slagerij. Enerzijds is er maandelijks de financiële inventaris voor de boekhouding, anderzijds wordt ook wekelijks een inventaris gemaakt die de basis vormt voor de bestellingen van de winkels in het distributiecentrum. Inventarissen die manueel gebeuren, bijvoorbeeld door de hoeveelheden te noteren op een blad, nemen meerdere uren in beslag. Dat proces wou men vereenvoudigen en versnellen door het te digitaliseren.

Anderzijds komt er ook steeds meer druk van de overheidsdiensten die begaan zijn met de voedselveiligheid. Die willen dat slagerijen exact kunnen traceren welke producten verwerkt worden in bereide maaltijden en preparaties: welk vlees is gebruikt, waar komt het vandaan, welke kruiden werden toegevoegd, op welke datum werden bereidingen gemaakt,…. Al die gegevens worden tegenwoordig bij de Renmans-slagerijen digitaal bijgehouden.

Dankzij de traceability vermindert Renmans hun voedselverspilling

Software op maat, gebouwd door Simac PHI DATA

Voor beide digitaliseringsprojecten klopte men aan bij Simac PHI DATA, al jaren een vaste partner voor onder meer scanners en etikettenprinters. De eigen interne IT afdeling stelde voor zowel de Inventaris App (voor het maken van de inventaris) als voor de TraceAbility App (voor het traceren van alle ingrediënten in bereidingen) een uitgebreide analyse op, en Simac PHI DATA ontwikkelde de toepassingen op maat.

“We wilden vooral dat de toepassingen makkelijk te gebruiken waren”, zegt Yves Hutsebaut, Information Systems Manager bij Brabhold. “Er bestaat wel off-the-shelf software die hier ook voor kan zorgen, maar die biedt meestal te veel functionaliteiten die toch niet gebruikt worden, maar wel de gebruikersvriendelijkheid in de weg staan. Uiteindelijk was het interessanter om software op maat te laten bouwen door Simac PHI DATA dan om een standaardpakket te kopen waarvan we maar 20% van de functionaliteit nodig hebben.” Naast het eenvoudige gebruik, dienden de apps ook offline gebruikt te kunnen functioneren. “Wanneer je in een frigo een inventaris moet maken, is de Wifi dekking niet altijd optimaal en soms zelfs helemaal niet beschikbaar,” zegt Hutsebaut.

Simac PHI DATA schreef niet alleen de apps helemaal op maat van de slagerijen, maar ook de integratie met het achterliggende ERP-systeem dat gebruikt wordt, zodat de gegevens makkelijk via webservices (voor de TraceAbility App) en via webservices en FTP-transfert (voor de inventaris) uitgewisseld kunnen worden.

Pilootfase leidt tot keuze voor Zebra handhelds

Daarnaast gaf Simac PHI DATA ook aanbevelingen voor de handheld terminals die in de slagerijen gebruikt worden om de vleeswaren te scannen. In een pilootfase werden twee verschillende toestellen uitgetest in een dertigtal filialen. Uiteindelijk kwam de Zebra TC7X series als winnaar naar voren, onder meer omdat die beschikt over een ‘pistol grip’ die makkelijk aan de handheld bevestigd kan worden. Ook hier werd opnieuw gekozen voor het gebruiksgemak.

“Het handige is dat je die pistol grip ook gewoon kan laten zitten als de handheld in een cradle geplaatst wordt om te laden,” zegt Hutsebaut. “Zowel de toestellen zelf als de software zijn heel eenvoudig in gebruik. We hoefden geen echte training te geven, een paar lijntjes uitleg waren voldoende om iedereen op gang te helpen.”

Voor het beheer van de toestellen implementeerde Simac PHI DATA de Mobile Device Management tool MobiControl van Soti. Die wordt vooral gebruikt voor remote access op de handhelds. “Als iemand in een slagerij een probleem heeft met zijn toestel, kunnen we centraal het scherm overnemen en het probleem op afstand oplossen.” Voor de ingebruikname van nieuwe toestellen ontwikkelde Simac PHI DATA een configuratietoepassing zodat bijvoorbeeld een nieuw filiaal heel snel een PDA volledig kan configureren zonder veel parametrisatie.

Sneller, en met minder fouten dankzij de Traceability App

Het digitaliseringsproject met de Inventaris App en de TraceAbility App biedt diverse voordelen:

Tijdswinst: de maandelijkse inventaris nam voordien makkelijk twee tot drie uur in beslag. Een charcuterie assortiment bestaat al gauw uit 100 tot 150 referenties. Dat proces is nu herleid tot een gemiddelde van minder dan een uur.
Betere naleving procedures: van de bedrijfsrevisor mogen de slagerijen hun maandinventaris maar opstarten na een afgesproken uur. Door met een app te werken kan dit startuur afgedwongen worden. Dit garandeert een meer accurate maandinventaris.
Minder fouten: voor de digitalisering werd alles op papier genoteerd, per fax of per post doorgestuurd naar de centrale boekhouding, waar alle gegevens opnieuw dienden ingegeven te worden.
Snellere rapportering: doordat niets handmatig ingebracht moet worden, kan de totale inventaris meerdere dagen sneller afgesloten worden. Per filiaal waren er vroeger makkelijk vijftien tot twintig bladzijden inventaris, dat neemt uiteraard veel tijd om over te tikken.
Betere controle op houdbaarheidsdatum: de applicatie geeft een melding indien een product nog maar 2 dagen verkocht kan worden. Dit laat toe producten vroeger in de snelverkoop te laten gaan, waardoor minder voedsel verloren gaat.
Compliance: De slagerijen kunnen nu voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake tracering en voedselveiligheid.

“Ik ben heel tevreden over Simac PHI DATA,” besluit Yves Hutsebaut. “Ze hebben ons goede adviezen gegeven en de software werd exact zo geschreven als wij in onze analyse aangegeven hadden.”

Stem voor Simac PHI DATA als IT Project of the Year in Health

Ziekenhuizen werken met belastinggeld, dus proberen ze zo zorgzaam mogelijk om te gaan met de beschikbare budgetten. Om het medisch materiaal zo efficiënt mogelijk in te zetten en om investeringen te vermijden, startte het Oostendse ziekenhuis AZ Oostende een track-and-trace project in samenwerking met Blyott en PHI DATA.

AZ Oostende is een toekomstgericht algemeen ziekenhuis dat streeft naar kwaliteitsvolle gezondheidszorg voor de bevolking van Oostende en de regio. Eind 2023 fusioneerde AZ Damiaan met het tweede Oostendse ziekenhuis Henri Serruys tot AZ Oostende.

Ziekenhuizen worden steeds meer gedreven door data, ook om investeringsbeslissingen te sturen, of om de werking efficiënter te maken. In ziekenhuizen worden diverse types medisch materiaal (beademingstoestellen, spuitpompen, monitoren, …) en ander materiaal (bedden, rolstoelen, …) ingezet, de ene al kostbaarder dan de andere. Daarom ondernam AZ Oostende drie jaar geleden een marktstudie om de beschikbare middelen efficiënter in te zetten, bijvoorbeeld door materiaal te delen tussen afdelingen, en door de werking van de uitleencentrale efficiënter te maken. Tegelijk werd ook al nagedacht over het verbeteren van het preventief onderhoud door de biotechnische dienst die het medisch materiaal beheert.

Vervanging van manuele processen

Voor het opzetten van het track&trace project, gebeurde het beheer van het materiaal vooral via formulieren die manueel werden ingevuld. Een formaliteit die in de rush om materiaal te gebruiken, wel al eens vergeten werd. Zoekgeraakt materiaal dan terugvinden, werd zo een hele klus.

Bij de marktbevraging hield AZ Oostende rekening met een aantal criteria:

Het systeem moest gebruik kunnen maken van het bestaande wifinetwerk van het ziekenhuis. Zo is het hele ziekenhuis gedekt en moest AZ Oostende geen nieuw netwerk aan accespoints opzetten.
De tags moeten een lange levensduur hebben. Zo moet AZ Oostende niet te vaak de batterijen vervangen.
De software moet vlot toegankelijk en gebruiksvriendelijk zijn zodat het voor alle ziekenhuismedewerkers bruikbaar is.
Ruime nauwkeurigheid: materiaal moet tot op vijf à tien meter nauwkeurig teruggevonden kunnen worden.
De prijs van het volledige systeem.

Op basis van deze criteria kwam het systeem van Blyott als winnaar uit de bus, ook al omdat AZ Oostende informatie inwon bij andere tevreden Blyott-gebruikers zoals AZ Maria Middelares (Gent) en Jan Yperman (Ieper). Het op Bluetooth gebaseerde realtime locatiegebaseerde systeem van Blyott blinkt niet alleen uit door zijn makkelijke installatie en lange batterijduur, dankzij de webinterface is het voor iedereen eenvoudig bruikbaar.

Het systeem bestaat uit de tags die op de apparatuur aangebracht worden, en een webportal waarop de gebruikers hun zoekopdrachten kunnen ingeven. Op termijn zullen 800 apparaten van een tag voorzien worden.

Nauwe samenwerking tussen AZ Oostende, PHI DATA en Blyott

De uitrol van het systeem gebeurde in samenwerking met PHI DATA, waarmee AZ Oostende al langer samenwerkt, voor onder meer het anti-wegloopsysteem van patiënten (gebaseerd op de MobileView oplossing van SECURITAS Healthcare) en de handscanners die gebruikt worden voor de distributie van medicatie en het scannen van de zorgbandjes waarmee patiënten geïdentificeerd worden. “We zijn heel tevreden over de dienstverlening van PHI DATA”, zegt Bart Dejaegher, stafmedewerker medisch materiaal en zorgprocessen.

“PHI DATA helpt met ons meedenken over toepassingen, bijvoorbeeld voor extra use cases of om het gebruiksgemak verder te verbeteren. PHI DATA weet welke andere zorginstellingen Blyott gebruiken en kan ons naar hen doorverwijzen, of zelf zaken voor ons navragen. Met PHI DATA loopt momenteel ook een project om te zien hoe we de data van de Blyott-tags kunnen koppelen met Power BI voor grondige analyses.”

Gefaseerde uitrol leidt tot hoge acceptatiegraad door gebruikers

Sedert begin 2023 hebben alle medewerkers van AZ Oostende toegang tot de software. De uitrol is geleidelijk verlopen, waarbij eerst een aantal superusers de software konden gebruiken. Op die manier kon feedback verzameld worden, bijvoorbeeld naar het gebruik van de juiste zoektermen. In een tweede fase kregen prioritaire gebruikers toegang, die vaak toestellen van andere afdelingen ontlenen. In de derde fase kwamen ook hoofdverpleegkundigen aan de beurt. Zo stond het systeem helemaal op punt voor de uitrol in het volledige ziekenhuis. Door de gefaseerde uitrol had iedereen intussen van deze nieuwe service gehoord via mondelinge reclame, en waren velen bijzonder gemotiveerd om ermee aan de slag te gaan.

“In deze fase focussen we ons voor ons track-and-trace project op medisch materiaal, niet op de 500 bedden en de 100 brancards,” zegt Dejaegher. “We bekijken nu vooral het medisch materiaal dat we ziekenhuisbreed uitlenen via de uitleendienst, en materiaal dat soms van één dienst naar een andere uitgeleend wordt.” Zo heeft bijvoorbeeld niet iedere afdeling een ECG-toestel, maar kunnen afdelingen die wel lenen (en terugbrengen) bij één van de zes zorgeenheden die daar wel over beschikken.

Voor de gefaseerde uitrol van de Blyott-tags kijkt AZ Oostende in de eerst plaats naar de urgentie: welk materiaal wordt het vaakst tussen afdelingen uitgeleend, of welk materiaal wordt het vaakst bij de uitleendienst gevraagd. “Daarnaast voorzien we ook kleine toestellen die vaak zoek raken van tags. Een pijnpomp is niet zo groot, maar kost wel 1.500 euro,” zegt Dejaegher. “De kans dat een dergelijk toestel verkeerd ligt, accidenteel bij afvalverwijdering verdwijnt of in de bagage van een patiënt terecht komt, is groot.”

Op korte tijd al meetbare resultaten

De voordelen van het Blyott systeem voor AZ Oostende zijn legio. Sommige zijn nu al gerealiseerd, andere worden mogelijk na de koppeling van het systeem met Power BI:

Tijdswinst: het terugvinden van een medisch toestel kon vroeger makkelijk tot een half uur duren. Een simpele zoekopdracht op de PC of laptop leert nu in enkele seconden in welke zone het toestel zich bevindt. Zo recupereer je het toestel in minder dan vijf minuten.
Uitstellen van investeringen: het is nu makkelijk om te analyseren hoe vaak een toestel ontleend werd. Zo objectiveren data eventuele investeringsaanvragen. Op basis van data kunnen investeringen ook uitgesteld worden voor materiaal dat minder vaak ontleend wordt.
Betere verdeling van middelen over de afdelingen: AZ Oostende heeft zicht welke afdelingen toestellen vaker ontlenen. Dus kunnen toestellen aan die zorgeenheid toegewezen worden zodat ze sneller beschikbaar zijn.
Grotere tevredenheid ziekenhuispersoneel: voor het welbevinden van de medewerkers is het belangrijk dat ze snel hun eigen – uitgeleende – materiaal terugvinden.

Toekomstperspectieven

Door met de tags en de software van Blyott te werken en door de samenwerking met PHI DATA, die de implementatie verder begeleidt en voorziet van de gepaste support, wordt voor AZ Oostende duidelijk welke toekomstperspectieven dit systeem nog biedt. “De tags zijn constant in evolutie en Blyott wil die met ons verder ontwikkelen”, zegt Dejaegher. “En PHI DATA denkt met ons mee aan nieuwe use cases.”

Bij AZ Oostende denkt men onder meer al aan:

Patiëntenflow, waarbij een patiënt gevolgd kan worden vanaf zijn opname, doorheen de diensten die hij doorloopt. Dat kan leiden tot beter flow capaciteitsmanagement.
Koppeling van het Blyott-systeem aan de Ultimo software die een databank bevat van alle materiaal.
Koppeling met Power BI voor verdere data analyse.
Uitrol naar campus Serruys waarmee AZ Oostende eind 2023 fuseert.
Uitgangsbewaking: materiaal kan al eens verdwijnen samen met de afvalverwerking, of meegaan in de bagage van een patiënt. Indien materiaal uit het ziekenhuis verdwijnt, kan een alarm gegeven worden. Momenteel onderzoekt AZ Oostende hoe die alarmering het beste gerouteerd kan worden.

“Het is voor ons een groot voordeel dat PHI DATA niet enkel in de ziekenhuissector aanwezig is. We hebben al heel veel geleerd van hun expertise van logistieke processen in andere sectoren en hoe andere sectoren omgaan met de flow van materialen en distributieketens. Dankzij PHI DATA ontdekken we extra zaken die we met de Blyott-tags kunnen tracken. Zo verbeteren we constant de efficiëntie van onze processen.”

Stem voor Simac PHI DATA als IT Project of the Year in Health

Wemmel, 27 juni 2013 – PHI DATA^® nv, specialist in automatische identificatie, datacaptatie en lokalisatie, heeft zijn Managed Labelling Service oplossing LabelEasy geïmplementeerd bij Ineos Oxide. De divisie van chemieconcern Ineos is gespecialiseerd in de productie van derivaten op basis van ethyleen. Het bedrijf bevestigt een toenemende trend in de markt: die van de keuze voor managed services, een all-in oplossing die klanten heel wat voordelen oplevert.

LabelEasy, zoveel meer dan enkel een etiket

PHI DATA^® lanceerde in 2012 LabelEasy als nieuwe totaaloplossing. Die oplossing speelt volledig in op de behoeften van de klant, wat centraal staat in de bedrijfsstrategie van PHI DATA^®. LabelEasy is gebaseerd op het managed services-model: de klant koopt geen product, maar huurt een volledige oplossing. Daarin is alles opgenomen: hardware inclusief back-upoplossing, gebruiksmiddelen (labels, printkoppen, etc.), software, installatie, preventief onderhoud en ondersteuning in geval van panne, follow-up en financiering. De klant huurt dus één oplossing, bij één leverancier, waarmee hij één vaste prijs per etiket afspreekt. Op die manier hoeft hij zich geen zorgen meer te maken over het zelf aankopen van etiketten, over de installatie van de printers, het onderhoud, etc.

“Dit systeem heeft als groot voordeel dat de klant vooraf een precies zicht heeft op wat hij zal betalen”, zegt Rudi Lambrechts, Business Development Manager Printmedia Solutions bij PHI DATA^®. “Dat is absoluut niet het geval wanneer alle onderdelen apart gekocht worden. Als er dan iets over het hoofd wordt gezien in het aankoopproces, kunnen de kosten snel oplopen. “

“Ook kan het een heel huzarenstuk worden om een geschikte partij te vinden voor onderhoud en ondersteuning van alle aparte stukken. Daar heb je bij het all-in model geen last van. Bovendien stellen we ons op gebied van volumes flexibel op: er wordt op jaarbasis bekeken hoeveel labels nodig zullen zijn, met een marge voor meer of minder labels per jaar. De klant gaat een verbintenis aan over een langere periode, en dat loont. Hoe je de berekening ook maakt: LabelEasy zorgt zowel op financieel als praktisch gebied voor de meeste voordelen.”

Met de toevoeging van Ineos Oxide aan haar portfolio heeft PHI DATA® een indrukwekkende referentie op het gebied van Managed Labelling Service verworven. Voor Ineos Oxide bleek met name de gegarandeerde uptime doorslaggevend bij de keuze voor dit model.

“Wat voor ons van essentieel belang is, is dat we continu operationeel kunnen zijn. De formule van PHI DATA® biedt ons die geruststelling. Ze komen proactief langs voor onderhoud, en in geval van storingen of defecten kunnen we rekenen op interventie binnen de acht uur. Ze zorgen ervoor dat onze voorraad labels altijd op peil is. Bovendien kunnen we de voorraden aanpassen indien nodig, waardoor er vrijwel geen verspilling optreedt.”

De deskundige dienstverlening van PHI DATA® heeft niet alleen betrekking op het waarborgen van operationele efficiëntie, maar ook op proactief onderhoud en snelle respons op onvoorziene omstandigheden. De flexibiliteit in voorraadbeheer draagt bij aan een duurzamere benadering met minimaal materiaalverlies.

Deze aanpak illustreert het engagement van PHI DATA® om haar klanten een naadloze en efficiënte dienstverlening te bieden, waarbij anticipatie op behoeften en minimalisering van verstoringen centraal staan. Ineos Oxide profiteert niet alleen van de geleverde diensten, maar ook van de strategische aanpak die de samenwerking met PHI DATA® kenmerkt.

Het CRA-W (Centre wallon de Recherches agronomiques) speelt een cruciale rol in het kader van de duurzame ontwikkeling van de agrovoedingssector in Wallonië. Het centrum voert permanent tussen 100 en 120 onderzoeksprojecten uit rond landbouw en precisieveeteelt, risicobeheer en verbetering van productkennis. Op het gebied van landbouw werden diverse onderzoeken over in-vitromicropropagatie¹ uitgevoerd.

In-vitromicropropagatie is een plantenbiotechnologie die het mogelijk maakt om planten te klonen via diverse cel-, weefsel- en orgaankweekmethoden, waarbij talrijke vereisten inzake explantaten, asepsie, kweekomgeving, groeirecipiënten en controle van de macro- en micro-omgevingsomstandigheden in het labo en in de kweekinstallatie in acht worden genomen.²

Traceerbaarheid

Al meer dan dertig jaar voert het in-vitrolaboratorium van het CRA-W talrijke experimenten uit op een groot aantal plantensoorten en -variëteiten. Door het ontbreken van een geïnformatiseerd traceerbaarheidssysteem is gebleken dat er belangrijke informatie verloren gaat, er een risico bestaat dat er fouten worden gemaakt bij de etikettering en er moeilijkheden zijn bij de opvolging van de bestaande stock.

Om het hoofd te kunnen bieden aan de complexiteit van de praktische werking van het laboratorium, heeft het CRA-W PHI DATA, integrator van gespecialiseerde ICT-oplossingen, in de arm genomen om een geautomatiseerd en specifiek identificatie- en etiketteringssysteem te ontwikkelen. Het doel van de vereiste oplossing is om het dagelijkse werk van het technische team te standaardiseren, een traceerbaarheid van alle activiteiten te garanderen door ze automatisch in een databank te integreren en, via dit systeem, de kwaliteitsdoelstellingen op het vlak van de gestandaardiseerde normen (ISO) te behalen. Daarnaast moet de oplossing ook een dagelijks beeld geven van alle in het laboratorium aanwezige culturen om een beter beheer van de activiteiten te waarborgen en snel informatie te verkrijgen over de geschiedenis van een teelt (technisch verantwoordelijke tijdens het overenten, gebruikte kweekomgevingen, bewegingen van de kweekculturen, …) om de waargenomen resultaten beter te interpreteren en de efficiëntie en prestaties van het laboratorium te verhogen, een getrouw beeld te krijgen van het uitgevoerde werk in het laboratorium om onder meer duidelijke evaluaties uit te voeren en tot slot de voortdurende ontwikkeling van een innovatief traceerbaarheidssysteem voor de in-vitroculturen te garanderen.

Barcodesysteem

Op basis van de analyse van de specifieke behoeften van het CRA-W en na een computeranalyse van het beheerproces van verschillende essentiële criteria voor de optimalisering van het geautomatiseerde identificatie- en etiketteringsproces, heeft PHI DATA een oplossing op maat voorgesteld. Deze bestaat uit 6 werkstations die elk zijn uitgerust met een mobiele terminal waarop een mobiele applicatie is geïnstalleerd en een printer met pre-label verwijdering. Een gecentraliseerde pc waarop de servertoepassing en de database met alle activiteiten zijn geïnstalleerd, maakt de oplossing compleet.

De applicatie is gebaseerd op de implementatie van een oplossing voor het identificeren en aflezen van barcodes om een plant in een kweekbak te traceren vanaf de in-vitro-introductie en tijdens de hele duur van de micropropagatiefasen, tot de verzending ervan naar de producenten. De gegevens die worden verzameld op het niveau van de werkposten, worden naar de gecentraliseerde computer gestuurd waar de informatie zal worden weergegeven met betrekking tot het beheer van de kweekvoorraden, de up- en downstreamgeschiedenis van een cultuur, de vermenigvuldigingshoeveelheid van een oorspronkelijke fles, de lijst en het aantal flessen waarvan de kweek ten einde loopt, om uiteindelijk te kunnen bepalen welke parameters het meest gunstig zijn gebleken voor de ontwikkeling van een plant.

Foutenreductie en procesoptimalisatie

Vandaag is dit identificatie- en etiketteringssysteem geïmplementeerd en maakt dit het mogelijk om de risico’s op etiketteringsfouten drastisch te verminderen (95%), de voorraad, het aantal vermenigvuldigingen, enz. te kennen door middel van een volledige en operationele traceerbaarheid, de besmettingspercentages van de culturen te beoordelen, het personeel te beheren (opvolging van het aantal behandelde dozen per dag), het beheer van de aankopen te optimaliseren door een beter inzicht in de hoeveelheid werk die kan worden verricht binnen een welbepaalde periode en te beantwoorden aan de vereisten van het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen (FAVV) inzake de herkomst en de traceerbaarheid van gewassen, onder meer bij de export van planten naar gespecialiseerde klanten, over het algemeen boomkwekers.

Pascal Geerts, wetenschappelijk attaché van het CRA-W, besluit als volgt: ‘dit identificatie- en etiketteringssysteem is een vrij geavanceerde oplossing die een vereenvoudiging voor de productielaboratoria mogelijk maakt.’ Hij voegt er nog aan toe dat het systeem uiterst functioneel is voor het beheer van de vermenigvuldiging in het laboratorium en dat de traceerbaarheid in de toekomst verder zou kunnen worden verbeterd, zowel upstream voor de voorbereiding van de kweekomgevingen als downstream voor de opslag in broeikassen.

Referenties:

CRA-W, http://www.cra.wallonie.be/fr/cra-w, geraadpleegd op 25 augustus 2019
Loberant B. et Altman A. Micropropagation of Plants. Encyclopedia of Industrial Biotechnology: Bioprocess, Bioseparation, and Cell Technology 2010 – https://doi.org/10.1002/9780470054581.eib442

De Antwerpse GZA Ziekenhuizen staan met drie campussen (Sint-Augustinus, Sint-Jozef en Sint-Vincentius) en meer dan 1.000 bedden in voor meer dan een kwart van de geneeskundige zorgen in de Antwerpse regio. GZA was op zoek naar een oplossing om in real time de temperatuur op te volgen van zakjes met bloed, voedingsmiddelen en of geneesmiddelen, die alarm zou slaan als de temperatuur een vooraf ingestelde temperatuurdrempel zou overschrijden.

Uitdaging: Kwaliteitscontrole in een ziekenhuisomgeving

“In ziekenhuiskringen is kwaliteitscontrole heel belangrijk. Wij voeren erg strikte controles uit als het gaat om het respecteren van temperaturen. We hadden dus een flexibele en betrouwbare oplossing nodig, die ons toeliet om alle reglementen te volgen maar tegelijk ook de hoeveelheid administratief werk kon beperken”, vertelt Achiel Lejon, verantwoordelijke voor de infrastructuur van GZA.

Meerdere oplossingen werden onder de loep genomen voor de keuze van GZA viel op PHI DATA en AeroScout.

Oplossing: flexibiliteit en integratie met de bestaande infrastructuur

Met behulp van 230 AeroScout T5 Sensor WiFi-tags, die zich in de koelruimtes bevinden, beheert het management platform MobileView draadloos de temperatuur, creëert automatisch rapporten en slaat alarm als de temperatuur plots zou stijgen of dalen. Dit alles binnen het draadloze netwerk dat momenteel in gebruik is op de verschillende campussen van de ziekenhuisgroep, hetgeen de implementatie snel liet verlopen en zonder enige hinder voor medisch personeel of patiënten.

Andere toepassingen, zoals de beveiliging van het personeel, worden momenteel getest. Als centrumziekenhuis wordt GZA meer dan vroeger geconfronteerd met agressie en onveiligheid. Een dertigtal werknemers van het Sint-Vincentiusziekennhuis werd uitgerust met een Wi-Fi tag met “call button”, waarop ze kunnen drukken wanneer er gevaar dreigt of wanneer ze zich bedreigd voelen. De veiligheidsdiensten worden verwittigd en kunnen hen op die manier gemakkelijk lokaliseren en sneller ter hulp komen.

Resultaat: Multifunctionaliteit en de mogelijkheid om nieuwe toepassingen toe te voegen

“Multifunctionaliteit is het grootste voordeel van de PHI DATA oplossing: we krijgen een framework waarop we verder kunnen bouwen,” aldus Jan de Sitter, verantwoordelijke ICT bij GZA. “Aan de ene kant is de oplossing perfect te integreren met het bestaande WiFi-netwerk en aan de andere kant laat ze ons toe om nieuwe RFIDfunctionaliteit te integreren voor een beperkte kost. De beveiliging van ons personeel zit al in een testfase en ook het lokaliseren van medisch materiaal (zoals rolstoelen bijvoorbeeld) is een optie die we al bestuderen.”

“PHI DATA is een partner die niet alleen technologie levert, maar meedenkt met de klant, en de noden van de medische sector begrijpt”, zegt Wim Verduyn, AeroScout Manager Benelux & France. “Op basis van onze Visibility Solutions, bieden wij geneeskundige centra een betaalbare oplossing, die geïntegreerd kan worden met de bestaande infrastructuur en die zijn degelijkheid al bewezen heeft.”

“Multifunctionaliteit is het grootste voordeel van de PHI DATA oplossing: we krijgen een framework waarop we verder kunnen bouwen. Aan de ene kant is de oplossing perfect te integreren met het bestaande WiFi-netwerk en aan de andere kant laat ze ons toe om nieuwe RFIDfunctionaliteit te integreren voor een beperkte kost.”

Jan de Sitter – verantwoordelijke ICT bij GZA

Fabricom, gespecialiseerd in innovatieve technische installaties en diensten voor energievoorziening, heeft een contract afgesloten met Quentris ter waarde van ongeveer 1 miljoen euro. Het project omvat ruim 92.000 stuks gereedschap en materiaal dat voorzien wordt van RFID-tags. Door haar materiaalbeheer op deze manier te vereenvoudigen, krijgt Fabricom een beter zicht, in real-time, op de voorraad en op het in- en uitgaande materiaal. Voor de implementatie doet Quentris een beroep op PHI DATA, specialist op het vlak van innovatieve technologieën voor onder andere productidentificatie en –tracering. Voor België is dit omvangrijke RFID-project alvast een primeur.

Nood aan automatisering

Een tiental vestigingen van Fabricom levert gereedschap en materiaal aan honderden verschillende werven verspreid over gans België. Het beheer van alle 92.000 items was tot nu toe niet geautomatiseerd en bracht en grote tijds- en kosteninvestering met zich mee. Fabricom zocht een oplossing om de verschillende stukken correct te identificeren, op te volgen en te traceren wanneer ze een filiaal of werf binnenkomen of verlaten, en de manuele input en foutenmarge te reduceren.

Met dit RFID-project wil Fabricom de interne processen verbeteren waardoor ook haar klanten een bijkomend voordeel zullen ondervinden. Voor de uitvoering van het project doet het bedrijf een beroep op dochteronderneming Quentris en auto-ID-specialist PHI DATA. Deze laatste is verantwoordelijk voor de implementatie van de RFID-tags (Radio Frequency Identification) en de bijhorende leessystemen, zoals mobile computers en de gebruikersinterface hierop. Quentris zorgt als projectleider voor de integratie met Fabricoms ERP (SAP) voor de gegevensverwerking en de implementatie van een nieuw draadloos Cisconetwerk.

Robuuste RFID-oplossing

Gezien de extreme omstandigheden waaraan het materiaal bij Fabricom vaak wordt blootgesteld, koos het bedrijf voor materiaalidentificatie via radiotechnologie. Na verschillende ‘stresstests’ werden de geschikte RFID-tags geselecteerd. Deze tags kunnen op een eenvoudige manier aangebracht worden op ladders, hef- en hijsmateriaal, boormachines, lasposten, generatoren, etc. en dekken de levensduur van het materiaal.

“In een eerste fase zullen alle items van een RFID-tag voorzien worden. Door de koppeling met het ERP-systeem kan Fabricom eenvoudig bestellingen opvolgen en het materiaal beheren. Gaandeweg kunnen we dan evolueren naar een actieve RFID-omgeving, waarin het materiaal van begin tot einde gevolgd wordt. Daardoor kunnen de werven en de bijhorende kosten bijvoorbeeld beter geanalyseerd worden, worden de processen versneld en wordt de inspectie van de materialen gestroomlijnd. Zodra er op werven wifi-netwerken beschikbaar zijn, zijn de materialen ook makkelijker te lokaliseren en kan je ze sneller terugvinden bij verlies,” zegt Erik Cotman, Business Development Manager bij PHI DATA.

“Met dit project tonen we duidelijk aan dat Fabricom innovatie ook intern hoog in het vaandel draagt. Door het verbeteren van onze eigen processen, voelen ook onze externe klanten een bijkomende voordeel. We zien dit echt als een investering naar de markt toe. Het spreekt dan ook voor zich dat we hoge eisen hebben gesteld wat betreft de duurzaamheid van de tags, de gegevensverwerking, de gebruiksvriendelijkheid van de interface en de SAP-integratie. Quentris, als projectleider, en PHI DATA hebben hun gezamenlijke kennis ingezet om daarop in te spelen.” zegt Luc Masquelin, Operations Support Services Manager bij Fabricom.

Jan Lamaire, General Manager bij Quentris: “Quentris en PHI DATA hebben al vaker samengewerkt, we waren niet aan ons proefstuk toe. Wel is dit het grootste project ooit: een RFID-project met bijna 100.000 assets is ongezien in België. We hopen dat dit huzarenstuk het begin is van een strategische samenwerking, zeker omdat we merken dat de vraag naar deze RFID-oplossingen toeneemt en we samen met PHI DATA een professioneel en compleet pakket kunnen aanbieden.”

In september 2010 zijn Quentris en PHI DATA gestart met de pilootfase, in januari 2011 volgde de roll-out.

Bekijk hier de reportage van Kanaal Z van 18 april 2014.

Voor het artikel in Business Logistics van juni 2014 klik hier.

Toen COVID-19 ons land in de greep kreeg, moest elk ziekenhuis in allerijl de nodige infrastructuur voorzien voor de behandeling van besmette patiënten. Dit betekent niet alleen extra bedden, maar ook een oplossing voor het oproepsysteem zonder een uitgebreide investering in extra bekabeling en netwerkvoorziening. De GZA Ziekenhuizen in en rond Antwerpen klaarden deze klus dankzij een samenwerking met PHI DATA.

De GZA (GasthuisZusters Antwerpen) Ziekenhuizen zijn een organisatie bestaande uit drie campussen: Sint-Augustinus in Wilrijk, Sint-Jozef in Mortsel en Sint-Vincentius in Antwerpen, samen goed voor ruim 900 erkende bedden, en een polikliniek aan de Antwerpse Linkeroever.

Toen het Corona-virus in alle hevigheid losbarstte, was het ook voor GZA een kwestie van snel ingrijpen om de verwachte golf van COVID-19-patiënten op te vangen. Zo werden onder meer de pijnkliniek en de orthopedie-afdeling omgevormd tot extra spoedafdelingen. Dit is een enorme logistieke uitdaging: niet alleen moet je de kamers daar uitrusten met de nodige bedden, verlichting en medische voorzieningen, er moeten ook andere – voor een spoedafdeling onontbeerlijke – voorzieningen getroffen worden. Een noodoproepsysteem is daar zeker één van.

PHI DATA: snel en betrouwbaar

Toen GZA zich boog over de beste oplossing voor een noodoproepsysteem voor patiënten, kwam men al snel bij PHI DATA uit, vertelt Jared Willems, TD dienstverantwoordelijke biotechniek bij GZA: “We hadden al zulke oplossing van PHI DATA aangeschaft enige tijd voordien, om in te zetten tijdens verbouwingsprojecten. We wisten dus dat dit een betrouwbare en betaalbare oplossing was voor ons in deze uitzonderlijke situatie. Een oplossing die bovendien al gekend was door ons verplegend personeel, en waar we niet voor de gebruikersacceptatie hoefden te vrezen. Alleen moesten we er wel snel over kunnen beschikken.”

Bij navraag bleek dat het gezochte aantal niet meteen beschikbaar was en dat nog enkele toestellen dienden te worden geleverd vanuit het buitenland. “Een klein oponthoud, dat wel”, blikt Geert Palmans, medewerker Engineering bij GZA, terug, “maar dat werd perfect opgevangen door het PHI DATA-team. Zodra de toestellen beschikbaar waren, is onze contactpersoon Wim Verduyn de toestellen persoonlijk komen brengen.”

Geen gedoe met kabels

Die installatie en configuratie verliep uiterst vlot. Daar zijn twee redenen voor, weet Geert Palmans: “Ten eerste hadden we al PHI DATA-oplossingen in huis, onder meer voor de temperatuurmetingen, en was het dus eenvoudiger om de oplossing te koppelen aan bestaande software voor het verzenden van signalen, het doorsturen naar de dienstdoende verpleegkundigen en het verwerken van de oproep. Ten tweede is de oplossing op zich ook uiterst eenvoudig te configureren: batterijen als voeding en verbonden via WIFI, waardoor er geen bekabeling voorzien moest worden. Ideaal dus voor snelle en tijdelijke oplossingen zoals deze.”

Ook het gebruiksgemak voor patiënt en verpleger was optimaal, licht Geert Palmans toe: “Voor de ingebruikname werd de verpleegkundigen gevraagd hoe ze de oproepen het liefst ontvangen. Zij kozen voor meldingen op het MobileView softwareplatform op de PC’s, waar de alarmen zowel auditief als visueel kunnen binnenkomen, en – via koppeling met onze Mobicall alarmserver – op hun DECT-toestellen die ze steeds bij zich dragen.” De patiënt kan het alarm eenvoudig bedienen, via een druk op de grote knop met alarmbel, door aan het bijgeleverde touw te trekken, of in de handpeer te knijpen. “Dan blijft het alarm actief, tot een verpleegkundige bij de patiënt is, en de kleinere groene knop indrukt voor het uitschakelen van het alarm”, vult Geert Palmans aan.

Klaar voor het onverwachte

Met de afname van de ziekte verdween ook de behoefte aan extra ruimtes voor Covid 19-patiënten. En de oproepsystemen voor de extra bedden konden ook weer worden opgeborgen. Toch ziet Jared Willems dit hoegenaamd niet als een verloren kost: “Nu we het systeem in huis hebben en we weten dat we erop kunnen vertrouwen, kunnen we ook bij toekomstige vragen voor (dringende) tijdelijke verpleegoproepen zeer snel schakelen. Denk bijvoorbeeld aan een eventuele nieuwe coronapiek, of in het kader van een rampenplan. Maar ook bij geplande werkzaamheden zoals bijvoorbeeld de vervanging van de bestaande vaste verpleegoproepsystemen, terwijl een afdeling in gebruik blijft, of bij ernstige defecten van het bestaande systeem. Uit de kast nemen, even configureren en klaar!”

De oplossing bestaat uit IDasset®, Mojix en Zebra TC20 scanners

Het assetmanagement automatiseren, dat was het doel van Euro Tap Rent toen het bedrijf contact zocht met PHI DATA. Euro Tap Rent, dat glazen, togen en tapinstallaties verhuurt, ondervond problemen met de opvolging van zijn materiaal. Door de beperkingen van barcodes en de bijbehorende scanners, slopen er soms fouten in het werk en ging er kostbare tijd verloren. PHI DATA introduceerde RFID-tags en poorten om die te lezen, wat behoorlijk wat tijdwinst opleverde voor de medewerkers. Het bedrijf heeft nu altijd een up-to-date en correct overzicht van welk materiaal klaar is voor gebruik.

Duidelijk overzicht door automatisatie

‘Vroeger gebeurde het regelmatig dat een product bij de intake niet juist werd gescand,’ legt Johan Cardon, zaakvoerder van Euro Tap Rent, uit. ‘Dat kwam soms door menselijke fouten, maar evengoed gebeurde het dat ons systeem de snelheid van het scannen niet aankon. Doordat niet alles gescand werd wat binnenkwam, slopen er fouten in ons stockoverzicht.’

‘Toen ik met een kennis praatte over mijn plannen voor automatisatie, verwees hij me door naar PHI DATA’, vertelt Johan Cardon. ‘Voor mij is het belangrijkste dat het systeem naar behoren werkt en dat heb ik bij PHI DATA heel erg teruggevonden. We hebben samen bekeken wat we hier nodig hadden en op welke manier we dat het best konden aanpakken.’

Euro Tap Rent en PHI DATA kozen samen voor de IDasset^®-oplossing. Dat is een manier om materiaal te volgen doorheen je volledige proces. Bij Euro Tap Rent begint dat wanneer materiaal wordt binnengebracht in de Intake-zone. Daar staat een RFID-poort waardoor al het materiaal passeert. Op die manier wordt het opgenomen in het ERP-pakket en is het onmiddellijk duidelijk wat binnengebracht werd. Van daaruit gaat het naar de waszone, waar het na de wasbeurt opnieuw een poort passeert, om uiteindelijk in de stock te belanden. Dankzij de poorten heb je te allen tijde een duidelijk overzicht van het materiaal. Wanneer de producten opnieuw verzonden worden, scannen medewerkers ze met handheld-scanners, zodat er zeker geen fouten in het proces sluipen.

Implementatie

Na het eerste contact tussen PHI DATA en Euro Tap Rent, verliep het proces vrij vlot. ‘Ik wist heel goed wat ik wou’, zegt Johan Cardon. ‘Het proces dat geautomatiseerd moest worden is eigenlijk vrij lineair. De implementatie ging dus best vlot. Enkel het kiezen van de juiste tags en de exacte plaatsing van de poorten was soms moeilijk.’ Afhankelijk van het materiaal en het gebruik van de producten, werd er geopteerd voor verschillende soorten tags. ‘We kozen voor hardtags voor het inox materiaal, de plooitogen, tapinstallaties en koelkasten. Voor de glazenkorven wilden we een iets goedkopere oplossing, die zijn voorzien van plastic tags. En voorwerpen die voor een langere periode verhuurd worden, krijgen een on-metal tag.’

Tussen het eerste contact en de volledige implementatie zaten ongeveer zes maanden. ‘Wij hadden de deadline graag wat korter gehad, maar omdat we gepersonaliseerde tags wilden, was de levertermijn wat langer. Daarna moesten we nog zo’n anderhalve maand tags aanbrengen op al onze producten voor we van start konden. Ik denk dat we in die tijd een 15.000-tal producten voorzien hebben van een tag.’

Voor de medewerkers verandert er weinig. ‘Het grootste verschil is dat er nu soms niets meer moet gebeuren waar dat vroeger wel moest. In de waszone verloopt de scanning bijvoorbeeld automatisch, terwijl dat vroeger handmatig moest gebeuren. Er zijn sinds de eerste implementatie ook weinig veranderingen doorgevoerd. Alleen enkele kinderziektes hebben we eruit gehaald.’

Voordelen

‘De automatisatie van zo’n lineair proces kan vrij eenvoudig gebeuren en brengt een heel pak voordelen met zich mee,’ zegt Kurt Nauwelaerts, Business Development Manager van PHI DATA. ‘Het proces verloopt een stuk efficiënter en nauwkeuriger door het gebruik van RFID en de vermindering van de menselijke inbreng.’

Die voordelen werden al snel duidelijk bij Euro Tap Rent. ‘Het gebeurt wel eens dat er een tekort aan bepaalde producten ontstaat’, legt Johan Cardon uit. ‘Vroeger kon dat gebeuren omdat er een fout was geslopen in het scannen. Dan wachtten we wel eens tot het materiaal weer boven water kwam. Dat was niet altijd het geval en dan verloren we natuurlijk veel tijd. Nu gaan we er standaard van uit dat het echt om een tekort gaat en kunnen we onze klant sneller informeren van tekorten. Hierdoor loopt onze facturatie vlotter en bestellen we sneller materiaal bij, waardoor we korter op de bal kunnen spelen’.

Bij Euro Tap Rent zijn ze erg tevreden over de oplossing en de samenwerking met PHI DATA. ‘Ik zou het bedrijf zeker aanraden bij mijn partners. En we bekijken zelf ook nog waar we verder kunnen automatiseren Er zijn zeker nog mogelijkheden’, besluit Johan Cardon.

Mamma Lucia fabriceert lasagnes en verse Italiaanse bereide gerechten van de merken Mamma Lucia, Rana en private label. Op de site in Nivelles is een 160-tal medewerkers aan de slag. De producten die ze er produceren, worden verkocht in binnen- en buitenland. In België levert Mamma Lucia onder andere aan Delhaize. Voor die bestellingen, drie keer per week een tiental palletten, ging het bedrijf op zoek naar een oplossing die levering en administratie vereenvoudigt.

Tijdswinst

Delhaize vraagt aan alle leveranciers die gebruikmaken van Distributiecenter 2, ook Mamma Lucia, om de producten in identieke bakken te doen en een EAN-code toe te voegen. “Eerst deden we dat manueel”, zegt Lies Verhoest, medewerker Customer Service bij Mamma Lucia. “Nadat de goederen op de vrachtwagen waren geladen, moesten we alle SSCC-codes ‘s avonds nog met de hand invullen op de site van Delhaize. Dat was vaak haastwerk, want de levering moest nog diezelfde nacht gebeuren, of de volgende ochtend. Omdat dat erg veel tijd kostte, gingen we op zoek naar een andere oplossing. Delhaize verwees ons naar PHI DATA omdat we bij hen zeker zouden vinden wat we zochten. En dat klopt!”

PHI DATA implementeerde op de site in Nivelles IDFresh, een softwareoplossing die helpt met het uitwisselen van digitale boodschappen tussen leverancier en klant. Daardoor is de inhoud tot op kratniveau gekend. Bij Mamma Lucia werd dit gecombineerd met een RFID gate-oplossing, zodat de klaargezette bestelling alleen even door het poortje moet worden gereden om de exacte inhoud te kennen. De volledige oplossing werd gelinkt aan de boekhoudsoftware die Mamma Lucia gebruikt.

Hoe werkt IDFresh?

Concreet werkt IDFresh bij Mamma Lucia als volgt: de medewerkers zetten de bestelling klaar in kratten met elk een unieke RFID-code. Per pallet scannen ze één product en geven lot, aantal en vervaldatum in. Wanneer de volledige bestelling klaar is en door het poortje is gereden, ontvangt Delhaize een elektronische pakbon (Despatch advice message) met daarop alle informatie in EDI, een standaard die alle computersystemen kunnen lezen. Automatisch wordt ook een factuur meegestuurd en wordt een label met barcode afgeprint dat voldoet aan de GS1-128 standaard.

“We besparen echt ontzettend veel tijd op deze manier”, zegt Lies Verhoest. “We moeten niet meer manueel pallet per pallet online met SSCC-codes invullen hoeveel bakken er per pallet zijn en wat hun inhoud is. Het volstaat om de palletten even door het poortje te halen. En, zeer belangrijk, we kunnen ook geen fouten meer maken.” Ook over de samenwerking met PHI DATA is mevrouw Verhoest erg tevreden. “Als ik hulp nodig heb, ter plaatse of vanop afstand, dan is er altijd meteen iemand beschikbaar.”

IDFresh ondersteunt vandaag de EDI berichtenuitwisseling met Delhaize, Delfood, Carrefour en Colruyt. Maar uiteraard kan PHI DATA het systeem ook compatibel maken voor andere bedrijven.