Febelco Group est un ensemble d’entreprises qui poursuivent un objectif commun : promouvoir les intérêts du pharmacien indépendant et de l’industrie pharmaceutique sur la base d’un vaste réseau de distribution et d’un large éventail de services de qualité. L’appellation générale Febelco Group recouvre notamment la société coopérative Febelco, Pharma Distri Center, Sodiap et Axone Pharma.

Febelco est un grossiste coopératif dont le capital-actions est entièrement détenu par les clients, les pharmaciens indépendants belges. La clientèle de Febelco est composée de plus de 3 200 pharmacies qui sont approvisionnées jusqu’à trois fois par jour avec 250 véhicules répartis sur huit sites en Belgique : Bruges, Izegem, Kortenberg, Olen, Sint-Niklaas, Wijnegem, Zolder et Frameries. Febelco emploie 1 200 personnes et réalise un chiffre d’affaires annuel de 1,5 milliard d’euros. Febelco se place ainsi dans le top 100 des entreprises belges.

PDC, qui signifie Pharma Distri Center, fait également partie du groupe Febelco et est un partenaire logistique indépendant (3PL) pour l’industrie pharmaceutique. Pharma Distri Center se charge du stockage, de la collecte, de l’emballage et de la distribution des produits pharmaceutiques pour les clients dans l’Europe entière à partir de différents entrepôts.

Track & Trace de l’entrepôt au pharmacien

Des grands producteurs pharmaceutiques tels que Sanofi avaient demandé à pouvoir suivre et retracer certaines livraisons moins importantes et à les faire livrer aux pharmaciens par PDC. Comme le grossiste Febelco dispose déjà de ce réseau de transport, il a été décidé, après concertation, de collaborer et d’utiliser la force du groupe : PDC se chargerait de la première partie du suivi (des entrepôts de PDC au grossiste Febelco), après quoi le grossiste Febelco livrerait les colis aux pharmaciens.

Cela impliquait que Febelco devait mettre en œuvre une solution permettant de retracer toutes les livraisons jusqu’au pharmacien. Pour cela, Febelco utilise la solution Proof of Delivery de PHI DATA, IDdelivery®. Avec cette solution, il est possible de suivre en temps réel la livraison de marchandises (telles que des colis ou des articles individuels), chaque colis pouvant ainsi être suivi de manière précise du point de départ au point final. Tous les colis ou palettes ont un code-barres avec un numéro unique associé à un bon de livraison. Chaque chauffeur livrant les colis dispose d’un appareil mobile avec un lecteur de code-barres intégré, le Unitech EA602, qui est connecté en temps réel à une base de données centrale.

Le système permet dès le chargement du camion de vérifier si les bons colis sont chargés. Les erreurs de livraison sont souvent dues à un chargement incorrect, tel qu’un colis oublié ou incorrect. Après le chargement des colis, le système affiche la liste de toutes les adresses de livraison de la tournée. D’une simple pression sur un bouton, le chauffeur peut démarrer la navigation vers l’adresse. Si un colis ne peut pas être emporté, il peut facilement être déplacé au tour suivant, si cela est bien entendu autorisé en fonction du délai de livraison convenu.

Arrivé chez le client, chaque colis est scanné et livré. Si des problèmes de livraison surgissent, il est possible de le signaler, éventuellement même avec des photos à l’appui. Après la livraison, ces données sont disponibles immédiatement pour le traitement administratif ou le service clientèle, sans que le chauffeur ne doive d’abord rentrer les documents. Ainsi, IDdelivery® évite non seulement les plaintes et les frustrations chez le client, mais augmente également l’efficacité du chauffeur.

Composantes du projet

Le projet chez Febelco consiste en un logiciel via IDdelivery® pour le traitement des bons de livraison, la communication et l’intégration avec le back-office d’une part, et un composant matériel d’autre part. 280 PDA Unitech EA602 ont été achetés à cet effet et installés dans les véhicules de Febelco. La mise en œuvre de la solution POD a débuté en avril 2019 et s’est déjà terminée en juin.

En outre, l’utilisation de MobiControl, l’outil MDM de SOTI fourni par PHI DATA, a été choisie pour mettre en œuvre l’ensemble de la gestion du point de vue TI de Febelco. Les mises à jour, si nécessaire, sont ainsi facilement transmises aux 250 utilisateurs (par exemple la nuit).

Avantages

Là où le chauffeur travaillait autrefois avec un stylo et du papier, il doit maintenant simplement s’identifier avec un badge contenant un code 2D. Après s’être connecté, il voit quels paquets doivent être livrés. Après le chargement, l’écran indique quels colis doivent être livrés à quelles pharmacies. L’itinéraire à suivre est également indiqué immédiatement. Cela réduit considérablement les marges d’erreur.

Cette façon de travailler présente de nombreux avantages. Bruno Mortier, general manager de Febelco, nous l’explique : « En général, nous avons maintenant une bien meilleure vue des livraisons et des transports. Et cela nous donne les connaissances nécessaires pour améliorer nos processus existants et pouvoir à l’avenir offrir des services supplémentaires à nos clients, les pharmaciens indépendants. »

La solution PHI DATA offre également de nombreux autres atouts : avec les nouveaux assistants personnels, nous disposons également d’un moyen de communication supplémentaire avec nos chauffeurs », déclare Pieter-Jan De Bock, chef de projet chaîne d’approvisionnement chez Febelco. « Nous pouvons envoyer des informations à nos chauffeurs et d’autre part, ils peuvent également nous contacter via des numéros préprogrammés dans le PDA. De plus, lors d’une prochaine phase, nous utiliserons également les appareils pour automatiser d’autres flux administratifs, tels que les procès-verbaux en cas d’accident …. Un autre avantage de la solution est que dès la première ronde, le système stocke tous les besoins spécifiques du client et les informations sur les pharmaciens. Cela réduit également considérablement le temps de formation, facilitant par exemple le déploiement rapide de jobistes. »

Approche

« Nous apprécions particulièrement l’approche de PHI DATA », conclut Pieter-Jan De Bock. « Contrairement aux autres parties, ils ont réfléchi avec nous depuis le début à la manière d’aborder le projet. Ils n’ont pas non plus immédiatement dit oui à tout, mais ils nous ont régulièrement contredits et nous ont donné de vrais conseils. »

Kurt Nauwelaerts, Business Development Manager PHI DATA IDdelivery, ajoute : « PHI DATA aime toujours participer à de tels processus. De cette façon, nous pouvons également mieux comprendre ce qui se passe chez nos clients. Le projet de FEBELCO, par exemple, a une nouvelle fois confirmé qu’il ne s’agissait plus simplement de Proof Of Delivery, mais que l’importance de la Proof Of Collect ne cessait d’augmenter sur le marché. »