Febelco Group is een verzameling van  bedrijven die samen één gemeenschappelijk doel nastreven: de belangen van de zelfstandige apotheker en de farmaceutische industrie behartigen aan de hand van een uitgebreid distributienetwerk en een breed pallet aan kwaliteitsvolle diensten. Onder de algemene noemer van Febelco Group vallen meer bepaald de coöperatieve vennootschap Febelco, Pharma Distri Center, Sodiap en Axone Pharma.

Febelco is een coöperatieve groothandel waarvan het aandelenkapitaal volledig in handen is van de klanten, de Belgische zelfstandige apothekers. Het klantenbestand van Febelco bestaat uit meer dan 3.200 apotheken die dagelijks tot drie keer bevoorraad worden met 250 voertuigen vanuit acht vestigingen verspreid over heel België: Brugge, Izegem, Kortenberg, Olen, Sint-Niklaas, Wijnegem, Zolder en Frameries. Febelco telt 1.200 werknemers en draait jaarlijks een omzet van 1,5 miljard euro. Febelco verwerft hierdoor een plaats in de top 100 van de Belgische bedrijven.

PDC, wat staat voor Pharma Distri Center, maakt eveneens deel uit van Febelco Group en is een onafhankelijke logistieke partner (3PL) voor de farmaceutische industrie. Vanuit verschillende magazijnen zorgt Pharma Distri Center voor de opslag, de picking, de verpakking en de verdeling van farmaceutische producten voor klanten over heel Europa.

Track & trace van magazijn tot apotheker

Grote farmaceutische producenten zoals Sanofi hadden de vraag gesteld om bepaalde kleinere leveringen te kunnen “tracken & tracen” en vanuit PDC te

leveren bij de apothekers. Omdat Febelco groothandel reeds beschikt over dat transportnetwerk, werd na onderling overleg beslist om samen te werken en de sterkte van de groep te gebruiken: PDC zou het eerste deel van de tracking voor zijn rekening nemen (van de magazijnen van PDC naar Febelco groothandel), waarna Febelco groothandel de pakketten zou meenemen naar de apothekers.

Dat betekende dat Febelco een oplossing diende te implementeren die het mogelijk maakt alle leveringen te tracen tot bij de apotheker. Hiervoor doet Febelco beroep op de Proof of Delivery-oplossing van PHI DATA, IDdelivery®. Met deze oplossing kan de levering van goederen (zoals colli of afzonderlijke artikelen) in realtime gevolgd worden, waarbij elk pakje netjes kan gevolgd worden van vertrekpunt tot eindpunt. Alle pakjes of paletten hebben een barcode met een uniek nummer dat is gekoppeld aan een pakbon. Elke bestuurder die de pakjes rondbrengt beschikt over een mobiel apparaat met ingebouwde barcodescanner, de Unitech EA602, die in realtime is verbonden met een centrale database.

Het systeem laat al bij het laden van de vrachtwagen toe om te controleren of de juiste colli worden geladen. Leveringsfouten zijn immers vaak te wijten aan een foute lading, zoals een vergeten of foute collo. Na het inladen van de pakketten, toont het systeem de lijst van alle leveringsadressen van de ronde. Met één druk op de knop kan de chauffeur de navigatie starten naar het adres. Indien een pakket toch niet mee kan, kan dit eenvoudig naar de volgende ronde verplaatst worden, indien dit natuurlijk nog is toegestaan volgens de afgesproken levertijd.

Bij de klant wordt vervolgens elk pakket gescand en afgeleverd. Indien er problemen zijn met de levering, kan dat worden aangegeven, eventueel zelfs met foto’s. Na de levering zijn die gegevens meteen beschikbaar voor de administratieve afhandeling of klantendienst, zonder dat de chauffeur eerst het papierwerk moet binnenbrengen. IDdelivery® voorkomt dus niet alleen klachten en frustratie voor de klant, maar verhoogt ook de efficiëntie van de bestuurder.

Projectbouwstenen

Het project bij Febelco bestaat voor een deel uit software via IDdelivery® voor de afhandeling van de leveropdrachten, de communicatie en integratie met de backoffice, en een stuk hardware. Hiervoor werden 250 Unitech EA602 PDA’s aangekocht, die in de voertuigen van Febelco werden geïnstalleerd. De implementatie van de POD-oplossing werd opgestart in april 2019 en werd in juni reeds afgerond.

Daarnaast werd geopteerd voor het gebruik van MobiControl, de door PHI DATA aangereikte MDM-tool van SOTI, om het hele beheer vanuit Febelco IT-perspectief te bewerkstelligen. Updates, indien nodig, worden op deze manier eenvoudig gepusht naar alle 250 gebruikers (bijvoorbeeld ’s nachts).

Voordelen

Waar de chauffeur vroeger werkte met pen en papier, dient hij zich nu gewoon te identificeren middels een badge met een 2D-code. Na het inloggen ziet hij welke pakjes moeten worden bezorgd. Na het inladen toont het scherm welke pakjes bij welke apotheken moeten worden afgeleverd. Meteen wordt ook de te volgen route aangeduid. Dit vermindert de foutenmarges aanzienlijk.

Deze manier van werken heeft tal van voordelen. Dat legt Bruno Mortier, general manager van Febelco, uit: “Over het algemeen hebben we nu een veel beter zicht op de leveringen en transporten. En dat geeft ons kennis om onze bestaande processen te verbeteren en naar de toekomst toe bijkomende diensten te kunnen aanbieden aan onze klanten, de zelfstandige apothekers.”

De PHI DATA-oplossing biedt ook een waaier aan andere troeven: “Met de nieuwe PDA’s hebben we ook een extra communicatiemiddel met onze chauffeurs”, zegt Pieter-Jan De Bock, Supply Chain Project Manager bij Febelco. “Wij kunnen onze chauffeurs informatie toesturen, en anderzijds kunnen zij ons eveneens contacteren via voorgeprogrammeerde nummers in het PDA-toestel. Daarenboven gaan we in een volgende fase de toestellen ook gebruiken om verdere administratieve flows te automatiseren, zoals ongevallenprotocollen… . Een andere troef van de oplossing is dat het systeem al na de eerste route alle klantspecifieke behoeften en informatie over apothekers opslaat. Dit reduceert ook de trainingstijd aanzienlijk, waardoor het ook gemakkelijker wordt om bijvoorbeeld jobstudenten snel in te zetten.”

Aanpak

“We houden erg van de aanpak van PHI DATA”, vervolledigt Pieter-Jan De Bock. “In tegenstelling tot andere partijen hebben ze van in het begin goed meegedacht over hoe we het project zouden aanpakken. Ze hebben ook niet meteen op alles ja gezegd, maar ons ook regelmatig tegengesproken en echt advies gegeven.”

Kurt Nauwelaerts, Business Development Manager PHI DATA IDdelivery, voegt hier aan toe: “PHI DATA denkt altijd graag mee in dergelijke trajecten. Op die manier kunnen we ook beter begrijpen wat er bij onze klanten leeft. Zo werd door het project bij FEBELCO ook nog maar eens bevestigd dat het niet meer louter om Proof Of Delivery gaat maar dat ook het belang van Proof Of Collect alsmaar stijgt in de markt.”