De kunstwerken die je in een museum ziet, vormen meestal maar een klein deel van de volledige collectie. De overige werken staan opgeslagen in een van de reserves of zijn uitgeleend aan andere musea. Dat ze niet in het zicht hangen, belet niet dat ze evengoed beheerd en geïnventariseerd moeten worden. Om dat proces te vereenvoudigen en betrouwbaarder te maken deden de Koninklijk Musea voor Schone Kunsten van België (KSMKB) in Brussel een beroep op de IDasset®-oplossing op PHI DATA. 

Het KMSKB, in 1801 opgericht door Napoleon, is een federale instelling en behoort tot de Programmatorische federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (BELSPO). Het KMSKB telt alles samen 20.000 kunstwerken van de 15^de eeuw tot nu (schilderijen, beeldhouwwerken, tekeningen…) en is samengesteld uit diverse musea: Magritte Museum, Fin-de-sciècle Museum, Old Masters Museum, Meunier Museum en het Wiertz Museum. Op basis van het aantal jaarlijkse bezoekers is het KMSKB het grootste museum van België. 

De totale collectie is van onschatbare waarde en dient op een goede manier beheerd te worden. Jaarlijks een inventaris maken, is trouwens een wettelijke verplichting. Veel van de processen inzake inventarisering verlopen nog steeds manueel (eerst op fiches, nu in spreadsheets), maar in het kader van de modernisering van de hele informaticavoorziening (infrastructuur, bureautica, tooling) komt daar nu verandering in. “Een inventaris manueel bijhouden is niet alleen foutgevoelig, maar ook heel tijdsintensief, en dus duur.” zegt IT-verantwoordelijke Benoît Lécaillier van het KMSK. “Bovendien zullen de werken de komende tijd verplaatst moeten worden omwille van geplande verbouwingen.” 

Eenvoud, betrouwbaarheid, veiligheid dankzij IDasset®

Bij de keuze voor een digitalisering van de inventaris stonden vooral eenvoud, betrouwbaarheid en veiligheid voorop. Zo kwamen de musea uit bij PHI DATA, dat een totaaloplossing leverde die bestaat uit RFID-tags, mobiele RFID lezers, vaste antennes en de software IDasset®. PHI DATA kwam bij een marktbevraging als beste uit de bus.

Criteria waren onder meer het opbouwen van een lange termijn relatie met de leverancier, een interessante kostprijs en de gebruikersvriendelijkheid van de oplossing. “De oplossing moet eenvoudig te gebruiken zijn door de collectiebewaarders, de gegevens moeten betrouwbaar zijn, en de gegevens moeten beveiligd kunnen worden,” zegt Benoît Lécaillier. “Alleen de vier collectiebewaarders en de conservatoren mogen weten waar een werk zich bevindt in de opslag, dus mag die informatie alleen door hen geconsulteerd worden.” 

Dankzij IDasset® weet KMSK niet alleen waar een werk zich bevindt, maar ook wanneer en waarheen ze verplaatst zijn. “In tegenstelling tot wat men zou denken, beweegt er heel veel in een museum,” zegt Francisca Vandepitte, als conservator moderne kunst bij het KMSKB verantwoordelijk voor alle schilderijen en beeldhouwwerken van tussen 1900 en 1968, “maar dan vooral achter de schermen. Werken worden uitgeleend aan andere musea in binnen- en buitenland, of worden binnen de reserves verplaatst. Het is de bedoeling dat we op ieder moment direct kunnen weten waar een kunstwerk zich bevindt.” 

Alle informatie die opgenomen is in IDasset® wordt bidirectioneel gesynchroniseerd met de eigen collectiedatabase van het KSMK, Fabritius. PHI DATA stond in voor het ontwikkelen van de interface tussen IDasset® en Fabritius. “PHI DATA maakte een hele grondige analyse en stemde het werk constant af met Axiell, het bedrijf dat Fabritius ontwikkelde. Dankzij deze grondige analyse werkt de synchronisatie perfect,” zegt Benoît Lécaillier. 

IDasset® raadplegen via RFID-Lezers

Bij de keuze van de RFID-lezers werden de collectiebewaarders betrokken. Alle handelingen die ze doen, moesten zo simpel mogelijk uit te voeren zijn. Ze moeten op eenvoudige wijze RFID-tags kunnen afdrukken, tags kunnen lezen wanneer ze kunstwerken verplaatsen, en makkelijk een inventaris kunnen maken. Op de RFID-lezers kunnen ze IDasset® raadplegen. Dat laat hen toe om snel te zien of een kunstwerk al of niet op zijn plaats hangt.

De handhelds kunnen zo afgesteld worden dat ze zowel vanop grote afstand de RFID-tags kunnen lezen (bijvoorbeeld van alle werken die in één bepaalde kamer hangen) als van dichtbij, bijvoorbeeld wanneer de werken zich in een Compactus archiefkast bevinden. Deze zware metalen archiefkasten vormen een kooi van Faraday, wat het onmogelijk maakt om alle werken in één keer te scannen. 

Het project startte met een pilootproject waarin een 50-tal werken betrokken waren. “We hebben hier gekozen voor werken waar geen inventarisproblemen mee waren,” zegt Francisca Vandepitte. “We wilden vooral de functionaliteit testen, zonder de zaken complex te maken door te starten met allerlei uitzonderingen.” Het pilootproject liet het KMSK toe om de toepassing te testen in verschillende omstandigheden, exact te bepalen op welke plek de tags aangebracht kunnen worden, en na te gaan of de synchronisatie goed functioneerde. Tegelijk werden op basis van deze test de procedures verder aangepast om het aantal handelingen te beperken.

De collectiebewaarders vroegen ook om andere informatie op de RFID-tags te kunnen aanbrengen dan oorspronkelijk voorzien. Deze verbeteringen maken het makkelijk om de rest van de collectie te inventariseren. Op termijn kunnen andere functionaliteiten toegevoegd worden. “Dat is toekomstmuziek,” zegt Benoît Lécaillier, “we wilden vooral starten met een simpele en haalbare oplossing en niets te complex te maken.”

Een van de resultaten die het snelste zichtbaar zal worden als alle werken voorzien zijn van tags, is het maken van de jaarlijkse inventaris. “Dat is een werk dat nu meerdere maanden in beslag neemt,” weet Francisca Vandepitte. “De collectiebewaarders moeten die inventaris uitvoeren bovenop hun gewone werk, dus dat neemt veel tijd in beslag. Ik vermoed dat we straks zullen kunnen spreken van weken in plaats van maanden, dankzij de RFID tags en IDasset®.”

Echt partnership

“We hebben bijzonder goed samengewerkt met PHI DATA,” zegt Benoît Lécailler. “We kunnen alleen maar tevreden zijn over hun project management en de kwaliteit van hun oplossing. Ze zorgden er voor dat alles goed vooruit ging. Ze luisterden goed naar onze noden en baseerden daarop hun adviezen. PHI DATA hielp ons ervoor te zorgen dat het geen louter technisch project werd, maar dat er echt nagedacht werd over de manier waarop de gebruikers optimaal met de oplossing kunnen werken. “

“Het is heel belangrijk om als echte partners te kunnen samenwerken en veel met elkaar te overleggen. Een museum is een heel complex geheel. Niemand kent onze context beter dan wijzelf, dus moet je kunnen samenwerken met een partner die openstaat voor deze specificiteit en daar rekening mee houdt bij de uitwerking van het project,” zegt Benoît Lécaillier.

Ook Francisca Vandepitte is zeer te spreken over de samenwerking met PHI DATA. “Ik ben als kunsthistoricus bij dit project betrokken, dus ik heb intussen veel bijgeleerd. Wat me vooral beviel aan de samenwerking is dat de ingenieurs een verstaanbare taal spraken, zonder specifiek jargon. Ik heb me tijdens gesprekken met PHI DATA nooit ongemakkelijk gevoeld, zo konden we in gezamenlijke dialoog snel vooruitgang boeken. PHI DATA was ook altijd bereikbaar, beschikbaar en bereid om vragen te beantwoorden,” besluit Francisca Vandepitte.