AZ Jan Palfijn kiest voor Intelligent asset management

PHI DATA implementeerde een barcode scansysteem voor de markering, inventarisatie en lokalisatie van unieke objecten aan de hand van barcodes bij AZ Jan Palfijn in Gent. De oplossing omvat hardware, labels en licenties, en tevens de implementatie en koppeling met het bestaand asset management systeem.

Assets inventariseren

De technische dienst en de dienst infrastructuur van het AZ Jan Palfijn waren op zoek naar een oplossing die zou toelaten om periodiek een inventaris te maken van alle assets in het hele ziekenhuis. Deze “assets” omvatten zowel medische apparatuur als tafels, stoelen en ander verplaatsbaar meubilair. De bedoeling is om één of meerdere keren per jaar een ronde van het hele ziekenhuis te doen en te controleren welke objecten zich in welke ruimtes bevinden. De oplossing moest ook met het huidige asset management systeem kunnen communiceren.

Om een duidelijk zicht te krijgen op welke verplaatsbare objecten en toestellen zich op welke plaats in het ziekenhuis bevinden, heeft het AZ Jan Palfijn het afgelopen jaar een asset management systeem (Rimses) geïntroduceerd, waarin alle objecten kunnen worden geïnventariseerd. Per object wordt in dat systeem zowel de naam, de aankoopdatum als de locatie ingegeven, samen met alle technische details. Dit systeem is echter niet in staat om periodieke controles te doen. Daarvoor wordt beroep gedaan op een  oplossing van PHI DATA. De Wemmelse specialist in Auto-ID oplossingen stelde een oplossing voor waarin zou worden gewerkt met handscanners voor de registratie van assets en het softwarepakket IDAsset voor de koppeling met het bestaande asset management systeem.

Hoe werkt het?

Hein Reynaert legt uit hoe de registratie en inventarisatie in zijn werk gaan: “Alle assets die we dienen te inventariseren, krijgen een sticker met een objectnummer en een barcode. Op die manier weten we meteen welke toestellen werden geïnventariseerd en welke niet. Deze labels worden aangeleverd door PHI DATA en uitgelezen met een barcodelezer. De technische medewerkers van de dienst infrastructuur beschikken hiervoor over twee handscanners, die gekoppeld zijn aan het WIFI netwerk en waarmee ze objecten in alle ruimtes scannen. Op deze handscanners draait een Android IT-systeem, waarop de applicatie IDAsset van PHI DATA staat.”

Concreet scannen de medewerkers eerst en vooral de barcode van het lokaal waarin ze willen inventariseren, want ieder lokaal heeft zijn unieke nummer. Zodra dat gebeurd is, krijgen ze op hun scherm te zien welke toestellen er horen te staan. Daarna kunnen ze van start gaan met het scannen van de barcodes van alle objecten die in het lokaal aanwezig zijn. Als dat gebeurd is, toont het scherm een overzicht van welke toestellen er ontbreken, en welke er teveel zijn gescand sinds de laatste inventaris. De medewerker die de scan uitvoert stuurt de informatie met de inventaris vervolgens via WIFI naar het bestaande asset management systeem. Daar worden alle locatievelden geüpdatet met de nieuwe informatie. De software van PHI DATA, IDAsset, legt vervolgens de koppeling tussen de ruimtenummers en de objectnummers.

Eenvoudig en gebruiksvriendelijk

“Sinds we werken met de scanners is ons werk een stuk gemakkelijker. De gebruiksvriendelijkheid maakt het eenvoudig om periodiek inventaris op te maken. Waar we voordien minder controle hadden over de precieze locatie van toestellen en meubilair, kunnen we nu korter op de bal spelen wanneer er iets gezocht moet worden”, legt Hein Reynaert uit.

De samenwerking met PHI DATA verliep zeer positief. “PHI DATA was meteen mee. Ze hadden ook snel door wat onze wensen en noden waren. Zowel project-technisch als op het vlak van de uitvoering hebben we niets aan te merken: alles is uiterst vlot verlopen. Naast de medewerkers van PHI DATA was ook hun oplossing zeer flexibel. Alle instellingen en aanpassingen zijn op het vlak van IDAsset gebeurd, zodat het zou kunnen communiceren met ons asset management systeem Rimses. Langs de andere kant zijn er geen aanpassingen nodig geweest. Wij hopen binnenkort alle assets in het ziekenhuis met de barcodelabels te kunnen uitrusten, zodat het systeem in het hele ziekenhuis kan worden gebruikt.”