Het Beauvoords Bakhuis produceert en verkoopt pannenkoeken en wafels. Die zijn officieel erkend als streekproduct van de Westhoek. Volgens de legende kennen alleen Maggy Duquesne, die de pannenkoeken in de jaren 1970 begon te verkopen, en haar dochter Karen Pauwelyn, huidig zaakvoerder, het geheime recept. De wafels en pannenkoeken zijn intussen onder andere te koop in België, Nederland, Frankrijk, Italië, Noorwegen, Tsjechië en Slovakije. Voor de leveringen aan Delhaize ging het Beauvoords Bakhuis op zoek naar een geautomatiseerde oplossing.
Geautomatiseerd leveringsproces
Tot 2011 was het leveringsproces van het Beauvoords Bakhuis niet geautomatiseerd. Orders kwamen binnen via fax en e-mail, werden in het boekhoudprogramma gezet, waarna zendnota’s en facturen werden gemaakt. Door die bestellingen over te typen of over te schrijven, kwamen ze in het eigen traceringssysteem terecht.
Delhaize stelde daarom een aantal leveranciers voor die konden helpen bij de automatisering van de leveringen en communicatie daarrond. “We hebben vrij snel gekozen voor IDFresh van PHI DATA”, zegt Karen Pauwelyn, zaakvoerder van Beauvoords Bakhuis. “De oplossing werkt eenvoudig en biedt een goede prijs-kwaliteitverhouding. Ook doordat PHI DATA een oplossing biedt op onze maat, waardoor we niet onnodig betalen voor features die we nooit zullen gebruiken.”
Daarmee verwijst Karen Pauwelyn naar ERP-pakketten. “Ons productieproces is heel eenvoudig. Doordat we maar een zevental ingrediënten gebruiken, hoeven we het stockbeheer niet te automatiseren. Het volstaat om dagelijks te noteren hoeveel we nog hebben van elk van de zeven producten. IDFresh is echt een oplossing op onze maat: we zijn niet verplicht om dingen te kopen die we niet kunnen gebruiken, bijvoorbeeld hele ERP-pakketten die voor ons eerder het systeem zouden vertragen en geen meerwaarde bieden.”
Ander groot voordeel van PHI DATA’s IDFresh vindt Karen Pauwelyn de integratie van de facturatie. “We zetten zo’n 3-4 keer per dag bestellingen klaar, van telkens verschillende palletten. Wanneer de volledige bestelling voor Delhaize klaar is, ontvangt de supermarktketen een elektronische pakbon (Despatch advice message) met daarop alle informatie in EDI, een standaard die alle computersystemen kunnen lezen. Automatisch wordt ook een factuur meegestuurd en wordt een label met barcode afgeprint dat voldoet aan de GS1-128 standaard.”
Als de volledige bestelling klaarstaat, scannen medewerkers van het Beauvoords Bakhuis aan het einde van de productielijn manueel de unieke RFID-codes op alle kratten. “We hebben voor die manier van werken gekozen omdat we zo de controle in handen houden: we zorgen dat de juiste etiketten worden afgeprint en op het juiste pallet worden gekleefd.”
Tijdswinst en minder fouten
Karen Pauwelyn is enthousiast over de oplossing van PHI DATA en over de samenwerking. “We hebben ons de keuze voor IDFresh nog geen seconde beklaagd. Er is geen discussie mogelijk en bestellingen of faxen kunnen niet verloren gaan. Het klaarzetten en leveren verloopt eenvoudiger en sneller en we maken minder fouten. Downtime hebben we eigenlijk niet. Als we een probleem hebben, geven we een medewerker van PHI DATA vanop afstand toegang tot onze oplossing. We kunnen er altijd zeker van zijn dat alles in orde komt.”
IDFresh ondersteunt vandaag de EDI berichtenuitwisseling met Delhaize, Delfood, Carrefour en Colruyt. Maar uiteraard kan PHI DATA het systeem ook compatibel maken voor andere bedrijven.
