DHL Parcel (Speedpack) levert dagelijks meer dan 6.000 pakketten, 800 paletten en 2.000 items met onregelmatige afmetingen in België en Luxemburg. Daarvoor vertrekken elke dag ruim 270 voertuigen aan het magazijn of aan een van de vijf crossdocking-zones in België.
Om de levering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en de klanten de mogelijkheden te bieden om hun pakket in real-time te volgen, ging DHL Parcel (Speedpack) op zoek naar een oplossing. De oplossing moest bovendien waarschuwen wanneer de lading niet overeenkomt met de levernota. Omdat bepaalde klanten van DHL Parcel (Speedpack) heel specifieke eisen hebben wat betreft rapportage, moet het mogelijk zijn om rapporten op maat aan te maken. En ten slotte wilde DHL Parcel ook dat de oplossing klachten en claims gemakkelijk integreert in de order.
“We hebben contact gehad met een aantal leveranciers”, zegt David Thys, BPO/IT Program Manager bij DHL Parcel. “IDdelivery van PHI DATA kwam als beste uit de vergelijking. We hadden daarvoor verschillende redenen. PHI DATA scoorde erg goed op vlak van de verhouding tussen prijs en kwaliteit, zowel wat betreft installatie als in dagelijkse werking. Bovendien was hun systeem eenvoudig te gebruiken en snel te implementeren terwijl het alle mogelijkheden biedt waarop we hoopten.”
IDdelivery geeft elk item een barcode met een uniek nummer. Deze nummers zijn gekoppeld aan een levernota die bij een bepaalde ronde of rit hoort. Alle chauffeurs beschikken over een industriële PDA van Motorola met ingebouwde barcodescanner. Die is in real-time verbonden met de centrale database. Door bij het laden alle barcodes te scannen, kunnen de chauffeurs meteen controleren of ze met de juiste lading vertrekken.
Na het laden toont IDdelivery de lijst van alle leveringsadressen van de ronde. Met één druk op de knop kan de chauffeur de ronde starten naar het eerste adres in de lijst. Het systeem is verbonden met een planningspakket en met Bing Maps, voor de berekening van de meest optimale route en de verwachte aankomsttijd. Het stelt klanten bovendien in staat om in real-time te volgen waar hun pakket zich op welk moment bevindt, en hoe laat het ongeveer bij hen thuis zal worden geleverd.
Eenmaal bij de klant aangekomen, worden de leveringsnota en de barcode op het artikel gescand. Indien er problemen zijn met de levering, bijvoorbeeld doordat ze beschadigd raakte, kan dat worden aangegeven, eventueel met foto’s. De ontvanger zet zijn handtekening op de levernota of op het scherm van de PDA, zodat er achteraf geen discussies zijn over wie welke levering in ontvangst heeft genomen.
Na de levering zijn die gegevens meteen beschikbaar voor de administratieve afhandeling of klantendienst, zonder dat de chauffeur eerst het papierwerk moet binnenbrengen.
“We zijn erg tevreden over de oplossing”, zegt David Thys. “We gebruiken ze intussen al een aantal jaar en zowel onze vloot als onze backoffice werken nu veel efficiënter. Bovendien besteden we minder geld en tijd aan telefoneren, zowel van en naar mensen die vragen hebben over hun levering, als van en naar onze chauffeurs. Onze klanten zijn tevreden omdat we hen ondersteuning kunnen bieden op maat. En de mensen die wachten op hun levering reageren erg positief op de mogelijkheid om het leveringsuur van hun bestelling online te checken.”
