Sint-Trudo is het streekziekenhuis voor de regio Zuidwest Limburg en zuidelijk Vlaams-Brabant. Het heeft 310 bedden. Voor de bewaking van de bewaaromstandigheden van de geneesmiddelen en medische stalen maakt het ziekenhuis al langer gebruik van condition monitoring met calibratietags. Bij condition monitoring worden de temperatuur, en indien gewenst ook de vochtigheidsgraad en het CO2-niveau, permanent gemeten. Wanneer de waarden afwijken, gaat er een alarm af.
De temperatuur wordt bij Sint-Trudo elke tien minuten gemeten in elke koelkast in de omgeving van de apotheek en in het magazijn. Daarna wordt ze draadloos doorgestuurd naar de server. Maar Sint-Trudo merkte dat de tags na verloop van tijd minder accuraat werden. “Daardoor waren we er niet meer zeker van dat onze geneesmiddelen en medische stalen onder de beste omstandigheden werden bewaard”, zegt Toon Pirard, apotheker in het Sint-Trudo Ziekenhuis. Bovendien krijgt elke aangeschafte tag een certificaat dat maar één jaar geldig is. Om in aanmerking te komen voor JCI-accreditatie (een kwaliteitslabel dat alleen wordt toegekend aan ziekenhuizen die voor meer dan 1.300 objectieve criteria een optimale score behalen) moeten tags altijd over een certificaat beschikken, dus dienen ze om het jaar opnieuw gekalibreerd te worden.
Er zijn drie manieren om die tags opnieuw te kalibreren. Ofwel door ze in een ijsbad en in kokend water te steken om te kijken in hoeverre ze afwijken en de waarden opnieuw in te stellen, ofwel door één gecertificeerde referentietag te kopen waarmee tien andere tags worden geijkt, ofwel door de kalibratie uit te besteden. “Wij hebben voor die laatste oplossing gekozen”, zegt Toon Pirard. “Kalibreren in ijsbad en kokend water kost veel tijd, je hebt extra tags nodig voor de tijd die de kalibratie in beslag neemt en de methode is onbetrouwbaar en wordt niet aanvaard voor accreditatie. Ook wanneer we gekalibreerde referentietags aankopen kost dat veel tijd, heb je extra tags nodig en heb je niet voor elke tag een certificaat. Het outsourcen van de kalibratie is iets duurder, maar dat wordt gecompenseerd doordat je geen extra tags nodig hebt en je personeel er geen tijd aan hoeft te besteden.”
Daarom koos Sint-Trudo voor calibration as a (managed) service van PHI DATA, een onderhoudscontract met een jaarlijkse vaste prijs per tag. Klanten die zo’n contract afsluiten, krijgen elk jaar voor het verstrijken van hun certificaat een doos vol gekalibreerde tags, inclusief bijhorende certificaten en een overzicht van de unieke codes. Het volstaat dat Sint-Trudo de tags verwisselt, de nieuwe tags activeert en de oude verpakt en terugstuurt. De oude tags worden jaarlijks bij terugkeer door PHI DATA gecontroleerd op slijtage. De batterijen van alle tags worden elke 2 jaar vervangen. Daardoor is Sint-Trudo zeker dat de tags altijd werken en hoeft het nergens meer op te letten.
“Calibration as a service is een ideale uitbouw van ons bestaand loggingssysteem. We besparen op personeelskost en we kunnen certificaten voorleggen dat alles aan de eisen voldoet”, zegt Toon Pirard.
