Sociale huisvestingsmaatschappij
Woonhaven Antwerpen is een sociale huisvestingsmaatschappij die sociale woningen verhuurt en verkoopt. Ze biedt huurders een kwalitatieve en betaalbare woning aan met aandacht voor duurzaamheid en architectuur. De maatschappij heeft 18.000 huurwoningen, waarvan 97% appartementen zijn. Die woningen liggen verspreid over de Antwerpse districten (uitgezonderd Ekeren), Mortsel en Edegem. Het aantal slaapkamers varieert van geen (studio) tot 5 slaapkamers. Woonhaven Antwerpen staat ook in voor onderhoud en renovatie van de flats.
Voorraadbeheer optimaliseren
In het technisch magazijn ligt een voorraad van zo’n 8.000 artikelen die nodig zijn voor dat dagelijkse onderhoud. Een deel van de vervangstukken bevindt zich niet in het centrale magazijn, maar in een van de 75 mobiele magazijnen, camionettes waarmee de onderhoudsploeg de baan op gaat. Tot voor kort werd alleen het centrale magazijn geïnventariseerd. Van zodra een item uit dat magazijn in een camionette werd geladen, was alleen op de papieren pickbon informatie beschikbaar over de juiste locatie. Het ERP-systeem van Woonhaven Antwerpen liet toe om ook de 75 deelmagazijnen te inventariseren, maar in de praktijk vroeg dat te veel inspanningen. Daardoor waren er dus gedurende een hele periode items moeilijker te vinden.
Daarom ging Woonhaven Antwerpen op zoek naar een oplossing die het mogelijk maakt om de informatie over de locatie weer te geven op handheld scanners. “We hebben onderzocht wat er beschikbaar was op de markt en die oplossingen vergeleken”, zegt Jan Pieters, Hoofd ICT en beleidsinformatie bij Woonhaven Antwerpen. “De oplossing van PHI DATA kwam als winnaar uit de bus: die zat prijs/kwaliteit het beste in elkaar.”
Standaard biedt PHI DATA IDStock aan voor het optimaliseren van voorraadbeheer wanneer de artikelen op verschillende locaties liggen. Maar omdat het ERP-systeem van Woonhaven Antwerpen al weet waar elk item zich bevindt, werd een oplossing op maat gecreëerd. “PHI DATA heeft voor ons software ontwikkeld waarmee Honeywell-scanners via webservices communiceren met ons ERP-systeem. Onze magazijnbeheerders hoeven geen specifieke functies op te roepen, de update verloopt eenvoudig via barcodes.”
De oplossing maakt het mogelijk om de transfer van artikelen tussen verschillende magazijnen op te vangen. Op de pickbon staat de juiste locatie. De oplossing zorgt ervoor dat die pickbon op het scherm van de handheld verschijnt in plaats van op papier. Items die worden gescand en gepickt, worden automatisch afgeboekt. Ook de ontvangst van materialen verschijnt geautomatiseerd in het systeem.
Bovendien verloopt de stocktelling een stuk vlotter. Waar in het verleden het magazijn twee dagen gesloten was zodat de voorraad kon worden geteld en via Excel-lijsten opnieuw worden ingevoerd in de ERP-omgeving, wordt nu via deze oplossing aan cycle-counting gedaan via het magazijn. Dat wil zeggen dat het hele jaar door zones kort worden gescand, zodat het magazijn open kan blijven. Daardoor worden verlies en beschadigingen van goederen nu ook gedurende het jaar opgevangen.
Positief traject
Woonhaven Antwerpen gebruikt de oplossing sinds begin 2015. “Meer dan besparen, was het ons doel om controle te krijgen over ons centrale magazijn en over de voorraad in alle wagens. Dat hadden we hiervoor niet. Onrechtstreeks merken we wel dat we hierdoor tijd en geld besparen.”
Jan Pieters is erg tevreden over de service. “Omdat we afhankelijk waren van een andere leverancier voor de webservice, hebben we de implementatie van de oplossing moeten uitstellen. PHI DATA was erg flexibel over die vertraging en heeft de implementatie snel op een nieuwe datum ingepast. De gebruikelijke bugs en aanpassingen die horen bij de start van zo’n project werden efficiënt opgelost. Vlak na de eerste setup vroegen wij al om een uitbreiding: we wilden dat de transfers die werden uitgevoerd via de scanners ook werden afgedrukt op een ticket. Zo hadden techniekers een boodschappenlijst die ze konden invullen op hun werkbonnen. Ook die levering van hardware en software is heel vlot verlopen. Wat ons betreft was dit dus zeker een positief traject dat we op termijn nog verder willen uitbreiden in samenwerking met PHI DATA: we willen graag een artikel in het magazijn kunnen scannen om herbevoorrading aan te vragen. PHI DATA heeft ons verzekerd dat dit eenvoudig mogelijk is en er slechts een kleine uitbreiding nodig is van de bestaande software.”
