Lyreco, marktleider op het gebied van werkplekbenodigdheden, ontwikkelde in samenwerking met PHI DATA een volledig geautomatiseerd voorraadbeheersysteem voor zijn klanten. LCMS (Lyreco Cupboard Management System) verscheen eerst in de Benelux maar is nu ook beschikbaar voor klanten in de Scandinavische en Australische regio’s. 

Dankzij dit nieuwe systeem hoeven de klanten van Lyreco zich niet langer te bekommeren om hun voorraad van werkplekproducten. Lyreco verzorgt namelijk het herbevoorradingsbeheer van de kasten (‘cupboards’) met benodigdheden bij de klant. Dat proces, dat vroeger met de hand en op papier gebeurde, verloopt dankzij PHI DATA voortaan automatisch. Het bedrijf, gespecialiseerd in auto-ID-oplossingen, ontwikkelde een totaalsysteem dat een webinterface en een mobiele app omvat en de ingevoerde informatie naar de Lyreco-server stuurt.

Een geïntegreerd en geautomatiseerd proces

De website maakt het mogelijk om naast de kastinhoud van de klant en de minimumaantallen per product, ook de hoeveelheid en frequentie van de herbevoorradingen te bepalen. De kasten en de producten kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van een barcode. De chauffeur die instaat voor de herbevoorrading kan dankzij een draagbare terminal, die verbonden is met de centrale Lyreco-server, gebruik maken van de mobiele app via Wifi/3G/4G. De app is een bijzonder handige tool die toelaat om de stocks bij de klant te controleren door eenvoudig scannen van de barcodes van de kast. De scan onthult meteen welke producten ontbreken en triggert indien nodig een nieuwe bestelling in het ERP-systeem van Lyreco. Bij zijn volgend bezoek aan de klant levert de chauffeur dan de nodige producten af.

Productiviteitswinst

LCMS is dus een grote verbetering ten opzichte van het manuele systeem waarbij de chauffeur de informatie op papier moest invullen en de klantendienst de gegevens daarna moest verwerken. De automatisering van het proces levert het personeel van Lyreco tijds- en productiviteitswinst op en verkleint meteen ook de kans op vergissingen die inherent zijn aan manuele verwerking. Bovendien biedt de app een geüpdatete versie van de database van werkplekbenodigdheden. Ten slotte bezorgt het systeem de chauffeur iedere dag een lijst van te bezoeken klanten, in functie van de frequentie en de dag van de herbevoorrading. Voor de Lyreco-klantendienst is er een niet te verwaarlozen impact op het werkvolume: dankzij de realtime-gegevens komen er doorlopend bestellingen toe en is het niet langer nodig een groot aantal bestellingen in één keer te verwerken.

Bijkomende voordelen

Het etiketteerproces wordt geïntegreerd in het systeem: zodra een product wordt toegevoegd aan de database van Lyreco, worden automatisch nieuwe etiketten voorgesteld.  De productbeschrijving op de barcode is aanpasbaar per taal (Nederlands, Frans, Engels, Noors, Deens en Zweeds) en de importopties laat nog meerdere mogelijkheden toe.

Voor de Lyreco-klanten betekent dit proces een grotere betrouwbaarheid van de dienstverlening. Op het vlak van reputatie bezorgt dit nieuwe systeem ons bedrijf een moderner imago.

“Dankzij de automatisering van het proces kunnen we onze klanten nu verbeterde diensten aanbieden. De twee grote voordelen zijn productiviteitswinst en een verlaagd foutenrisico, wat zorgt voor een betere dienstverlening en uiteindelijk ook een grotere klanttevredenheid”, legt Christophe Vautherot, Group Logistics Expert Lyreco uit.